20.11.2012 | Top-Thema Rechtssicheres Mail-System "De-Mail"

De-Mail-Authentifizierung und Registrierung

Jahresabschluss 2012 - Finance

Kapitel
De-Mail-Authentifizierung und Registrierung
Bild: Haufe Online Redaktion

Die De-Mail-Dienste werden von Privatunternehmen erbracht. Diese müssen hierbei Anforderungen in Bezug auf die Technik, ihre Zulassung und die zu erbringenden Dienste beachten. Für die Nutzung müssen sich die Teilnehmer einer Identitätsüberprüfung unterziehen.

Nutzer können ihre De-Mail-Adresse anschließend den gewünschten Kommunikationspartnern mitteilen. Erst nach dieser Bekanntgabe (Zugangseröffnung) ist der Austausch von De-Mails möglich.

Bisher nur drei De-Mail-Anbieter
Bislang haben sich die drei folgenden Anbieter dem aufwändigen und langfristigen De-Mail-Zertifizierungsprozess unterzogen, wobei diese Zertifizierung bei United Internet noch läuft, während sie bei der Telekom und Francotyp-Postolia bereits abgeschlossen ist:  

  • Deutsche Telekom
  • United Internet
  • Francotyp-Postalia

Sie stehen momentan sowohl Unternehmen als auch Privatanwendern zur Verfügung. United Internet bietet De-Mail über seine beiden Töchterunternehmen GMX und Web.de an, die bisher vor allem für ihre E-Mail-Postfächer bekannt waren.

Authentifizierung obligatorisch
Um an den De-Mail-Diensten teilnehmen zu können, müssen sich alle Nutzer vorab einer Identitätsüberprüfung unterziehen. Für Privatpersonen gibt es dabei unterschiedliche Optionen, die zudem von Anbieter zu Anbieter abweichen.

Eine Authentifizierung erfolgt zum Beispiel über eine:

  • Ausweiskontrolle in den bundesweit rund 750 T-Shops (Telekom) oder in den ca. 800 TNT/Hermesshops (z. B. bei Francotyp-Postalia und Telekom)
  • Online-Identitätsüberprüfung mittels des elektronischen Personalausweises (eID-Funktion), sofern der Anwender diese Option auf dem elektronischen Ausweis freigeschaltet hat und über ein entsprechendes Lesegerät verfügt (z. B. bei Francotyp-Postalia und Telekom)
  • Überprüfung der Ausweispapiere (optional) nach Terminvereinbarung auch per Hausbesuch (z. B. bei United Internet)
  • Identitätsprüfung anhand einer einfachen PIN-Eingabe, sofern den Anbietern bereits eine bestehende, verifizierte Rechnungsadresse vorliegt (z. B.  bei Kunden von GMX und Web.de).

De-Mail-Adressen richtig registrieren
Die Registrierung einer De-Mail-Adresse kann online erfolgen. Normalerweise wird der reale Name des Nutzers für die De-Mail-Adresse verwendet; optional sind aber auch Abkürzungen bzw. Varianten möglich, wie zum Beispiel:

  • Hans-Peter.Meier@provider.de-mail.de

  • Ha_Pe.Meier@provider.de-mail.de

Werden bei einem De-Mail-Anbieter mehrere Personen gleichen Namens geführt, werden die Adressen durch einen Punkt und eine folgende Zahl ergänzt, um die Eindeutigkeit der Adressen zu gewährleisten:

  • Hans-Peter.Meier.02@provider.de-mail.de

Ebenfalls können zusätzlich zu einem bestehenden De-Mail-Konto und der dazugehörigen Klarnamenadresse Pseudonymen verwendet werden. Um sie kenntlich zu machen, wird dem Namen das Präfix „pn_“ vorangestellt:

  • pn_MeiersPitt@provider.de-mail.de

Betriebliche De-Mail  nicht Firmenname beinhalten
Bei juristischen Personen wird der Firmenname üblicherweise Bestandteil der De-Mail-Adresse sein. Antragsteller für eine De-Mail-Domain müssen etwa nachweisen, dass sie die entsprechende De-Domain bereits besitzen. Zudem muss eine eindeutige Zuordnung der Firma zu der De-Mail-Adresse möglich sein. Dafür dürfen Unternehmen im Gegensatz zu Privatpersonen  De-Mail-Adressen für Personengruppen (z. B. Abteilungen) einrichten (z. B. Buchhaltung@unternehmensame.de-mail.de). In diesem Fall muss sich nicht jedes Gruppenmitglied einer Identifizierung unterziehen.

Tipp: Unternehmen, die Gruppen-De-Mails führen, sollten die einzelnen Gruppenmitglieder sowie ihre Nutzungsrechte aufzeichnen. Denn: Kommt es zu einem Missbrauch, haftet dafür in der Regel der Geschäftsführer (bei Behörden der Leiter).

Nutzer muss sein Postfach bekanntgeben
Bevor ein De-Mail-Nutzer sein Konto für den Nachrichtenaustausch mit Behörden oder Unternehmen verwenden kann, muss er die Kommunikationspartner über die Existenz seines Kontos informieren. Diese sogenannte Zugangseröffnung ist auch Voraussetzung dafür, dass Ämter beispielsweise Bescheide oder andere Schriftstücke an die De-Mail-Adresse zustellen dürfen. Von sich aus können die Behörden nicht aktiv werden.

Tipp: Liegt eine Zugangseröffnung vor, sollten Sie Ihr De-Mail-Postfach wöchentlich prüfen, denn De-Mails gelten nach dieser Frist in jedem Fall als gelesen! Das kann bei der Zustellung von Steuerbescheiden in ein De-Mail-Postfach fatale Auswirkungen haben. Einige Unternehmen kündigen den Empfängern per SMS an, dass eine De-Mail verschickt wird.

Schlagworte zum Thema:  De-Mail, Kommunikation, E-Mail

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