02.06.2015 | Top-Thema Stammdatenpflege: Von der Qualität der Stammdaten hängt viel ab

Auswirkungen fehlerhafter Stammdaten

Kapitel
Fehlerkorrekturen in den Stammdaten gehen meist mit einem erheblichen Aufwand einher; bspw. müssen Buchungen storniert und neu erstellt werden.
Bild: Haufe Online Redaktion

Die Auswirkungen fehlerhafter Stammdaten werden in der Praxis meist unterschätzt, vor allem von der verantwortlichen Stelle für die Datenqualität. Kapitel 3 geht auf die Probleme ein, die sich durch fehlerhafte Stammdaten ergeben.

Probleme in der Buchhaltung werden besonders gering eingeschätzt, da vielfach die Übersicht über die Arbeiten in der Buchhaltung fehlt und Fehler von den Buchhaltern stillschweigend behoben werden.

Grundsätzlich hängt das Ausmaß der Störung oder des Fehlers vom Inhalt des falschen Datums und vom Ablauf ab. Jede Stammdatensituation muss daher individuell bewertet werden. Grundsätzlich hängen die Auswirkungen jedoch von der Zeitdauer ab, die bis zur Fehlerentdeckung vergeht.

Problematischer Programmstopp

Aus falschen Stammdaten können falsche Verarbeitungsanweisungen ermittelt werden, die nicht ausführbar sind. Wenn z. B. das aus Artikelgruppe und Kundengruppe ermittelte Steuerkonto in der Buchhaltung schlicht fehlt, kann die ermittelte Buchung nicht durchgeführt werden. Wird dieser Fehler nicht abgefangen, bricht das Programm ab.

Die Zeitdauer bis zur Fehlerentdeckung ist nur sehr kurz. Die falschen Stammdaten werden nicht verarbeitet. Der Fehler versteckt sich nicht und kann sich nicht weiter auswirken. Das ist gut, denn es begrenzt die Auswirkungen schlecht gepflegter Stammdaten. Gleichzeitig ist ein Programmabbruch in einem komplexen IT-System immer problematisch. Die Konsistenz der Daten kann dabei verloren gehen. Immer aber gibt es einen erheblichen Zeitaufwand für IT-Mitarbeiter und Sachbearbeiter.

Fehlerprotokoll

Führen die fehlerhaften Stammdaten zu falschen Steuerungsdaten, kann die nicht mögliche Verarbeitung auch abgefangen werden. Solche fehlerhaften Verarbeitungsversuche werden protokolliert, die übrige Verarbeitung wird, soweit möglich, durchgeführt. Falls das nicht möglich ist, wird das Programm geregelt beendet.

Auch hier wird der Fehler schnell entdeckt, eine Verarbeitung erfolgt nicht. Der Fehler wird im Protokoll öffentlich gemacht, versteckte Auswirkungen gibt es nicht. Da der Fehler vor der Verarbeitung entdeckt und abgefangen wird, muss auch keine Korrektur erfolgen. Notwendig wird die Verbesserung der Daten und die Wiederholung der protokollierten Abläufe.

Zeitnahe Fehlererkennung

Ein Programmabbruch oder die Aufnahme in ein Fehlerprotokoll kann nur dann erfolgen, wenn die falschen Stammdaten zu logisch falschen Inhalten werden. Entstehen logisch zulässige Ergebnisse, führt ein falscher Inhalt zu Fehlern, die nicht vom Programm erkannt werden. Fehlt das Konto, ist die Erkennung möglich. Ist das Konto falsch aber vorhanden, wird der Fehler nicht erkannt. Der Buchhalter findet den Fehler später, wenn Kontrollrechnungen nicht zu den erwarteten Ergebnissen führen.

Je nach Zeitdauer bis zur Kontrolle von Journalen oder Konten kann der Fehler bereits einige Zeit alt sein. Dadurch kann er sich wiederholt haben. Da die Verarbeitung falsch erfolgt ist, muss nach der Entdeckung schnell und oft umfangreich korrigiert werden.

Praxis-Beispiel: Umsatzsteuerverprobung
Bei der Umsatzsteuerverprobung werden die gebuchten Steuerbeträge mit errechneten Werten aus den Erlöskonten verglichen. Ist aufgrund falscher Stammdaten eine falsche Mehrwertsteuer fakturiert und auf den falschen Konten verbucht worden, wird das bei der Verprobung sichtbar.

Fehlinformationen vermeiden

Die Fehler, die nicht sofort erkannt werden können, verfügen über das größte Schadenspotenzial. Sie sind versteckt in den Bewegungsdaten, den Buchungen auf den Konten, den Einträgen in den Statistiken und den Summen der Journale. In der Buchhaltung selbst treffen solche versteckten Fehler auf umfangreiche Kontrollen, wo sie fast immer entdeckt werden. Problematischer sind die als Folge falscher Stammdaten entstandenen Fehlinformationen für die Kostenrechnung.

Die Buchhaltung bietet für die Kollegen aus der Kostenrechnung eine Dienstleistung. Sie verbucht Kosten und Erlöse mit Kostenstellen und Kostenträger und gibt die Informationen weiter. Kommt es hier zu Fehlern, z. B. eine falsche Kostenstelle oder eine falsche Kostenart, wird das in der Regel nicht erkannt. In der Buchhaltung fehlt das dazu notwendige Fachwissen, in der Kostenrechnung fehlt die Möglichkeit, die Datenquelle zu beobachten. Versteckte, zu spät oder nicht erkannte Fehler führen zu falschen Informationen im Rechnungswesen. Daran können falsche Berechnungen und falsche Zahlungen geknüpft werden. Größer können die Auswirkungen sein, wenn bereits Entscheidungen aufgrund der nicht korrekten Informationen getroffen wurden.

Aufwand und Risiko

Fehler in der Buchhaltung, systematisch oder sporadisch, lassen zunächst einmal die Frage aufkommen, ob die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten werden. Der Grundsatz der Richtigkeit muss gewährleistet werden. Die Buchhaltung muss also Maßnahmen ergreifen, um die Fehler zu korrigieren und abzustellen.

Es entsteht ein oft erheblicher Aufwand, wenn Fehler aus den Stammdaten korrigiert werden müssen. Sind die Fehler entdeckt, müssen Buchungen storniert und neu erstellt werden. Eine Dokumentation ist notwendig. Wenn externe Stellen betroffen sind (z. B. zu späte Zahlung von Eingangsrechnungen oder zu frühe Mahnung von Kunden), entsteht ein Reputationsverlust.

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Schlagworte zum Thema:  Stammdaten, Buchhaltung

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