Entschädigungen für die betriebliche Nutzung von Werkzeugen, die dem Arbeitnehmer gehören (Werkzeuggeld), sind steuerfrei, soweit sie die entsprechenden Aufwendungen des Arbeitnehmers nicht offensichtlich übersteigen. Eine betriebliche Benutzung der Werkzeuge liegt auch vor, wenn diese im Rahmen des Arbeitsverhältnisses außerhalb einer Betriebsstätte des Arbeitgebers eingesetzt werden, z. B. auf einer Baustelle.[1] Unter den Begriff Werkzeuggeld fallen nur die Aufwendungen des Arbeitnehmers für handwerkliches Arbeitsgerät, also für Handwerkzeuge, die zur leichteren Handhabung, zur Herstellung oder zur Bearbeitung eines Gegenstands verwendet werden. Hierzu gehören nicht Musikinstrumente[2] und deren Einzelteile, z. B. Steg, Saite und Bogen eines Streichinstruments; auch nicht Schreibmaschinen, PC oder ähnliche Geräte sowie der Wachhund des Nachtwächters.
Im Allgemeinen setzt die Erstattung den Einzelnachweis der verausgabten Beträge voraus. Dabei ist jedoch keine kleinliche Prüfung durchzuführen. Denn auch das Gesetz geht davon aus, dass Steuerfreiheit der erstatteten Beträge gegeben ist, "soweit sie die entsprechenden Aufwendungen des Arbeitnehmers nicht offensichtlich übersteigen". Das Wort "offensichtlich" deutet darauf hin, dass ein kleinlicher Nachweis der Aufwendungen nicht dem Gesetzeszweck gerecht wird.
Ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen sind pauschale Entschädigungen generell steuerfrei, soweit sie
- die regelmäßigen Absetzungen für Abnutzung der Werkzeuge,
- die üblichen Betriebs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten der Werkzeuge sowie
- die Kosten der Beförderung der Werkzeuge abgelten.
Soweit jedoch Entschädigungen auch den Zeitaufwand des Arbeitnehmers z. B. für die ihm obliegende Reinigung und Wartung der Werkzeuge honorieren, gehören sie zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.[3]
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