ABC-Analyse im Vertrieb: Prioritäten erkennen – Produkte steuern – DB verbessern

Zusammenfassung

Wer Prioritäten setzt, kann auch knappe Ressourcen optimal nutzen. Vor allem für kleine und mittlere Unternehmen ist dies jeden Tag aktuell.

Wer dann nach einem Hilfsmittel sucht, das ebenso einfach wie informativ ist, dem sei die ABC-Analyse empfohlen. Im Vertrieb kann sie eingesetzt werden, um den Deckungsbeitrag deutlich zu steigern – und dies durch gezielte Steuerungsmaßnahmen bei nur wenigen Produkten.

Dieser Beitrag zeigt, wie Sie mit Ihren betrieblichen Daten, einer EXCEL-Tabelle und Ihren Marktinformationen eine ABC-Analyse für Produkte durchführen und ergebnisorientiert auswerten. Die in diesem Beitrag beschriebene EXCEL-Anwendung finden Sie unter ABC-Analyse.

1 Für Erfolg muss man Prioritäten setzen

Arbeiten mit Prioritäten

Jeder kennt das Problem: Der Terminkalender ist voll, die Tage sind mit Arbeit ausgefüllt, und am Abend haben wir oft das Gefühl, doch kaum etwas Wichtiges geleistet zu haben. Hier hilft ein Zeitprotokoll, in dem wir aufschreiben, mit welchen Arbeiten wir wieviel Zeit verbracht haben. Erst dadurch sehen wir klar, welchen Raum wichtige und weniger wichtige Dinge einnehmen. Bei den meisten wird die tägliche Routine den weitaus größten Teil der Zeit beanspruchen. Ein einfaches Mittel, Prioritäten zu setzen, ist eine ABC-Analyse unserer Aufgaben:

• A -Aufgaben: Dies sind einige wenige, aber wichtige Aufgaben mit hoher Effizienz. Sie müssen bei der Zeitplanung Vorrang haben und dürfen nicht wegen Routinearbeiten vernachlässigt werden. A-Aufgaben sind in der Regel Chefsache.
• B -Aufgaben: Dazwischen befinden sich ›mehr oder weniger‹ wichtige Aufgaben, bei denen wir uns genau überlegen müssen, ob sie vorrangig selbst gemacht werden müssen oder aber delegiert werden können.
• C -Aufgaben: Hier häuft sich die tägliche Routine, die viel Zeit verschlingt, aber wenig zu unserem Ergebnis beiträgt. Vieles davon kann delegiert oder auch einmal verschoben werden. Vor allem aber sollten wir uns von Zeit zu Zeit überlegen, auf welche dieser C-Aufgaben wir ganz verzichten, um Freiraum für A-Aufgaben zu schaffen.

2 Elemente der ABC-Analyse

Dieser kleine Exkurs in den Arbeitsalltag zeigt schon alle wesentlichen Elemente der ABC-Analyse, die als Controlling-Instrument in der betrieblichen Praxis, hier am Beispiel Vertrieb, eingesetzt wird:

2.1 Systematische Bestandsaufnahme

Am Anfang steht eine systematische Bestandsaufnahme der Ist-Situation. Die vage Vorstellung, dass uns ›die Zeit wegläuft‹, ist sicher zutreffend, genügt aber nicht, um Veränderungen einzuleiten. Ebenso weiß jeder, welches seine wichtigsten Produkte (Kunden, Lieferanten) sind. Doch was man im Tagesgeschäft wahrnimmt, täuscht oft über die tatsächliche Situation hinweg. Viele werden bei dieser systematischen Bestandsaufnahme überrascht sein, wie klein die Zahl der Produkte ist, mit denen der größte Teil des Gewinns erwirtschaftet wird, und wie wenig die große Zahl von C-Produkten zum Ergebnis beiträgt.

2.2 Fokussierung auf wenige Klassen

Mit der ABC-Analyse können komplizierte Strukturen überschaubar gemacht werden. Erst eine gewisse Unübersichtlichkeit wie beim Arbeitstag oder der Woche macht eine solche Bestandsaufnahme und Fokussierung auf wenige Klassen notwendig. Diese Unübersichtlichkeit ist typisch für die meisten Unternehmen, die eine Vielzahl sehr unterschiedlicher Produkte führen. Obgleich die Einteilung in nur 3 Klassen eher grob erscheint, hat sie doch gerade dadurch den Vorteil, den Blick auf das Wesentliche zu lenken.

2.3 Prioritäten setzen

Ziel der ABC-Analyse ist es, Prioritäten zu setzen. Sie dient als Entscheidungshilfe, um Management-Aufgaben effizienter zu gestalten. Zeit, Kapital und Wissen können nicht beliebig vermehrt werden. Deshalb müssen diese knappen Ressourcen optimal eingesetzt werden, Aufwand und Nutzen müssen in einem sinnvollen Verhältnis stehen. Die meiste Aufmerksamkeit wird den A-Produkten gewidmet, bei C-Produkten sind Arbeitsaufwand und Mitteleinsatz auf das Minimum zu beschränken. B-Produkte nehmen eine Zwischenstellung ein, hier ist von Fall zu Fall abzuwägen.

3 Beschreibung und Einsatzmöglichkeiten

3.1 Beschreibung

Das Prinzip der ABC-Analyse lässt sich folgendermaßen beschreiben: Eine Teilmasse wird zu der zugehörigen Gesamtmasse in Beziehung gesetzt. Das anteilige Verhältnis wird in Prozent ausgedrückt. Die Klassifizierungsgrenzen 80/15/5 haben sich in der Praxis herausgebildet. Es kann aber auch jede andere Kombination von Teilmengen wie beispielsweise 65/25/10 gewählt werden. Dies ist abhängig von der Datenbasis und dem Ziel der Analyse. Entscheidend ist nur, dass daraus klare Prioritäten für das unternehmerische Handeln abzuleiten sind.

Klasse A	80%
Klasse B	15%
Klasse C	5%
Gesamtmasse	100%

Eindimensionale Klassifizierung

Die ABC-Analyse baut immer nur auf einem einzelnen Kriterium auf, z. B. auf der Menge, dem Wert oder dem Deckungsbeitrag, d. h. sie ist eindimensional. Mit dem Ergebnis können Sie also nicht die vielschichtigen Zusammenhänge erfassen, die in Entscheidungen hineinwirken. Das ist besser mit einer mehrdimensionalen Methode wie dem Portfolio möglich. Der große Vorteil der ABC-Analyse liegt jedoch insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen darin, dass sie einfach und schnell zu erstellen ist und ohn...