Auf dem Weg zum Controlling 4.0 / 3.1.2 Kontierungsstrukturen für die Buchführung

Datenqualität durch anforderungsgerechte Datenstrukturen und -organisation sichern

Es beginnt mit der Buchführung. Das Buchen selber gehört nicht zu den Aufgaben eines Controllers, obwohl er wissen sollte, wie es geht. Aber Nachlässigkeiten bei der Strukturierung von Buchungskonten und Kontierungsvorschriften verursachen meist hohe Folgekosten beim "händischen" Zusammentragen entscheidungsrelevanter Informationen. Obwohl meist organisatorisch getrennt, gehören deshalb die Gestaltung und Abstimmung aktueller und anforderungsgerechter Kontierungsstrukturen zu den permanenten Kernaufgaben im Controlling.

Hierzu gehören die

• Aktualisierung und Bereinigung der Basis- und Stammdaten: Die Aussagekraft vieler Controllinginformationen hängt von der Qualität der Stammdaten für die Sach- und Personenkonten (Debitoren, Kreditoren, Personal-, Kredit- und Kapitalkonten)^[1] ab. Dabei geht es meist um Mehrfacherfassungen oder veraltete Informationen. Außerdem geht es um die Aktualität und Angemessenheit der hinterlegten Kontenschlüssel, mit denen einzelne Buchungen den Positionen von GuV, Bilanz und Kapitalflussrechnung zugeordnet werden.
• Strukturierung der Zahlungsströme: Die greifbaren Resultate wirtschaftlicher Tätigkeiten werden von den sie begleitenden Zahlungsströmen widergespiegelt. Sie werden in der Kapitalflussrechnung dargestellt – meist abgeleitet aus der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Die Führung mit messbaren Zielen erfordert statt dieser "Rückrechnung" eine direkte Erfassung und Gestaltung der Zahlungsströme. Dafür werden geeignete Kontenschlüssel benötigt. Das entspricht sowohl den Forderungen der International Financial Reporting Standards (IAS 7)^[2] als auch den Deutschen Rechnungslegungsstandards (DRS 21).^[3]

• Verknüpfung der Personenkonten mit der Leistungs- und Kostenrechnung: Führen mit messbaren Zielen heißt auch, klare Verantwortlichkeiten zu definieren und in den Datenstrukturen widerzuspiegeln:

  • konkrete Verantwortungsstrukturen für Leistung und Kosten – Leistungsarten, Kostenarten, Kostenstellen, Kostenträger;
  • Zuordnung der Leistungs- und Kostendokumente zu den Verantwortlichen;
  • Trennung von Produkt- und Strukturkosten unter Beachtung der tatsächlich gegebenen Beeinflussbarkeit durch die Verantwortlichen.

[1] Im engeren Sinne werden nur die Debitoren und Kreditoren zu den Personenkonten gezählt und im Kontokorrentbuch geführt. Im erweiterten Sinne können aber auch die Personal-, Kredit- und Kapitalkonten unter dem Begriff der Personenkonten eingeordnet werden, auch wenn sie in anderen Nebenbüchern erfasst sind.

[2] Vgl. http://ec.europa.eu/internal_market/accounting/docs/consolidated/ias7_en.pdf, S. 4 f., Abrufdatum 14.3.2017.

[3] Vgl. http://www.drsc.de/docs/press_releases/2014/140219_DRS_21_nearfinal.pdf, S. 13 ff, Abrufdatum 14.3.2017.