4 Verwaltungsverfahren und jährliche Entgeltmeldung / 4.5 Aufzeichnungspflichten

Gemäß § 28 KSVG hat ein abgabepflichtiger Verwerter "fortlaufende Aufzeichnungen über die Entgelte im Sinne des § 25 zu führen". Unter den Entgelten im Sinne des § 25 KSVG sind alle Entgelte zu verstehen, die an freie Künstler und Publizisten geleistet wurden, um deren Werk bzw. Leistung zu erhalten (siehe Kapitel 3 "Die Bemessungsgrundlage: Das meldepflichtige Entgelt").

Die gesetzliche Vorgabe des § 28 KSVG zum Inhalt der Aufzeichnungspflicht lässt sich folgendermaßen zusammenfassen:

• es muss das Zustandekommen der jährlichen Entgeltmeldungen nachprüfbar sein, (s. unten Kapitel 4.5.1)
• es muss der Zusammenhang mit den zugrunde liegenden Unterlagen nachprüfbar sein, (s. unten Kapitel 4.5.2)
• die abgabepflichtigen Entgelte müssen auf Anforderung der KSK listenmäßig zusammengefasst werden können.

Wie diese Aufzeichnungspflicht in der praktischen Umsetzung erfüllt wird, ist in die freie Entscheidung des Unternehmens gestellt. Soweit die Aufzeichnungen mittels einer EDV erfolgen, müssen sie aber in jedem Fall die obigen Anforderungen erfüllen. Außerdem müssen Datenverarbeitungsprogramme ordnungsgemäß dokumentiert sein, § 28 Satz 4 KSVG.

4.5.1 Nachprüfbarkeit des Zustandekommens der Meldungen

Das Zustandekommen der jährlichen Entgeltmeldung muss anhand der vom Verwerter intern erstellten Aufzeichnungen nachgeprüft werden können. Aus ihnen muss sich also ergeben, wie die der KSK gemeldete Gesamtsumme errechnet wurde.

In der Folge heißt dies, dass jede Entgeltzahlung an einen freien Künstler oder Publizisten mit folgenden Daten dokumentiert werden sollte:

• Name der Person
• Inhalt der erbrachten Leistung
• Tag der Zahlung und
• Nettosumme inkl. abgabepflichtiger Nebenleistungen

Eine Aufzeichnung der ausgeübten Tätigkeit des beauftragten Künstlers bzw. Publizisten ist formal zwar nicht erforderlich, diese Information muss aber über den Zusammenhang mit der Buchführung ermittelbar sein; dazu nachfolgend Kapitel 4.5.2. Um sich bei einer Prüfung diesen zusätzlichen Aufwand zu sparen, sollte die erbrachte Leistung gleich schon bei den Aufzeichnungen dokumentiert werden.

Ob die Aufzeichnungen in der praktischen Umsetzung durch eine Buchhaltungssoftware erfolgen oder listenmäßig mit der Hand oder per Computerprogramm wie z. B. Excel oder Numbers aufgeschrieben wird, bleibt dem jeweiligen Unternehmen überlassen.

Die Aufstellung der Entgelte muss sich listenmäßig zusammenführen lassen, um dem Prüfer vorgelegt werden zu können. Dadurch soll die sichere Ermittlung des Gesamtentgelts gewährleistet sein.

Für einen Prüfer sind natürlich nicht nur die listenmäßigen Zusammenfassungen interessant, auch wenn diese die Basis einer Betriebsprüfung bilden. Von Interesse sind natürlich auch gerade die Entgeltzahlungen an freie Mitarbeiter, die nicht gemeldet wurden. Ein Prüfer wird sich also zur Kontrolle in der Regel auch entsprechende Kontenblätter vorlegen lassen, um hier nach vergessenen Entgeltzahlungen zu suchen.

4.5.2 Nachprüfbarkeit des Zusammenhangs zu den Unterlagen

§ 28 S. 2 KSVG bestimmt, dass aus den Aufzeichnungen der "Zusammenhang mit den zugrunde liegenden Unterlagen" nachprüfbar sein muss. Es muss also etwa ein Bezug zur Buchführung hergestellt werden. Die KSK fordert zur Einhaltung dieser Vorschrift, folgende Informationen auf Anforderung vorzulegen:

Zitat

(...) z. B. die Beleg-Nummern der (Ab-)Rechnungen, Quittungen, Gutschriften usw. oder Hinweise zu sonstigen Vertragsunterlagen, die Aussagen über die Art der künstlerischen/publizistischen Leistung und zur Höhe des Entgeltes beinhalten.

(Autor/in / Quelle: (Siehe Informationsschrift Nr. 17 der KSK.))

Über die reinen Listen der abgabepflichtigen Entgelte hinaus kann im Rahmen einer Prüfung also auf den gesamten Bestand an Vertrags- und Buchhaltungsunterlagen zugegriffen werden. Darüber hinaus kann die KSK im Rahmen einer Betriebsprüfung zahlreiche weitere Unterlagen anfordern wie beispielsweise Unterlagen von Sozialversicherungsprüfungen (siehe Kapitel 5 "Betriebsprüfungen und Rechtschutz").

4.5.3 Aufbewahrungsfrist

Die Aufzeichnungen sind für mindestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Entgelte fällig geworden sind, aufzuheben.

Die Frist für die Aufbewahrung beginnt also nicht bereits mit dem Datum der Zahlung des Entgelts, sondern erst mit Ablauf des 31.12. des Kalenderjahres, in dem diese Zahlung fällig wurde.

Beispiel

Ein Unternehmen zahlt 2021 insgesamt 30.000 EUR an Honoraren für künstlerische Leistungen. Die Aufbewahrungsfrist für diese Unterlagen beginnt mit Ablauf des Jahres 2021. Sie läuft fünf Jahre und endet damit mit Ablauf des 31.12.2026. Mit Ablauf dieses Datums verjährt auch der Anspruch der KSK auf Zahlung der Künstlersozialabgabe des Jahres 2021, wenn sie diese nicht vorher geltend gemacht hat.

4.5.4 Auskunfts- und Vorlagepflichten

Für ihre Tätigkeit ist die KSK in erster Linie auf die Informationen und Auskünfte der Abgabepflichtigen und der versicherten Künstler und Publizisten angewiesen. Deshalb bestimmt § 29 S. 1 1. HS KSVG, dass der Abgabepflichtige der KSK auf Verlangen Auskunft geben muss über alle Tatsachen, die für die Feststellung

• der Abgabepflicht dem Grunde nach (§ 24 KSVG) und
• der Höhe der Künstlersozialabgabe (§ ...