26.11.2013 | Serie Reisekosten

Übernachtungskosten bei Auslandsreisen

Serienelemente
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Der Unternehmer selbst darf keine Pauschbeträge für Übernachtungen in Anspruch nehmen. Das gilt ebenso für Arbeitnehmer, die Reisekosten in ihrer eigenen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen, weil der Arbeitgeber keine Reisekosten bzw. nicht alle Reisekosten erstattet hat.

Der Arbeitgeber hat allerdings die Wahl. Er kann bei Übernachtungen seines Arbeitnehmers im Ausland entweder die tatsächlichen Aufwendungen abziehen oder aber die Übernachtungspauschalen, die für das jeweilige Land gelten. Die tatsächlichen Übernachtungskosten sind durch Rechnungen nachzuweisen. Erstattet der Arbeitgeber die Übernachtungspauschalen, sind Rechnungen nicht erforderlich. Die ausländische Umsatzsteuer darf nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Diese gehört mit zu den Übernachtungskosten.

Praxis-Beispiel: Übernachtungspauschale für Arbeitnehmer

Ein Unternehmer unternimmt zusammen mit seinem Arbeitnehmer aus betrieblichen Gründen eine dreitägige Geschäftsreise nach Belgien. Die Kosten pro Übernachtung betragen pro Person 80 EUR. Der Unternehmer kann

  • für sich selbst pro Übernachtung 80 EUR geltend machen (bei 2 Übernachtungen also 160 EUR),
  • seinem Arbeitnehmer die Übernachtungspauschale für Belgien (135 EUR × 2 =) 270 EUR erstatten. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer die Übernachtungskosten zunächst selbst bezahlt und dann vereinbarungsgemäß nach Pauschalen abrechnet.

Beispiel: Übernachtung im Fahrzeug - Flugzeug oder Lkw

Die Erstattung einer Übernachtungspauschale scheidet aus, wenn der Mitarbeiter in einem Fahrzeug (z. B. in der Schlafkabine eines Lkw) übernachtet, oder auf einer Flug- oder Schiffsreise, bei der neben der Beförderung keine zusätzlichen Kosten für Übernachtungen in Rechnung gestellt werden. Der Unternehmer darf den Pauschbetrag für Übernachtungen jedoch erstatten, wenn sein Arbeitnehmer die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet hat. So z. B. dann, wenn er bei einer Rückkehr mit dem Flugzeug nachts um 3 Uhr ein Hotelzimmer bezieht.
Der Arbeitgeber darf keine Übernachtungspauschalen erstatten, wenn er oder seine Geschäftspartner die Kosten der Unterkunft ganz oder teilweise übernehmen. Bei einer Übernachtung im Lkw sind die tatsächlichen Kosten abziehbar. Arbeitgeber dürfen ihren Arbeitnehmern, die in einem Fahrzeug (z. B. in der Schlafkabine eines Lkw) übernachten, keine lohnsteuerfreie Übernachtungspauschale erstatten. Allerdings entstehen einem Kraftfahrer Aufwendungen, die bei anderen Arbeitnehmern typischerweise in den Übernachtungskosten enthalten sind.

Reisenebenkosten, die bei Übernachtung im Fahrzeug entstehen

Derartige Aufwendungen kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei erstatten. Als Reisenebenkosten in diesem Sinne kommen z. B. in Betracht:

  • Gebühren für die Benutzung der sanitären Einrichtungen (Toiletten sowie Dusch- oder Waschgelegenheiten) auf Raststätten,
  • Aufwendungen für die Reinigung der eigenen Schlafkabine.

Das BMF lässt es zu, diese Reisenebenkosten in vereinfachter Weise zu ermitteln und glaubhaft zu machen. Es ist ausreichend, wenn der Arbeitnehmer die Kosten, die ihm tatsächlich entstehen und die regelmäßig wiederkehren, für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen aufzeichnet. Bei der Benutzung der sanitären Einrichtungen auf Raststätten sind nur die tatsächlichen Benutzungsgebühren aufzuzeichnen, nicht jedoch die als Wertbons ausgegebenen Beträge. Hat der Arbeitnehmer diesen Nachweis erbracht, kann er den täglichen Durchschnittsbetrag als Werbungskosten abziehen oder sich von seinem Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstatten lassen, solange sich die Verhältnisse nicht wesentlich ändern.

Praxis-Beispiel: Auslandsreisekosten bei Lkw-Übernachtung

Nachweis durch Belege des Arbeitnehmers:
- Monat Januar : Aufwendungen 80 Euro für 25 Tage
- Monat Februar : Aufwendungen 60 Euro für 20 Tage
- Monat März : Aufwendungen 40 Euro für 15 Tage
Summe der Aufwendungen: 180 Euro : 60 Tage Auswärtstätigkeit = 3 Euro täglicher Durchschnittswert

Der so ermittelte Wert kann bei Lkw-Fahrern, die in ihrer Schlafkabine übernachten, für jeden Tag der Auswärtstätigkeit als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei durch den Arbeitgeber erstattet werden.

Herausrechnen der Verpflegungskosten aus den Übernachtungskosten

Bei den tatsächlichen Übernachtungskosten kommt es immer darauf an, ob Verpflegungskosten im Gesamtpreis enthalten sind. Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, ist die Übernahme der Frühstückskosten durch den Arbeitgeber lohnsteuerfrei, wenn die Kosten für das Frühstück 60 EUR nicht überschreiten. Ist das Frühstück in den Übernachtungskosten enthalten, müssen die Aufwendungen, die auf das Frühstück entfallen, nur dann herausgerechnet werden, wenn der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf einen Verpflegungspauschbetrag hat.

Bei Übernachtungen und Verpflegungskosten bestehen folgende Unterschiede:

  • Erhält der Arbeitnehmer eine Rechnung, in der nur die Übernachtung und kein Frühstück ausgewiesen sind, erstattet der Arbeitgeber die vollen Übernachtungskosten.
  • Ist das Frühstück in der Rechnung getrennt von den Übernachtungskosten ausgewiesen, darf der Arbeitgeber den gesamten Betrag steuerfrei erstatten, also auch die Kosten für das Frühstück. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte.
  • Ist in den Übernachtungskosten das Frühstück enthalten und ist der Preis für das Frühstück in der Rechnung nicht getrennt ausgewiesen, darf der Arbeitgeber den gesamten Betrag lohnsteuerfrei erstatten, wenn der Arbeitnehmer einen Verpflegungspauschbetrag als Werbungskosten geltend machen könnte.
  • Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für Übernachtung und Frühstück, muss die Verpflegungspauschale um 20 % der vollen Verpflegungspauschale gekürzt werden. Dabei ist die volle Verpflegungspauschale des Landes zu Grunde zu legen, in dem die Übernachtung stattgefunden hat.

Der Werbungskostenabzug wird gekürzt

Der Werbungskostenabzug wird gekürzt, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) eine Mahlzeit erhält. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale des Landes berechnet in dem die Übernachtung stattgefunden hat, und beträgt

  • 20 % für ein Frühstück und
  • 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Ein ausführliches Praxis-Beispiel mit Buchungsbeispiel zur Kürzung der Verpflegungspauschale finden Sie hier im kompletten Beitrag.

Übernachtung mit Halb- oder Vollpension

Der Arbeitgeber kann auch eine Übernachtung mit Halb- oder Vollpension vereinbaren bzw. übernehmen. Der Arbeitgeber kann die Kosten für das Frühstück, Mittag- und/oder Abendessen lohnsteuerfrei übernehmen bzw. erstatten, wenn der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte und keine der Mahlzeiten mehr als 60 EUR kostet.

Ist der Preis für die Verpflegung nicht getrennt ausgewiesen, werden für ein Mittag- und Abendessen jeweils 40 % der vollen Verpflegungspauschale abgezogen. Dabei ist die volle Verpflegungspauschale des Landes zu Grunde zu legen, in dem die Übernachtung stattgefunden hat.

Praxis-Beispiel: Übernahme von Mittag- und Abendessen

Ein Arbeitnehmer übernachtet anlässlich einer Geschäftsreise zweimal in Dänemark. Für die Übernachtung mit Vollpension zahlt er 160 EUR. Der Arbeitgeber darf den gesamten Betrag lohnsteuerfrei erstatten, weil keine der Mahlzeiten mehr als 60 EUR kostet.

Am Anreisetag erhält er ein Mittag- und Abendessen. Für den Zwischentag übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen. Am Abreisetag nimmt er nur das Frühstück zu sich. Wegen der Übernahme der Mahlzeiten sind die Verpflegungspauschalen wie folgt zu kürzen:

Verpflegungspauschalen für denBetragErgebnis

Anreisetag

– Kürzung für Mittagessen

– Kürzung für Abendessen

40,00 EUR

24,00 EUR

0,00 EUR

Zwischentag

– Kürzung für Frühstück

– Kürzung für Mittagessen

– Kürzung für Abendessen

60,00 EUR

12,00 EUR

24,00 EUR

0,00 EUR

Abreisetag

– Kürzung für ein Frühstück

40,00 EUR

28,00 EUR

als Werbungskosten abziehbar sind

(kann auch vom Arbeitgeber erstattet werden)

28,00 EUR

Übernachtet der Arbeitnehmer bei einer Geschäftsreise vor dem Grenzübertritt noch in Deutschland, muss die Hotelrechnung wegen der unterschiedlichen Steuersätze entsprechend aufgeteilt sein. Ein entsprechendes ausführliches Beispiel mit Buchungssatz hierzu finden Sie hier im kompletten Beitrag.

Praxis-Tipp: Handschriftlicher Vermerk auf Übernachtungsrechnung

Bei Übernachtungen im Ausland ist häufig der Preis für das Frühstück nicht im Übernachtungspreis enthalten. In einem solchen Fall reicht dann aus, wenn der Arbeitnehmer handschriftlich auf der Rechnung vermerkt, dass in den Übernachtungskosten das Frühstück nicht enthalten ist. Von einer Kürzung ist dann abzusehen.

Erstattung von Nebenkosten bei Auslandsreisen

Nebenkosten, die dem Arbeitnehmer anlässlich einer Geschäftsreise im Ausland entstehen, darf der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer erstatten. Zu den Nebenkosten gehören z. B. die Aufwendungen für

  • die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck,
  • übliche Trinkgelder,
  • Telefongespräche, Fax- und Schriftverkehr mit dem Betrieb oder mit Geschäftspartnern,
  • Straßennutzung (Maut) und Parkplatz,
  • Schadenersatzleistungen infolge eines Verkehrsunfalls.

Aufwendungen für eine Auslandskrankenversicherung gehören nicht zu den Kosten, die steuerfrei erstattet werden dürfen. Der Arbeitnehmer kann die Versicherungsprämien nur als Vorsorgeaufwendungen bei den Sonderausgaben abziehen.

Schlagworte zum Thema:  Reisekosten, Übernachtung, Auslandsreise, Buchung, Abrechnung

Aktuell

Meistgelesen