Arbeitsmittel und Arbeitskleidung

Wo die Probleme sind:

  • Das richtige Konto
  • Betriebsausgabenabzug
  • Steuerpflichtiger Arbeitslohn
  • Kosten der privaten Lebensführung

1 So kontieren Sie richtig!

 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung:

Löhne

Eigener

Kontenplan
SKR 03
  4110
IKR  
6200 SKR 04
Kostenart 6010
 

Kostenstelle/

Schlüssel
 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung:

Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei

Eigener

Kontenplan
SKR 03
  4140
IKR  
6410 SKR 04
Kostenart 6130
 

Kostenstelle/

Schlüssel

Die Erstattung von Aufwendungen für Werkzeuggeld und von typischer Berufskleidung ist lohnsteuerfrei. Die Buchung erfolgt auf das Konto "Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei" 4140 (SKR 03) bzw. 6130 (SKR 04).

 

Buchungssatz:

Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei

an Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt

Die Erstattung anderer Aufwendungen für Arbeitsmittel ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Die Buchung erfolgt auf das Konto "Löhne" 4110 (SKR 03) bzw. 6010 (SKR 04).

 

Buchungssatz:

Löhne

an Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Eigene Werkzeuge

Aufzugsmonteur Wolfgang Müller benutzt eigene Werkzeuge im Außendienst für die Wartung von Aufzügen. Hierfür zahlt ihm sein Arbeitgeber Hans Groß ein monatliches Werkzeuggeld i. H. v. 100 EUR.

Buchungsvorschlag:

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4140 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei 100 1740 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 100
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
6130 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei 100 3720 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 100

3 Steuerfrei erstatten kann der Arbeitgeber Auslagen, die gesetzlich geregelt sind

Systematisch handelt es sich bei der Erstattung von Auslagen des Arbeitnehmers für Arbeitsmittel um den Ersatz von Werbungskosten. Was der Arbeitgeber in diesem Zusammenhang lohnsteuerfrei erstatten kann, ist im EStG abschließend geregelt.

Nach § 3 Nr. 30 EStG ist die Erstattung von Werkzeuggeld und nach § 3 Nr. 31 EStG die Erstattung von Auslagen für typische Berufskleidung lohnsteuerfrei. Alle anderen Erstattungen von Aufwendungen für Arbeitsmittel sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.

4 Werkzeuggeld: Nur die Erstattung der gezahlten Beträge ist steuerfrei

Die Erstattung von Werkzeuggeld[1] ist nur dann steuerfrei, wenn die Erstattung die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers offensichtlich nicht übersteigt.

Werkzeuggeld betrifft nur die Aufwendungen des Arbeitnehmers für handwerkliches Arbeitsgerät. Musikinstrumente gehören nicht dazu.

Grundsätzlich müssen die Erstattungen nachgewiesen werden, und zwar durch Einzelnachweis. Aber auch pauschale Entschädigungen sind zulässig. Diese sind steuerfrei, soweit sie die regelmäßigen AfA der Werkzeuge, deren übliche Betriebs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten abgelten.

 

Hinweis

Reinigung und Wartung der Werkzeuge sind steuerpflichtiger Arbeitslohn

Abgeltungen des Zeitaufwands des Arbeitnehmers für Reinigung und Wartung der Werkzeuge sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.

5 Typische Berufskleidung: Was dazu zählt

Steuerfrei ist nicht nur die Gestellung, sondern auch die Übereignung typischer Berufskleidung durch den Arbeitgeber.[1] Erhält der Arbeitnehmer die Berufskleidung von seinem Arbeitgeber zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, ist anzunehmen, dass es sich um typische Berufskleidung handelt, wenn nicht das Gegenteil offensichtlich ist.

Die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 31 EStG beschränkt sich auf die Erstattung der Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch den beruflichen Einsatz typischer Berufskleidung in den Fällen entstehen, in denen der Arbeitnehmer z. B. nach

  • Unfallverhütungsvorschriften,
  • Tarifvertrag oder
  • Betriebsvereinbarung

einen Anspruch auf Gestellung von Arbeitskleidung hat, der aus betrieblichen Gründen durch die Barvergütung abgelöst wird.

Die Barablösung einer Verpflichtung zur Gestellung von typischer Berufskleidung ist beispielsweise betrieblich begründet, wenn die Beschaffung der Kleidungsstücke durch den Arbeitnehmer für den Arbeitgeber vorteilhaft ist.

 

Praxis-Beispiel

Kauf von Berufskleidung durch Arbeitnehmer

Hans Groß ist tarifvertraglich verpflichtet, seinen Arbeitnehmern Berufskleidung zur Verfügung zu stellen. Er übernimmt den Einkauf nicht selbst, da es für ihn schwierig ist, die Kleidung in der jeweils passenden Größe zu finden. Er gibt einen finanziellen Rahmen vor, der bei 600 EUR zzgl. Umsatzsteuer liegt.

Der Kauf der Berufskleidung durch seine Arbeitnehmer hat einen betrieblichen Grund, der eine Barablösung zulässt. Einer seiner Mitarbeiter kauft entsprechende Arbeitskleidung und gibt Hans Groß die Rechnung über 696 EUR brutto.

Buchungsvorschlag:

 
Konto SKR 03 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03 Haben Kontenbezeichnung Betrag
904140 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei 696 1740 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 696
 
Konto SKR 04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
906130 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei 696 3720 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 696

Als Berufs- bzw. Arbeitskleidung wurden von den Finanzgerichten bisher z. B. anerkannt:

  • Uniformen, z. B. von Polizei, Militär, Grenzschutz und Bah...

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