03.08.2012 | Serie Repräsentationskosten

Angemessenheit der Repräsentationskosten prüfen und Aufzeichnungspflichten erfüllen

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Wichtig ist bei Repräsentationskosten, die Angemessenheit der Kosten und die Erfüllung der Aufzeichnungspflichten.
Bild: Haufe Online Redaktion

Bei Aufwendungen, die als Repräsentationskosten zählen, kommt es für den Betriebsausgabenabzug nicht nur auf die Veranlassung an, sondern auch auf die Höhe. Das Finanzamt wird bei unüblich hohen Beträgen prüfen, ob die Aufwendungen angemessen sind oder nicht. Außerdem sind bestimmte Aufzeichnungspflichten zu erfüllen.

Das Finanzamt prüft die Angemessenheit von Repäsentationkosten

Bei unüblichen bzw. unüblich hohen Aufwendungen wird das Finanzamt immer eine Angemessenheitsprüfung vornehmen. Die Angemessenheitsprüfung erfolgt z. B.

bei der Unterbringung von Geschäftsfreunden in einem fremden Beherbergungsbetrieb gegen Entgelt,

  • bei der Unterhaltung von Gästehäusern am Ort des Betriebs,
  • bei der Miete oder Anschaffung eines Sportflugzeugs, um Dienst- oder Geschäftsreisen durchzuführen,
  • bei der Miete eines Schiffes als Konferenzräume.

Was "Allgemeine Verkehrsauffassung" bedeutet

Die allgemeine Verkehrsauffassung soll sich nach der Anschauung breiter Bevölkerungskreise richten und nicht nur nach der Auffassung der beteiligten Wirtschaftskreise. Es ist darauf abzustellen, ob ein ordentlicher und gewissenhafter Unternehmer angesichts der erwarteten Vorteile die Aufwendungen auf sich genommen hätte. Die Umstände des Einzelfalls sind  entscheidend. Es ist die Anschauung des Gerichts - unter Berücksichtigung der dem Gericht bekannten Auffassung unvoreingenommener und urteilsfähiger Staatsbürger - maßgebend.

Aufzeichnungspflichten für bestimmte zu Repräsentationskosten zählenden Aufwendungen

Soweit der Unternehmer Aufwendungen i. S. v. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nrn. 1 - 4, 6b und 7 EStG tätigt, muss er diese für jede Gruppe einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzeichnen (§ 4 Abs. 7 EStG). Derartige Aufwendungen sind insbesondere

  • Geschenke,

  • Bewirtung,

  • Gästehäuser,
  • Jagd,

  • Fischerei,
  • Arbeitszimmer.

Das gilt auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn im Wege der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.

Nur bei Vorliegen dieser Voraussetzung, also nur, wenn diese strengen Aufzeichnungspflichten beachtet wurden, können diese Aufwendungen, soweit sie nicht ohnehin vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen sind, gewinnmindernd berücksichtigt werden.

Das gilt selbst dann, wenn mittels eines in § 4 Abs. 5 EStG genannten Wirtschaftsguts (vgl. obige Aufzählung) eine unternehmerische Tätigkeit ausgeübt wird. Zu denken ist beispielsweise an einen Betrieb, der Segeljachten gewerblich vermietet.

Möglichkeit der Steuerpauschalierung: Für den Geschäftsfreund die Steuer übernehmen

Der Unternehmer, der aus betrieblichem Anlass ein Geschenk macht, kann die Steuer für den geldwerten Vorteil pauschal mit 30 % übernehmen (§ 37b EStG). Das betrifft allerdings nur Sachzuwendungen, nicht Geldgeschenke. Die Pauschalierungsmöglichkeit gilt für alle Geschenke i. S. d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG, unabhängig davon, ob der Zuwendende die Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehen darf und ob der Empfänger ein Geschäftsfreund oder ein Arbeitnehmer ist. 

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Schlagworte zum Thema:  Repräsentationskosten, Betriebsausgaben

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