4 Verwaltungsverfahren und jährliche Entgeltmeldung

Zusammenfassung

Die Erfassung eines Verwerters und dessen Meldung der abgabepflichtigen Entgeltzahlungen erfolgt in mehreren Schritten:

• Am Anfang steht die erstmalige Erfassung eines Verwerters durch die KSK oder die DRV.
• Im Zuge der erstmaligen Erfassung erfolgt auch die Prüfung und Festsetzung der Nachzahlung für die vergangenen fünf Kalenderjahre.
• Ist ein Verwerter bei der KSK erfasst, erhält das Unternehmen zum Ende eines Jahres automatisch das Formblatt für die Entgeltmeldung (abzugeben bis zum 31. März des Folgejahres); die KSK ermittelt anhand dieser Meldung die zu zahlende Künstlersozialabgabe.
• Außerdem setzt die KSK mit dem jeweiligen Abgabebescheid für das Vorjahr auch monatliche Vorauszahlungen für das laufende Jahr fest (siehe Kapitel 4.3 "Die monatlichen Vorauszahlungen")

Gerade für Unternehmen, die noch nicht bei der KSK gemeldet sind, ist ein Stichwort von besonderer Bedeutung: die Verjährung der Abgabeschuld. Die tritt nämlich erst nach fünf Jahren ein. Stellt die KSK rückständige Zahlungspflichten eines Unternehmens fest, muss sie eine entsprechende Nachforderung erheben. Dies kann eine erhebliche Belastung der Liquidität bedeuten (siehe Kapitel 4.4 "Verjährung der Abgabe").

Eine Vereinfachung kann sich durch den Beitritt zu einer Ausgleichsvereinigung ergeben. In einer Ausgleichsvereinigung (AV) werden mehrere Unternehmen aus einer Branche zusammengefasst. Für die Mitglieder der AV wird eine eigene Bemessungsgrundlage erstellt und die Abgabeschuld dann pauschal ermittelt. Die Aufzeichnungs- und Meldepflichten entfallen, sodass auch der betriebsinterne Verwaltungsaufwand minimiert wird (siehe Kapitel 4.5 "Aufzeichnungspflichten").

4.1 Die erstmalige Erfassung durch die KSK bzw. die DRV

Die erstmalige Erfassung bei der KSK kann auf zwei Arten angestoßen werden:

• die KSK oder DRV finden das Unternehmen und schreiben es aktiv an oder
• das Unternehmen meldet sich aktiv und freiwillig bei der KSK.

4.1.1 Grundsätzliches

Formal betrachtet muss sich ein nach dem KSVG abgabepflichtiges Unternehmen aktiv bei der KSK melden. Dies bestimmt § 27 Abs. 1 KSVG. Jedes abgabepflichtige Unternehmen hat dieser gesetzlichen Pflicht "freiwillig" nachzukommen, also insbesondere auch ohne Nachfrage seitens der KSK.

Wichtig

Das Unterlassen der Meldung kann gem. § 36 Abs.  2 KSVG eine Ordnungswidrigkeit darstellen und mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 EUR geahndet werden. Allerdings wird dieser Tatbestand bei noch nicht erfassten Verwertern bislang nicht angewendet. Lassen Sie sich also nicht durch nebulöse Andeutungen von Beratern verunsichern.

Die KSK sucht aber auch aktiv nach noch nicht erfassten Verwertern und schreibt diese an; außerdem ist die DRV verpflichtet, nach einem bestimmten Schlüssel im Rahmen der regulären SV-Prüfung auch KSVG-Prüfungen vorzunehmen. Wird ein Verwerter auf diese Art von der Verwaltung erfasst, muss es neben der Nachforderung für fünf Kalenderjahre zusätzlich noch Säumniszuschläge zahlen (1 % pro Monat der Säumnis).

Praxistipp

Wer sich als (möglicher) Verwerter bei der KSK meldet, spart die Säumniszuschläge, denn diese werden nach der bisherigen Verwaltungspraxis nur erhoben, wenn man durch die Verwaltung gefunden wird.

Bei einem neu gegründeten Unternehmen genügt es, wenn es dieser Pflicht bis zum 31.3. des Folgejahres der Gründung nachkommt. Denn der Wortlaut des § 27 Abs. 1 KSVG spricht nur davon, dass "der zur Abgabe Verpflichtete (...) spätestens bis zum 31.3. des Folgejahres der Künstlersozialkasse die Summe der sich nach § 25 ergebenden Beträge zu melden" habe. Keineswegs besteht damit eine Rechtspflicht, sich sofort mit der Firmengründung bei der KSK zu melden. Es kann daher die erstmalige Meldung mit der Meldung der im abgelaufenen Kalenderjahr gezahlten Honorare verbunden werden. Die KSK entscheidet dann in einem Verfahren sowohl über die Abgabepflicht dem Grunde nach als auch über die Höhe der Abgabe. Wenn das Unternehmen schon mehrere Jahre existiert, muss die Meldung auch die vergangenen fünf Kalenderjahre umfassen.

KSK und DRV prüfen die Abgabepflicht in allen Fällen für die vergangenen fünf Kalenderjahre (siehe Kapitel 4.1.4 "Der Feststellungs- und Festsetzungsbescheid"). Die Zuständigkeit der DRV beschränkt sich dabei auf die Arbeitgeber-Unternehmen, also die Unternehmen, die Arbeitnehmer beschäftigen. In diesen Fällen wird die DRV den Erfassungsbogen vorlegen und über die Abgabepflicht des Unternehmens nach § 24 KSVG entscheiden.

4.1.2 Form und Inhalt der Meldung bei der KSK

Für die erstmalige aktive Meldung eines Unternehmens bei der KSK sind keine Formvorschriften zu beachten. Die Meldung kann schriftlich per Post, Telefax oder auch per E-Mail erfolgen, sie kann aber auch mündlich vorgenommen werden. Sie kann sehr schlicht gehalten sein, eine Bitte um Übersendung des "Anmelde- und Erhebungsbogen zur Prüfung der Abgabepflicht" genügt. In diesem Fragebogen sind dann alle relevanten Angaben einzutragen. Den Erfassungsbogen finden Sie auf der Website der KSK unter kuenstlersozialkasse.de im Bereich Service > Mediencenter Unternehmen.

Abb. 4: Erfassungsbogen der KSK

Praxistipp

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