17.07.2015 | Serie Wie Kasseneinnahmen und -ausgaben erfasst werden können

Registrierkassen: Speicherabfragen ermöglichen detaillierte Berichte

Serienelemente
Diese Dokumentationspflichten müssen bei Kassenführung durch EDV-Registrierkassen erfüllt werden.
Bild: Haufe Online Redaktion

Elektronische Registrierkassen haben die manuelle Kassenführung in vielen Betrieben verdrängt. Wie hier die einzelnen Berichtsformen beurteilt werden, zeigt Serienteil 2.

In der Praxis haben sich elektronische Registrierkassen (EDV-Registrierkassen) gegen die manuelle Kassenführung durchgesetzt. Sie erfassen alle einzelnen Kasseneinnahmen und -ausgaben. In der Regel haben sie mehrere Speicher, auf denen die Umsätze nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen gesammelt werden können. Die Speicher lassen sich abfragen. Über die Abfragen werden Berichte in Form von Belegen ausgedruckt.

Es sind zu unterscheiden:

  • X-Abfragen und
  • Z-Abfragen.

X-Abfragen: Zwischenstände ohne laufende Nummer zur Information

Diese betreffen die Zwischenstände des betreffenden Speichers. Hierbei wird der Speicher nicht gelöscht und auf null gestellt. Die X-Abfragen enthalten keine laufenden Nummern. Sie sind daher zur Kontrolle nicht geeignet. Sie dienen nur zur Information über die Zwischenstände der Kassenspeicher.

Z-Abfragen: Speicherabfragen mit anschließender Löschung

Mit Z-Abfragen werden die Stände der Speicher abgefragt. Gleichzeitig wird der betreffende Speicher gelöscht, also auf null gestellt. Die Ausdrucke von Z-Abfragen erhalten laufende Nummern. Die Abfrageberichte der meisten Registrierkassentypen enthalten folgende Angaben:

  • Name des Geschäfts,
  • Tagesumsätze – brutto und netto,
  • Z-Zähler (laufende Nummer des Z-Abschlags),
  • Stornierungen und Retouren,
  • Zahlungsart – bar, Scheck, EC-Karte, Kredit,
  • Kundenzahl – fortlaufend insgesamt oder täglich,
  • Uhrzeit des durchgeführten Z-Abschlags.

Hinweis: Was der Prüfer aus der Z-Abfrage schließen kann

Die Uhrzeit des Z-Abschlags ist für den Außenprüfer wichtig. Er gleicht die Uhrzeiten der Z-Abschläge mit den Geschäftszeiten ab. Wurden Z-Abschläge vor Geschäftsschluss durchgeführt, folgert der Außenprüfer, dass die Einnahmen bis zum Geschäftsschluss fehlen.

Aufbewahrungspflicht für Z-Abfrageberichte

Für die Überprüfung der Registrierkassen sind daher die Z-Abfragen wichtig. Für sie besteht nach den Verwaltungsanweisungen eine strikte Aufbewahrungspflicht. Können sie nicht vollzählig vorgelegt werden – das ist erkennbar, wenn Lücken in der fortlaufenden Nummernfolge bestehen –, besteht ein erheblicher Mangel in der Kassenführung.

Dokumentationspflicht bei Kassenführung durch EDV-Registrierkassen

Für die EDV-Registrierkassen gelten die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), die durch Verwaltungsanweisung mitgeteilt worden sind (BMF, Schreiben v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003, BStBl I, 2014,1450).

Die Eingaben müssen hiernach dokumentiert werden und prüfbar sein. Es sind auch die zur Registrierkasse gehörenden Organisationsunterlagen, die Bedienungsanleitungen und die Programmabrufe aufzubewahren und bei einer Außenprüfung vorzulegen.

Hierfür ist der Unternehmer verantwortlich. Können die Unterlagen nicht vorgelegt werden, ist das Finanzamt verpflichtet, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen.

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Schlagworte zum Thema:  Einnahmenüberschussrechnung, Einnahmen, Barzahlung, Kassenführung

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