Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht

1 Vorbemerkung

 

Rz. 1

§ 238 HGB verpflichtet den Kaufmann zu Aufzeichnungen, mit denen er seine Handelsgeschäfte sowie die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen hat. Da hierbei nach den bekannten Regeln der doppelten Buchführung Unterlagen verarbeitet werden und ihren Niederschlag in systematischen Zahlenausweisen finden, ist es praktisch zwangsläufig, die verarbeiteten Buchungsbelege – systematisch geordnet – aufzubewahren. Die erarbeiteten Zahlen müssen jederzeit ohne unangemessene Mühe nachprüfbar sein, anders könnte ein sachverständiger Dritter sich in angemessener Zeit eben keinen gesicherten Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Vermögenslage machen. Die systematisch geordneten und aufbewahrten Unterlagen dienen damit der Nachprüfbarkeit und Beweissicherung der Rechnungslegung. Die Aufbewahrung kann sich dabei nicht auf die Buchungsunterlagen des laufenden Geschäftsjahrs beschränken sondern muss auch vorangehende Perioden umfassen, da die Rechnungslegung im kaufmännischen Verkehr für eine Reihe von Jahren überprüfbar sein muss. Der Gesetzgeber hat dabei im HGB für bestimmte, besonders wichtig erscheinende Unterlagen eine Maximalzeit von 10 Jahren vorgesehen. Andere Unterlagen brauchen nur für 6 Jahre aufbewahrt zu werden.

 

Rz. 2

Da die Ertragsbesteuerung die Buchführung und den Jahresabschluss für Zwecke der Feststellung der Besteuerungsgrundlagen nutzt, stellt das Steuerrecht besondere Ansprüche an die Aufbewahrung; auf die steuerlichen Besonderheiten wird weiter unten eingegangen. Einmal ist der aufbewahrungspflichtige Personenkreis, aber auch der Umfang der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen erweitert, zum anderen kann es in bestimmten Fällen zu einer Ausdehnung der Aufbewahrungsfristen kommen.

2 Aufbewahrungspflicht nach Handelsrecht

 

Rz. 3

Die handelsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften wenden sich an Kaufleute im Sinne des Gesetzes (Einzelkaufleute und die diesen gleichgestellten Handelsgesellschaften – Kaufleute kraft Rechtsform –). Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaft werden nicht erfasst, für sie können aber spezielle steuerrechtliche Vorschriften zur Aufbewahrung eingreifen.

2.1 Gesetzliche Grundlagen

 

Rz. 4

Im Dritten Buch (Dritter Unterabschnitt) des HGB sind in den §§ 257 bis 261 die Aufbewahrung und die Vorlage von Unterlagen der Rechnungslegung geregelt. § 257 HGB trifft die Regelungen zur Aufbewahrung und zu den Aufbewahrungsfristen. § 261 HGB bestimmt insoweit ergänzend, dass der Aufbewahrungspflichtige, der von Erleichterungen Gebrauch macht, auf seine Kosten ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen zur Verfügung stellen muss.

 

Rz. 5

Sozusagen im Vorfeld der Aufbewahrung ordnet Absatz 2 des § 238 HGB (der in Abs. 1 die Buchführungspflicht statuiert) an, dass der Kaufmann verpflichtet ist, mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe anzufertigen und "zurückzubehalten". Neben der Aufbewahrung der vom Kaufmann angefertigten eigenen Buchführungsaufzeichnungen soll sichergestellt werden, dass von allen im Sinne der Rechnungslegung beweiserheblichen ausgehenden Unterlagen eine Abschrift gefertigt wird, deren Aufbewahrung dann im Übrigen § 257 HGB anordnet. Die Bestimmungen des § 238 Abs. 2 und des § 257 HGB sind also im Zusammenhang zu sehen.

 

Rz. 6

Zentrale Vorschrift ist § 257 HGB. Die Aufbewahrung ist eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung, sie kann nicht durch Vertrag abbedungen werden und endet nicht mit der Veräußerung/Beendigung des kaufmännischen Unternehmens, sondern erst mit Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

2.2 Aufbewahrungspflichtige Personen

 

Rz. 7

Aufbewahrungspflichtig nach § 257 HGB ist jeder Kaufmann. Handelsrechtlich fallen unter den Begriff des Kaufmanns zunächst die Istkaufleute. Dies sind alle Gewerbetreibenden, deren Unternehmen einen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Auch Kannkaufleute, also Gewerbetreibende, deren Unternehmen keinen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, deren Firma aber trotzdem im Handelsregister eingetragen ist, fallen darunter. Land- und forstwirtschaftliche Betriebe werden erst durch Eintrag ins Handelsregister zu Kaufleuten. Personenhandelsgesellschaften gelten bei Vorliegen der o. g. Voraussetzungen ebenfalls als Ist- bzw. Kannkaufleute. Kapitalgesellschaften sind bereits aufgrund ihrer Rechtsform Kaufleute (sog. Formkaufleute). Bei Einzelunternehmen ist der Inhaber aufbewahrungspflichtig, bei der OHG jeder Teilhaber, bei der KG die persönlich haftenden Gesellschafter und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter, bei der AG der Vorstand, bei der GmbH jeder (einzelne) Geschäftsführer und bei der atypischen stillen Gesellschaft allein der Inhaber des Handelsgeschäfts.

2.3 Aufbewahrungspflichtige Unterlagen

2.3.1 Überblick

 

Rz. 8

§ 257 HGB zählt folgende aufbewahrungspflichtige Unterlagen auf:

  1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihr...

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