19.11.2013 | Serie Reisekosten

Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen

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Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Die Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit im Ausland können nicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit die Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der jeweils gültigen Pauschalen geltend gemacht bzw. steuerfrei erstattet werden.

Bei mehrtägigen Reisen uns Ausland hat der Arbeitnehmer immer einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale. Bei eintägigen Reisen ins Ausland wird eine Verpflegungspauschale nur gewährt, wenn die Abwesenheit mehr als 8 Stunden beträgt. Es kommt also darauf an, wann der Arbeitnehmer seine vorübergehende Auswärtstätigkeit im Inland beginnt, nach dem Grenzübertritt als Auslandsreise fortsetzt und am Ende der Reise wieder ins Inland zurückkehrt.

Neue Pauschbeträge seit 1.1.2013 anzuwenden

Die Pauschalbeträge für Auslandsreisen werden durch das Bundesfinanzministerium in unregelmäßigen Abständen neu festgesetzt. Für Geschäftsreisen ins Ausland sind seit dem 1.1.2013 die Sätze anzuwenden, die am 17.12.2012 festgesetzt wurden. Die jeweils aktuellen Sätze können online abgerufen werden. Soweit Länder in der Übersicht nicht enthalten sind, ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag anzusetzen.

Kostenlose Mahlzeit

Stellt der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert (auch bei Auslandsreisen) nach der amtlichen Sachbezugsverordnung (2014: 3,00 EUR für ein Mittag- oder Abendessen und 1,63 EUR für ein Frühstück) als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt. Ab dem 1.1.2014 unterbleibt der Ansatz als Arbeitslohn insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte.

Ein ausführliches Praxis-Beispiel für eine Auslandsreise an einem Tag finden Sie hier im kompletten Beitrag.

Beschränkung auf drei Monate

Die Verpflegungspauschalen sind bei derselben Auswärtstätigkeit auf die ersten 3 Monate beschränkt. Übt der Arbeitnehmer eine auswärtige Tätigkeit über einen längeren Zeitraum mit gleichem Inhalt am selben Ort aus, kann der Arbeitgeber die Verpflegungspauschalen nur für die ersten 3 Monate abrechnen. Stellt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer nach Ablauf von 3 Monaten kostenlose Mahlzeiten zur Verfügung, muss er dafür einen geldwerten Vorteil in Höhe des Sachbezugswerts (2014: 3,00 EUR für ein Mittag- oder Abendessen und 1,63 EUR für ein Frühstück) als Arbeitslohn versteuern.

Pauschbeträge am Tag des Grenzübertritts des Arbeitnehmers

Hat sich der Arbeitnehmer an einem Tag in mehreren Ländern aufgehalten, für die unterschiedlich hohe Pauschbeträge gelten, kann der Arbeitgeber immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat lohnsteuerfrei erstatten, in dem sich der Arbeitnehmer zuletzt aufgehalten hat. Das gilt auch dann, wenn sich der Arbeitnehmer überwiegend im Inland aufgehalten hat.

Grenzüberschreitende Auswärtstätigkeit an einem Tag

Reist der Arbeitnehmer an einem Tag vom Inland ins Ausland und wieder zurück ins Inland, kann der Arbeitgeber immer den Pauschbetrag für den ausländischen Staat lohnsteuerfrei erstatten, in dem sich sein Arbeitnehmer zuletzt aufgehalten hat.

Praxis-Beispiel: Fahrt durch mehrere EU-Länder

Ein Arbeitnehmer beginnt seine Geschäftsreise morgens um 7.30 Uhr und fährt von Deutschland über Luxemburg und Belgien in die Niederlande. Von dort kehrt er am selben Tag um 23.00 Uhr nach Deutschland zurück. Der Arbeitnehmer ist an diesem Tag insgesamt 15 ½ Stunden unterwegs. Maßgebend ist der Pauschbetrag für die Niederlande in Höhe von 40 EUR.

Die ausländische Verpflegungspauschale ist auch dann anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer sich nur für kurze Zeit im Ausland aufhält, wie z. B. der Arbeitnehmer eines Kurierdienstes, der im grenznahen Gebiet tätig ist und im Rahmen seiner Tätigkeit die Grenze überschreitet.

Der Arbeitgeber darf nur die Verpflegungspauschalen erstatten, nicht aber die tatsächlichen Kosten. Bei einem Aufenthalt an einem Tag in mehreren Ländern, für die unterschiedlich hohe Pauschbeträge gelten, ist der Pauschbetrag für den ausländischen Staat anzusetzen, in dem der letzte Aufenthalt war. Das gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer sich überwiegend im Inland aufgehalten hat.

Praxis-Beispiel: Kurzfristiger Auslandsaufenthalt

Der Arbeitnehmer eines Kurierunternehmens aus Flensburg beginnt seine Fahrt um 8.00 Uhr und liefert zunächst Pakete und Päckchen im Inland aus, um 10.30 Uhr überschreitet er die Grenze nach Dänemark und kehrt um 10.45 Uhr nach Deutschland zurück. Um 17.40 Uhr trifft er wieder am Sitz des Unternehmens ein. Seine Abwesenheit hat 9 Stunden und 40 Minuten betragen.

Bei eintägigen Geschäftsreisen vom Inland ins Ausland und wieder zurück ins Inland, kann – auch bei einem kurzen Aufenthalt – immer der Pauschbetrag für den ausländischen Staat erstattet werden, in dem sich der Arbeitnehmer zuletzt aufgehalten hat. Ab dem 1.1.2014 darf der Arbeitgeber den für Dänemark geltenden Verpflegungspauschbetrag 40 EUR für eine Abwesenheit vom mehr als 8 Stunden steuerfrei erstatten (wenn der Pauschbetrag nicht verändert wird).

Geschäftsreise über zwei Tage

Erstreckt sich eine Geschäftsreise über zwei Tage, ist der Pauschbetrag für den ausländischen Staat anzusetzen, in dem sich der Arbeitnehmer zuletzt aufgehalten hat. Es kommt also darauf an, in welchem Land sich der Arbeitnehmer vor bzw. nach Mitternacht befunden hat.

Praxis-Beispiel: Übernachtung im Lkw

Der Lkw-Fahrer eines Fuhrunternehmens fährt um 09.00 Uhr von Freiburg nach Belgien, um dort Ware auszuliefern. Er übergibt seine Ladung am Abend in Belgien und fährt dann nach Deutschland zurück. Die Pausen verbringt er in der Schlafkoje seines Lkw. Er überschreitet die Grenze nach Deutschland nach Mitternacht und erreicht Freiburg wieder um 09.00 Uhr. Für beide Tage macht er die Verpflegungspauschalen für Belgien geltend.

Erstattung der doppelten Verpflegungspauschalen

Erstreckt sich die Geschäftsreise des Arbeitnehmers über zwei Tage, ist der Pauschbetrag für den ausländischen Staat maßgebend in dem sich der Arbeitnehmer vor und nach Mitternacht befunden hat. Der Arbeitgeber darf immer nur die Verpflegungspauschale erstatten, unabhängig davon, ob und in welchem Umfang dem Arbeitnehmer tatsächlich Verpflegungskosten entstanden sind. Er darf den doppelten Betrag erstatten, wenn er diesen pauschal mit 25 % versteuert. Nur darüber hinausgehende Erstattungen müssen als normaler lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn erfasst werden.

Ein ausführliches Praxis-Beispiel mit den entsprechenden Buchungssätzen finden Sie hier im kompletten Beitrag.

Flugreisen mit Zwischenlandungen oder mit mehr als zwei Kalendertagen

Bei Flugreisen haben Länder, die der Arbeitnehmer überfliegt, keine Auswirkung auf die Höhe der Verpflegungspauschale. Der Arbeitnehmer erreicht ein Land erst dann, wenn das Flugzeug dort landet. Zwischenlandungen werden nicht berücksichtigt.

Bei einer Flugreise über mehr als zwei Kalendertage, was z. B. bei Flügen nach Fernost möglich ist, ist am Abflugtag die inländische Pauschale bzw. die Pauschale des Landes anzusetzen, von dem aus der Arbeitnehmer wieder zurückfliegt. Am Zwischentag ist die Pauschale für Österreich maßgebend und am Tag der Landung die Pauschale für das Land, in dem er gelandet ist. Zeitverschiebungen während einer Reise werden nicht berücksichtigt, auch wenn dadurch Tage zu erfassen sind, die weniger als 24 Stunden oder länger als 24 Stunden dauern.

Schlagworte zum Thema:  Ausland, EU, Pauschbetrag, Flugreise, Verpflegungsmehraufwand, Reisekosten, Buchung, Abrechnung

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