Aufbewahrung von per Fax eingehenden Rechnungen

Kommentar

Abschn. 184a Abs. 5 Nr. 1 UStR 2005 regelt, dass von Standard-Fax an Standard-Fax übertragene Papierrechnungen als "elektronisch übermittelte Rechnungen" gelten. Ebenso wie bei per Post eingehenden Rechnungen ist es möglich, die auf dem Fax empfangenen Papierrechnungen unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung nach § 147 AO elektronisch aufzubewahren. § 147 AO geht den Regelungen in den UStR vor. Deshalb ist auch bei Faxrechnungen eine dauerhafte Aufbewahrung in Papierform nicht erforderlich, wenn die Aufbewahrung nach § 147 Abs. 2 AO sichergestellt ist. Für den Vorsteuerabzug ist das Vorliegen der Faxrechnung in Papierform dann nicht erforderlich. Ein Verfahren, das die im Faxgerät eingehende Bilddatei elektronisch abgreift und deshalb auf den Ausdruck des Fax und die anschließende elektronische Archivierung verzichtet, widerspricht jedoch der Regelung im Abschn. 184a UStR 2005.

Link zur Verwaltungsanweisung

OFD Koblenz, Verfügung vom 21.2.2006, S 7280 A – St 445