23.08.2012 | Serie Trinkgelder richtig buchen und umsatzsteuerlich einstufen

Trinkgeldgeber möchte Steuern sparen

Serienelemente
Verbuchung und steuerliche Behandlung von gegebenen Trinkgeldern
Bild: Haufe Online Redaktion

Für den trinkgeldgebenden Unternehmer ist wichtig zu wissen, ob er die Zahlungen als Betriebsausgaben berücksichtigen kann und wie der Nachweis geführt werden kann.

Trinkgelder sind Betriebsausgaben

Trinkgeldzahlungen sind als Betriebsausgaben abzugsfähig. Diese Kosten werden durch den Betrieb veranlasst (§ 4 Abs. 4 EStG). Das heißt: Für den Betrieb wurde eine Dienstleistung erbracht, die aber, abweichend von den vereinbarten Kosten, gesondert honoriert wird.

Trinkgeldzahlungen müssen nachgewiesen werden

So kann der Unternehmer diese Ausgaben nachweisen:

  • der Trinkgeldempfänger quittiert das erhaltene Trinkgeld.
  • der Unternehmer erstellt einen Eigenbeleg.

Eine ordnungsgemäße Rechnung ist Voraussetzung

In der Gastronomie wird für Speisen und Getränke eine Rechnung ausgestellt. Um die geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten geltend machen zu können, müssen die Aufwendungen nachgewiesen werden.

Achtung: Sie brauchen eine maschinell registrierte Quittung

Achten Sie beim Beleg unbedingt darauf, dass es sich um eine maschinell registrierte Quittung handelt.

 Hieraus müssen sich folgende Daten ergeben (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG; R 4.10 Abs. 5 EStR, H 4.10 EStH, BMF, Schreiben v. 21.11.1994, IV B 2 - S 2145 - 165/94, BStBl 1994 I S. 855):

Name und Adresse des Restaurants

  • der Ort und Tag der Bewirtung
  • Rechnungsempfänger, d. h. die Rechnung muss auf den Unternehmer ausgestellt sein - Ausnahme gilt bei sog. Kleinbetragsrechnungen bis 150 EUR.
  • Art und Umfang der Speisen und Getränke
  • Entgelt für die Speisen und Getränke

 Den Beleg muss der Unternehmer zusätzlich noch um folgende Angaben ergänzen:

  • die Teilnehmer namentlich auflisten
  • den Anlass der Bewirtung (nicht ausreichend ist die Bezeichnung: „Bewirtung von Geschäftsfreunden“, „Arbeitsgespräch“, „Kontaktpflege“ oder „Besprechung“ (H 4.10 – Anlass der Bewirtung EStH))

Zu den abzugsfähigen Kosten gehören auch Aufwendungen, die mit der Bewirtung im Zusammenhang anfallen, aber von untergeordneter Bedeutung sind, wie beispielsweise Trinkgelder und Garderobengebühren( R 4.10 Abs. 5 S. 4 EStR).

Achtung: 70 % Betriebsausgabenabzug für Bewirtungskosten

Die geschäftlich veranlassten Bewirtungskosten sind nicht in voller Höhe abzugsfähig. Lediglich 70% der angefallenen Kosten einschließlich der Nebenkosten dürfen als Bewirtungskosten den Gewinn mindern. Der Restbetrag führt zu nicht abziehbaren Betriebsausgaben.

Erfolgt die Bewirtung nicht aus „geschäftlichem Anlass“, sondern aus „betrieblichem Anlass“, sind die Bewirtungskosten in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Eine betriebliche Veranlassung besteht, wenn ausschließlich eigene Arbeitnehmer des Unternehmens gewirtet werden.

Praxistipp: Bewirtungskosten für Ehegatte bzw. Lebensfährte auch abzugsfähig

Auch Ehe- bzw. Lebenspartner können auf Kosten des Finanzamts bewirtet werden, wenn sie im Unternehmen als Arbeitnehmer beschäftigt sind.

Praxistipp: Voller Vorsteuerabzug für Bewirtungskosten

Die in einer ordnungsgemäßen Rechnung ausgewiesene Vorsteuer muss nicht auf 70 % gekürzt, sondern kann zu 100 % geltend gemacht werden (§ 15 Abs. 1a UStG).

Trinkgeld kann im oder auf dem Beleg quittiert werden

Das gezahlte Trinkgeld kann in der maschinell erstellten und registrierten Rechnung (dem Kassenbon oder der Rechnung) gesondert ausgewiesen werden. In der Praxis wird dies relativ selten praktiziert und das zusätzlich gewährte Trinkgeld nicht ausgewiesen. Grund hierfür ist, dass der Kunde nach der Rechnung verlangt und erst dann über die Trinkgeldhöhe entscheidet.

Für den Nachweis der Trinkgeldzahlung gelten die allgemeinen Regelungen der Feststellungslast. Da es sich um einen steuermindernden Vorgang handelt, liegt diese beim Trinkgeldgeber. Der Nachweis über Trinkgeld kann beispielsweise auch dadurch geführt werden, dass der Empfänger den Betrag auf der Rechnung quittiert (BMF, Schreiben v. 21.11.1994, IV B 2 - S 2145 - 165/94, BStBl 1994 I S. 855; Schreiben v. 29.3.2007, IV C 6 - O 1000/07/0018, BStBl 2007 I S. 369).

Es geht auch ohne Nachweis – ein Eigenbeleg hilft

Die angestellten Trinkgeldnehmer scheuen sich, den Erhalt des Trinkgelds zu quittieren, da sie die steuerliche Handhabung nicht kennen. Vielfach gehen Sie davon aus, dass sie das quittierte Trinkgeld in der Steuererklärung angeben müssen. Ihnen ist nicht bewusst, dass das quittierte Trinkgeld auch steuerfrei ist.

Als Notlösung bietet sich für den Trinkgeldgeber der Eigenbeleg an. Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung verlangt jede Buchung einen Beleg. Voraussetzung für den Eigenbeleg ist, dass die Ausgaben

  • tatsächlich entstanden und
  • durch den Betrieb veranlasst sind

Die geschäftliche Veranlassung lässt sich durch die zugrundeliegende Kostenrechnung nachweisen.

Lediglich bei der Frage, ob die Kosten entstanden sind, wird an die Ehrlichkeit des Trinkgeldgebers appelliert.

Praxistipp: Der Eigenbeleg sollte alle wichtigen Angaben enthalten

Die Finanzämter haben in Betriebsprüfungen immer ein wachsames Auge auf Eigenbelege. Diese werden besonders sorgfältig geprüft. Deshalb ist es immer von Vorteil, im Eigenbeleg möglichst alle Informationen aufzunehmen, die bekannt sind. Beispielsweise die Namen der Teilnehmer bzw. den Namen des Kellners.

Hat das Finanzamt Zweifel an der Echtheit des Ersatz- bzw. Notbelegs, muss der Unternehmer nachweisen, dass der Beleg den tatsächlich vorgefallenen Geschäftsvorgang wahrheitsgetreu wiederspiegelt (BFH, Urteil v. 15.5.1996, X R 99/92, BFH/NV 1996 S. 891).

Achtung: Kein Vorsteuerabzug aus Trinkgeldern

Der Trinkgeldgeber hat aus einem quittierten oder einem unquittierten Trinkgeld generell keinen Vorsteuerabzug. Für das Trinkgeld wird weder eine Rechnung ausgestellt, noch wird die Umsatzsteuer offen ausgewiesen (§§ 15 Abs. 1 Nr. 1; 14 Abs. 4 S. 1 Nr. 8 UStG). 

Schlagworte zum Thema:  Trinkgeld, Steuern, Sparen, Buchung, Einstufung, Umsatzsteuer

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