02.06.2015 | Top-Thema Stammdatenpflege: Von der Qualität der Stammdaten hängt viel ab

Lösungsansätze zur Vermeidung von Fehlern in den Stammdaten

Kapitel
Die betriebliche Praxis zeigt, dass die Zuständigkeit der Buchhaltung für die Stammdatenwartung eine wesentliche Qualitätsverbesserung mit sich bringt.
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Fehler in der Buchhaltung können nicht akzeptiert werden. Fehler in Stammdaten, die zu falschen Buchungen führen können, müssen daher von vornherein verhindert werden. In Kapitel 4 werden verschiedene Lösungsansätze vorgestellt, um Fehler in den Stammdaten und die daraus entstehenden Probleme zu vermeiden.

Es ist wirtschaftlich sinnvoll, das Problem bereits bei der Entstehung zu bekämpfen. Bereits die Stammdatenwartung muss fehlerfrei gemacht werden. Der Weg dahin ist allerdings nicht immer einfach.

Verantwortung in Fachabteilung

Es spricht vieles dafür, die Verantwortung für Stammdaten dort zu verankern, wo das Stammdatenobjekt bearbeitet wird. Lieferantendaten werden dann im Einkauf, Kundendaten im Verkauf erfasst und gewartet. Bei den Artikeldaten wird die Problematik dieses Ansatzes deutlich: Wer ist für die Artikel im Unternehmen verantwortlich? Die Konstruktion benötigt technische Informationen, die Produktion Daten für die Verfahren. Die Logistik muss Volumina, Gewichte oder Transportbedingungen kennen. Der Verkauf verarbeitet Daten zu Preisen und Zeiten, der Einkauf Daten für Lieferzeiten und Verpackungseinheiten. Die Buchhaltung wiederum muss u.a. auf Bewertung, Mengen und Steuern achten.

Was für Artikelstammdaten gilt, trifft auch bei Debitoren und Kreditoren zu. Hier muss die Fachabteilung die Pflege der Stammdaten mit der Buchhaltung teilen. Der Verkauf ist also für die Kundendaten verantwortlich, der Einkauf für die Lieferanten. Liegt die Verantwortung für die Stammdaten im jeweiligen Fachbereich, so kann dieser sicher die ihn betreffenden Daten optimal bestimmen. Gleichzeitig ist sicherzustellen, dass alle Inhalte für die Buchhaltung korrekt erfasst und gewartet werden.

  • Die Mitarbeiter im Fachbereich müssen das notwendige Wissen über die Stammdatenfelder mit Bezug zur Buchhaltung vermittelt bekommen.
  • Veränderungen in der Stammdatenstruktur müssen von diesen Mitarbeitern immer auf notwendige Anpassung der Buchhaltungsstrukturen überprüft werden.
  • Die Verarbeitung der Daten in der Buchhaltung ist nicht das Kerngeschäft der Fachabteilung. Entsprechend problematisch wird die Einhaltung der Vorgaben sein.
  • Es sind laufende Kontrollen in der Buchhaltung notwendig, um zumindest einen Teil der Fehler frühzeitig zu erkennen.

Diese Lösung ist für die Buchhaltung nur auf den ersten Blick gut, da sie weder Verantwortung noch Aufwand trägt. Die Praxis zeigt jedoch, dass in dieser Konstellation die meisten Fehler geschehen. Die Verantwortung für die richtigen Ergebnisse der Buchhaltungsarbeit liegt in der Buchhaltung. Der Aufwand für Fehlerkorrekturen auch. In der Praxis ist die Verantwortung für die Stammdaten in der Fachabteilung nur schwer fehlerfrei umzusetzen.

Geteilte Verantwortung

Ein anderer Ansatz für die Organisation der Stammdatenverwaltung verteilt die Verantwortung auf mehrere Schultern. Dabei wird den einzelnen Stammdatenfeldern jeweils eine verantwortliche Stelle zugeordnet. Es werden mehrere Stellen für einen Stammdatensatz zuständig. Das bedeutet z. B., dass im Kundenstamm die Buchhaltung für Felder wie Umsatzsteueridentnummer, Mehrwertsteuergruppe, Erlöskonto, statistisches Länderkennzeichen, Bankverbindung usw. verantwortlich zeichnet. Um die übrigen Felder kümmert sich der Verkauf.

  • Einzelne Felder im Stammdatensatz können nur mit der Berechtigung der Buchhaltung angelegt und verändert werden.
  • Es muss ein Informationsfluss zwischen dem Initiator der Stammdatenanlange und der Buchhaltung garantiert werden. Nur so weiß die Buchhaltung, dass etwas zu warten ist.
  • Die Felder, die nicht vom eigentlichen Stammdatenverantwortlichen gepflegt werden dürfen, müssen Zwangsfelder sein. Nur so wird bei leeren Inhalten die Verarbeitung komplett gesperrt.
  • In der Praxis kommt es bei verteilten Verantwortlichkeiten häufig zu Zeitproblemen. Die Verarbeitung muss warten, bis alle Verantwortlichen die Felder gefüllt haben. Das engt die Flexibilität ein.

Wenn Verantwortung geteilt sind, ist auch das Engagement geteilt. Letztlich fühlt sich niemand mehr zuständig für die vollständige Stammdatenpflege. Außerdem kann in der Praxis der notwendige Informationsaustausch nicht mit ausreichender Sicherheit gewährleistet werden.

Verantwortung für die Tabellen muss in die Buchhaltung

Um eine alleinige Verantwortung für Stammdaten richtig zu organisieren, sind die Stammdaten der Bearbeitungsobjekte von den Stammdaten in Form von Tabellen zu trennen. Die Zustimmung aller Beteiligten zur Verlagerung der Verantwortung für die Tabellen in die Buchhaltung ist in der Praxis problemlos zu erreichen. Es geht also darum, wer zuständig ist für die Daten zur Steuerung von Kontofindung in der Buchhaltung, für Zahlungs- und Lieferkonditionen, für Provisionstabellen oder Umsatzsteuerberechnung.

  • Mitarbeiter aus der Buchhaltung pflegen die Tabellen, die Steuerungsinformationen enthalten mit Bezug zu Fakturierung, Bestellung und Verbuchung. Aufgrund der Nähe der Daten zur Buchhaltung ist das meist unstrittig.
  • Die Buchhaltung muss in die Informationswege der Fachbereiche einbezogen werden. Nur so wird rechtzeitig erkannt, wenn neue Zahlungskonditionen, neue Produktgruppen oder neue Konten notwendig werden.
  • Der zeitliche Aufwand für die Tabellenwartung ist in der Praxis relativ gering. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass eine Vertretung der verantwortlichen Person möglich ist. Die Tabellen müssen jederzeit aktualisiert werden können.
  • In der Praxis schafft die Verantwortung in der Buchhaltung eine hohe Datenqualität. Die Buchhaltung hat ein besonderes Interesse daran, dass die Tabellen korrekt gefüllt sind.

Verantwortung für Stammdaten in der Buchhaltung

Anders ist die praktische Situation in vielen Unternehmen, wenn es um die Stammdaten für die Objekte der Verarbeitung, also für Kunden, Lieferanten, Artikel, Maschinen usw. geht. Hier verteidigt jede Fachabteilung ihre Zuständigkeit. Es lohnt sich jedoch für die Buchhaltung, sich für die alleinige Zuständigkeit massiv einzusetzen.

  • Der Prozess der Stammdatenpflege liegt vollständig in der Verantwortung der Buchhaltung. Das gilt sowohl für Kunden und Lieferanten, als auch für die Artikel.
  • Wer einen neuen Stammdatensatz anlegen will, muss dies über die Buchhaltung erledigen. Dazu müssen Kommunikationswege gefunden werden.
  • Die Felder mit Inhalten, die nicht die Buchhaltung betreffen, werden weiterhin von den Fachabteilungen gepflegt. Die Freigabe der Daten erfolgt aber immer über die Buchhaltung.
  • Damit ist gleichzeitig sichergestellt, dass die Buchhaltung immer über alle Veränderungen, neue Daten und zusätzliche Inhalte informiert ist.

Die Stammdaten haben so eine hohe Qualität. Die Ergebnisse der Verarbeitung, nicht nur in der Buchhaltung, werden optimal.

Praxis-Hinweis
Wenn der Arbeitsumfang der Stammdatenwartung groß genug ist, kann diese in einem eigenen Bereich untergebracht werden. Wenn dieser dann im Verantwortungsbereich des Rechnungswesens liegt, wird der gleiche Effekt erzielt wie bei der direkten Verantwortung in der Buchhaltung.

Die betriebliche Praxis zeigt, dass die Zuständigkeit der Buchhaltung für die Stammdatenwartung eine wesentliche Qualitätsverbesserung mit sich bringt. Die Buchhalter sind es gewohnt, genau und fehlerfrei zu handeln und sich strikt an vorgegebene Abläufe zu halten. Außerdem können sie beurteilen, welche Auswirkungen fehlerhafte Stammdaten in anderen und im eigenen Arbeitsbereich haben. Mit der Zuordnung der Verantwortung für die Stammdaten zur Buchhaltung gewinnen alle Unternehmensbereiche.

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Schlagworte zum Thema:  Stammdaten, Buchhaltung

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