Unter der Rubrik "Aus der Praxis - für die Praxis" greifen wir Kundenanfragen aus dem Bereich Jahresabschluss, Buchhaltung und Steuern auf, die ein Fachautor für uns beantwortet. Heute eine Frage zur richtigen Fehlerkorrektur bei der Kassenführung.
Fehler bei der Kassenführung: Sachverhalt und Frage
Korrekturbuchung von 6 Barausgaben (in diesem Fall Wareneingangsrechnungen Tabak vom 2. Februar, 10. Februar, 18. Februar, 20. Februar, 24. Februar und 25. Februar), die zeitlich unzutreffend am 28. Februar falsch abgelegt waren. Aufgefallen ist es mir leider erst mit dem zu Ende buchen des 27. Februar.
Ab jetzt folgende Zuordnungen zu den o.g. Tagen widersprechen der ordnungsgemäßen Buchführung, weil die zeitliche Abfolge nicht mehr gegeben ist.
Wie buche ich diese 6 Rechnungen? Und mit welcher plausiblen Erklärung, die nicht noch mehr Fragen aufwirbelt und den Finanzbeamten zur Erhöhung der Bareinnahmen motiviert?
Antwort
Bei Rechnungen, die bar bezahlt wurden, kommt es darauf an, ob die Beträge vom Unternehmer
- privat stammen (z.B. aus seiner Geldbörse) oder
- unmittelbar aus der Kasse.
- Zahlung aus privaten Mitteln
Entnimmt der Unternehmer Beträge aus der Kasse oder hebt er Beträge vom betrieblichen Konto ab, sind diese als "Privatentnahmen" zu buchen. Bezahlt der Unternehmer dann von seinen "privaten" Mitteln Wareneinkäufe, handelt es sich bei der Bezahlung um "Privateinlagen". Die 6 Barausgaben können dann in dieser Situation in der zeitlichen Reihenfolge als Privateinlagen gebucht werden. Dadurch wird die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung nicht beeinträchtigt. Die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung ist allerdings nicht gegeben, wenn Entnahmen aus der Kasse nicht festgehalten wurden. - Zahlungen unmittelbar aus der Kasse
Wurden die 6 Barausgaben (Wareneingangsrechnungen Tabak vom 2. Februar, 10. Februar, 18. Februar, 20. Februar, 24. Februar und 25. Februar) unmittelbar aus der Kasse entnommen, entsteht das Problem nicht aus der zeitlich unzutreffenden Ablage der Belege am 28. Februar. Der Unternehmer muss seine Bareinnahmen und Barausgaben aus der Kasse tagesgenau festhalten (z.B. im Kassenbuch oder in den Tageskassenberichten). Wenn die Barzahlungen erst durch das Auffinden der Belege am 28.2 aufgefallen sind, bedeutet dies, dass die Zahlungen in den Kassenaufzeichnungen fehlen und somit keine ordnungemäße Kassenführung vorliegt.
Wenn die Bareinnahmen, z.B. anhand von Tageskassenberichten, rechnerisch ermittelt werden, spricht vieles dafür, dass die Höhe der ermittelten Bareinnahmen nicht stimmt. Ob aber der Kassenbestand falsch ist oder nicht, lässt sich allein aus der Bilanz nicht entnehmen.
Sollte der Gewinn mithilfe einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt werden, sind die Aufzeichnungspflichten erfüllt, wenn alle Bareinnahmen zutreffen aufgezeichnet werden. Das heißt, es muss sichergestellt sein, dass alle Bareinnahmen erfasst sind. Ob und inwieweit hier eventuelle Mängel vorliegen, kann aufgrund der Fragestellung nicht beantwortet werden.
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