02.06.2015 | Top-Thema Stammdatenpflege: Von der Qualität der Stammdaten hängt viel ab

Spannungsfelder zwischen Buchhaltung und Stammdatenverantwortlichen

Kapitel
Um Spannungen zwischen Buchhaltung und den Verantwortlichen für die Stammdatenwartung zu vermeiden, müssen meist die Strukturen im Unternehmen verändert werden.
Bild: Haufe Online Redaktion

In der Praxis führen fehlende Aktivitäten zur Verbesserung der Datenqualität immer wieder zu Problemen im Unternehmen, die letztlich meist in der Buchhaltung gelöst werden müssen. Denn dort kommen am Ende die fehlerhaften Verarbeitungsergebnisse und die falschen Stammdaten an. Welche Spannungsfelder dabei entstehen, sehen Sie in Kapitel 2.

Praxis-Beispiel: Produktmanagement

Im Produktmanagement werden neue Produkte in einer neuen Produktgruppe geschaffen. Die Buchhaltung verbucht die Erlöse und die Kosten je Produktgruppe. Die Steuerung der Verbuchung erfolgt durch die Warengruppe im Artikelstamm und die zugeordneten Erlös- und Kostenkonten aus der Tabelle „Konten der Warengruppe“. Die Anlage des Artikelstamms erfolgt durch die Mitarbeiter des Produktmanagements, die weder die reale Bedeutung des Felds Warengruppe für die Buchhaltung kennen, noch die Kontentabelle warten. Bei der Neuanlage wird einfach ein vorhandener Artikel kopiert, die Warengruppe wird nicht aktualisiert. Alle Erlöse und Kosten für Produkte der neuen Gruppe landen so auf den falschen Konten. Dieses Spannungsfeld zwischen der Abteilung, die Stammdaten wartet, und der Abteilung, die auf diese Stammdaten angewiesen ist, gibt es im gesamten Unternehmen. Die Buchhaltung steht immer am Ende der Informationskette und verarbeitet nur Daten aus vorgelagerten Bereichen. Daher sind hier die Konflikte besonders häufig. Die Gründe für die Spannungen gleichen sich:

  • In der Fachabteilung im Unternehmen fehlt vielfach einfach das Wissen über die Verwendung der Daten in der Buchhaltung. Daher wird bei der Stammdatenwartung keine Rücksicht auf die Belange des Rechnungswesens genommen.
  • Der Sachbearbeiter, der die Stammdaten wartet, weiß zwar um die Verwendung in der Buchhaltung. Er unterschätzt jedoch die Bedeutung dieser Daten. Das Verständnis für die Komplexität der Abläufe in der Buchhaltung ist nicht vorhanden. Entsprechend ungenau werden die Vorgaben der Buchhaltung für die Stammdaten umgesetzt.
  • Es ist ein zusätzlicher Aufwand, die notwendigen Kriterien für die korrekten buchhalterischen Inhalte von Stammdaten zu berücksichtigen. Da der Sachbearbeiter nicht direkt betroffen ist, spart man sich den Aufwand. Die notwendige Qualität der Daten für das Rechnungswesen leidet darunter.
  • Die Buchhaltung ist nicht ausreichend in die Informationswege einbezogen. So werden Produkt- oder Marktentwicklungen nicht bewusst kommuniziert. Die Strukturen in der Buchhaltung können nicht angepasst werden. Die Vorgaben für die korrekte Wartung der Stammdaten veralten.

Wenn nicht gezielt auf die optimale Stammdatenwartung hingearbeitet wird, kommt es zwangsläufig zu den beschriebenen Fehlern in den Stammdaten. Das wiederum führt zu Spannungen zwischen der Buchhaltung und den Verantwortlichen für die Stammdatenwartung. Dabei kann meist keiner Seite ein individueller Vorwurf gemacht werden. In der Regel müssen für eine dauerhafte Lösung die Strukturen im Unternehmen verändert werden.

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Schlagworte zum Thema:  Stammdaten, Buchhaltung

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