Der Unternehmer allein entscheidet, ob er sein Büro mit modernen bzw. mit Stilmöbeln oder Antiquitäten ausstatten will. Er kann daher sein Büro beispielsweise mit einem antiken Schreibtisch, antiken Bücherschränken und Teppichen ausstatten. Nichtsdestotrotz muss der Unternehmer eine Angemessenheitsprüfung bei der Anschaffung preisintensiver Wirtschaftsgüter durchführen.
Angemessenheitsprüfung ernst nehmen: Gefahr, dass Betriebsprüfer Vorsteuerabzug ablehnt
Die Angemessenheitsprüfung sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Schafft der Unternehmer ein teures Wirtschaftsgut an und beabsichtigt, dieses betrieblich zu nutzten, wird er die Vorsteuer im Rahmen seiner Umsatzsteuervoranmeldungen oder der Umsatzsteuerjahreserklärung geltend machen. Das Finanzamt reagiert auf hohe Vorsteuererstattungen im Zusammenhang mit Repräsentationsaufwendungen häufig mit einer Umsatzsteuersonderprüfung. Ggf. kann es auch dazu kommen, dass das Finanzamt die Eingangsrechnungen mit den hohen Vorsteuerbeträgen anfordert, um diese in einem ersten Schritt an Amtsstelle zu prüfen. Sollte im Rahmen der Prüfung eine Unangemessenheit der Aufwendungen festgestellt werden, hat es auf der einen Seite Auswirkungen auf die Vorsteuer, weil diese nicht anerkannt und damit nicht erstattet wird. Das führt zu einem echten Liquiditätsnachteil für den Unternehmer. Auf der anderen Seite kann es zu einer Folge-Betriebsprüfung kommen, in der auch – im schlechtesten Fall – die gesamten Betriebsausgaben als unangemessen angesehen und damit der Betriebsausgabenabzug versagt wird.
4.1 Angemessenheitsprüfung: Unangemessene Ausgaben dürfen den Gewinn nicht mindern
Grundsätzlich dürfen Ausgaben, die der Lebensführung des Unternehmers dienen, seinen Gewinn nicht mindern, soweit sie nach der allgemeinen Verkehrsauffassung unangemessen sind.[1]
Zu den Kosten der Lebensführung zählen alle Aufwendungen, die nicht betrieblich veranlasst sind. Dass die private Lebensführung die betriebliche Veranlassung berührt, ergibt sich nach der Rechtsprechung dann, wenn eine Anschaffung durch die persönlichen Vorlieben des Unternehmers mitveranlasst ist. Eine private Veranlassung kann in diesem Zusammenhang nicht vollständig ausgeschlossen werden obwohl die betriebliche Veranlassung ebenfalls vorhanden ist.[2]
Hierzu gehören auch die Kosten für die Büroausstattung. Es ist immer zu prüfen, ob ein ordentlicher und gewissenhafter Unternehmer angesichts der erwarteten Vorteile und Kosten die Aufwendungen ebenfalls in Kauf genommen hätte. Dabei ist neben dieser Prüfung auch die Ansicht der breiten Bevölkerung zu berücksichtigen. Es handelt sich immer um eine individuelle Einzelfallentscheidung, weil es keine allgemeine, absolute Angemessenheitsgrenze gibt.
4.2 Beurteilungskriterien für die Angemessenheit einer Anschaffung
Bei der Entscheidungsfindung des Unternehmers, ob der Gegenstand für die Büroausstattung angemessen oder unangemessen ist, ist auf folgende Beurteilungskriterien abzustellen:
- Größe des Unternehmens,
- Anteil der privaten Mitveranlassung,
- Höhe des Umsatzes,
- Höhe des Gewinns,
- Bedeutung der Anschaffung für den Erfolg des Unternehmens (Gewinnung von weiteren Kunden, Zugang zu bestimmten Kundenkreisen etc.)[1]
Nicht jedes Kriterium muss zu 100 % vorliegen bzw. zutreffen, es sollte vielmehr eine Abwägung aller Kriterien vorgenommen werden, um dann zu beurteilen, ob die Aufwendungen angemessen oder unangemessen sind.
Sollte der Unternehmer zu dem Ergebnis gelangen, dass die Betriebsausgaben nicht zu 100 % betrieblich veranlasst und deshalb zum Teil unangemessen sind, können nur die Kosten als Betriebsausgaben abgezogen werden, die als angemessen gelten. Der unangemessene Teil der Betriebsausgaben stellt nicht abzugsfähige Betriebsausgaben dar. Das gilt sowohl für die Betriebsausgaben im Zeitpunkt der Anschaffung als auch die laufenden Kosten im Zusammenhang mit der Nutzung des Wirtschaftsguts und seiner Vorsteuer. Der unangemessene Teil der Betriebsausgaben ist bei bilanzierenden Unternehmern außerbilanziell dem Gewinn wieder hinzuzurechnen. Bei Gewinnermittlern, die Ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG (Einnahmen-Überschussrechnung) ermitteln, sind die Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten direkt zu kürzen.
Bilanzierender Unternehmer schafft Barockvitrine als Büroschrank an
Unternehmer U ermittelt seinen Gewinn durch Bilanzierung nach § 4 Abs. 1 EStG. Auf einem Antikmarkt erwirbt er eine Barockvitrine für 50.000 EUR. Die Vitrine nutzt er im Büro für seine Fachliteratur und diverse Auszeichnungen.
Die Angemessenheitsprüfung ergibt, dass für einen Büroschrank Anschaffungskosten in Höhe von 10.000 EUR angemessen gewesen wären. Damit kann U 40.000 EUR nicht als Betriebsausgaben abziehen. Der unangemessene Aufwand in Höhe von 40.000 EUR ist außerhalb der Bilanz seinem Gewinn hinzuzurechnen.
Argumentationsgeschick
Will das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug einschränken, ist Argumentationsgeschick gefragt. So können Sie z. B. argumentieren, als erfolgreicher Wirtschaftsprüfer und Steuerberater se...
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