19.08.2014 | Top-Thema Zahlungsverzug - die wichtigsten Punkte und Möglichkeiten des neuen Gesetzes

Handlungsempfehlungen

Kapitel
Neue Regelungen zum Zahlungsverzug: Schöpfen Sie die Regelungen aus
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Im letzten Teil zeigen wir Ihnen, wie Sie die neuen Möglichkeiten ausschöpfen und Ihre Rechnungsstellung entsprechend umstellen und anpassen.

Richtige Rechnungsstellung

Rechnungen sind wichtige Dokumente in der Kette der Geschäftsvorgänge, da sie Zahlungsaufforderungen erzeugen, die an Zahlungsfristen gekoppelt werden können. Eine falsch gestellte Rechnung begünstigt den Zahlungsverzug, deshalb ist die Art der Rechnungsstellung entscheidend. Geben Sie Ihren Schuldnern daher keinen Anlass, von der Zahlung Abstand zu nehmen, weil Sie beispielsweise keine Zahlungsfrist in die Rechnung aufgenommen haben.

Achten Sie bei der Rechnungsstellung auf folgende Punkte:

  • Geben Sie Ihren Kunden (je nach Art des Vertrages) Zahlungsfristen von maximal 30 Kalendertagen.
  • Weisen Sie in Ihren Rechnungen ein konkretes Zahlungsdatum aus, wie z. B. «fällig am 26.9.XXXX mit Valuta auf unserem Konto». Vermeiden Sie also unbedingt Formulierungen wie z. B. «binnen 10 Tagen».
  • Verschicken Sie Ausgangsrechnungen frühestmöglich.
  • Prüfen Sie, ob in der Rechnung alle sonstigen Pflichtangaben fehlerfrei, klar und verständlich enthalten sind.

Auf diese Weise lassen sich Reklamationen von vornherein vermeiden und Forderungen schneller realisieren.

Stammkunden müssen auch zahlen

Fast jeder Unternehmer hat schon einmal bei seinen Stamm- oder Großkunden ein Auge zugedrückt, wenn die Zahlung nicht pünktlich geleistet wurde. Zu groß ist die Sorge darüber, sich mit seinen besten Kunden anzulegen und aufgrund einer Mahnung oder eines Anwaltsschreibens Folgeaufträge zu riskieren - ein gefährliches Unterfangen, denn schnell wird ein Außenstand zu einem Zahlungsausfall und manchmal sogar zur Existenzgefährdung.

Hinweis: Viele Rechnungen werden absichtlich nicht bezahlt

Manche Schuldner bezahlen ihre Rechnung sogar absichtlich nicht, da es ihnen in vielen Mitgliedstaaten finanzielle Vorteile bringt. Die langsamen Beitreibungsverfahren und (häufig nicht anfallenden) Verzugszinsen nehmen sie dabei gerne in Kauf.

Praxis-Tipp: Fordern Sie Ihre Stammkunden freundlich, aber bestimmt zur Zahlung auf

Auch Stammkunden müssen sich an die Zahlungsfristen halten. Lassen Sie sich daher nicht hinhalten und weisen Sie Ihren Stammkunden nochmals freundlich, aber bestimmt auf die Zahlungsfrist hin. Möglicherweise hat er die Rechnung auch nur verlegt. Ein kurzer Anruf kann solche Probleme schnell aus dem Weg räumen. Lassen Sie sich dann am besten versichern, dass die Zahlung umgehend veranlasst wird. Ist die Zahlung nach drei Tagen immer noch nicht auf Ihrem Konto, sollten Sie tätig werden. Denken Sie daran: Gerade unter Stammkunden sollte dem Gebot der Fairness eine noch höhere Bedeutung zukommen.

Forderungsmanagement etablieren

Die EU weist die Mitgliedstaaten in ihrer Richtlinie an, Systeme zu fördern, die Rechtssicherheit hinsichtlich des genauen Datums des Eingangs von Rechnungen bei den Schuldnern schaffen. Dazu zählen auch Systeme, die im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung den Eingang von Rechnungen nachweisen können. Das neue Gesetz enthält hierzu keine Details.

Hinweis: Weg frei für die elektronische Rechnung dank Steuervereinfachungsgesetz 2011

Der Appell zur Förderung elektronischer Systeme hat durch die Zustimmung des Bundesrates und der Bundesregierung zum Steuervereinfachungsgesetz am 23.9.2011 nochmals eine neue Bedeutung erlangt. Denn danach werden elektronische Rechnungen rückwirkend zum 1.7.2011 steuerlich den Papierrechnungen gleichgestellt und ohne qualifizierte elektronische Signatur steuerlich anerkannt. Es ist daher stark anzunehmen, dass der elektronische Versand von Rechnungen weiter zunehmen wird.

Praxis-Tipp: Alle bestehenden Verträge prüfen und Neuregelungen im System hinterlegen

Als Unternehmer sollten Sie ein systematisches Forderungsmanagement etablieren. Darin sollten Sie die neuen Regelungen einbauen, wie z. B. die vertragliche Bestimmung, dass eine Zahlungsfrist nur dann 60 Tage überschritten werden darf, wenn dies ausdrücklich zwischen den Vertragspartnern vereinbart wurde und keine grobe Benachteiligung eines Vertragspartners vorliegt. Alle Verträge und Dauerschuldverhältnisse sind hierauf und auf etwaige unwirksame Klauseln hin zu überprüfen. Darauf können Sie ein aktives Rechnungs- und Mahnwesen aufbauen. Dies ist eine Grundvoraussetzung für den rechtzeitigen Zahlungseingang.

Wichtig: Öffentliche Auftraggeber

Öffentliche Auftraggeber müssen laut des neuen Gesetzes nun innerhalb von 30 Tagen ihre Rechnungen bezahlen, andernfalls haben die Gläubiger bei Verzug Anspruch auf einen Pauschalbetrag. Ebenso hat sich der Verzugszinssatz um 1 Prozentpunkt auf 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz erhöht.

Schlagworte zum Thema:  Empfehlung, Zahlungsverzug, Mahnwesen, Forderungsmanagement, Gesetz, EU

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