Aufbewahrung von per Fax eingehenden Rechnungen

OFD Koblenz, 21.2.2006, S 7280 A - St 44 5

Im Abschn. 184a Abs. 5 Nr. 1 Umsatzsteuerrichtlinien 2005 ist geregelt, dass von Standard-Fax an Standard-Fax übertragene Papierrechnungen als „elektronisch übermittelte Rechnungen” gelten.

Ebenso wie bei per Post eingehenden Rechnungen ist es möglich, diese auf dem Fax empfangenen Papierrechnungen unter Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung elektronisch aufzubewahren (§ 147 AO). § 147 AO geht den Regelungen in den Umsatzsteuerrichtlinien vor. Deshalb ist auch bei Faxrechnungen eine dauerhafte Aufbewahrung in Papierform nicht erforderlich, wenn die Aufbewahrung nach § 147 Abs. 2 AO sichergestellt ist. Für den Vorsteuerabzug ist das Vorliegen der Faxrechnung in Papierform dann nicht erforderlich.

Ein Verfahren, das die im Faxgerät eingehende Bilddatei elektronisch abgreift und deshalb auf den Ausdruck des Fax und die anschließende elektronische Archivierung verzichtet, widerspricht jedoch der Regelung im Abschn. 184a UStR 2005.

Besprechung zu dieser Verwaltungsanweisung

Normenkette

UStG § 14;

AO 1977 § 147