21.07.2015 | Serie Wie Kasseneinnahmen und -ausgaben erfasst werden können

PC-Kassensysteme mit erweiterter Speichermöglichkeit

Serienelemente
PC-Kassensysteme - nachträgliche Veränderungen müssen protokolliert werden
Bild: Haufe Online Redaktion

Moderne PC-gestützte Kassen, sog. PC-Kassen oder PC-Kassensysteme sind immer häufiger im Einsatz. Im Unterschied zu den elektronischen Registrierkassen ist ihre Speicherfähigkeit nahezu unbeschränkt. Sie ist lediglich von der Größe der Festplatte des PCs abhängig. So ist es bei diesen Kassensystemen möglich, über Jahre hinweg die Einzelbuchungen in den Speichern zu belassen. Wie die Kassenführung mit PC-Kassen ausgewertet und beurteilt wird und was hinsichtlich der Dokumentationspflichten beachtet werden muss, beleuchtet der 3. Serienteil.

X-Abschlag: Auswertung aller Kassenzugänge und -abgänge

Der X-Abschlag ist eine Auswertung aller an der Computerkasse verkauften Waren und geleisteten Zahlungen des Tages und gibt Auskunft darüber, welche Waren wie oft und zu welchem Preis verkauft wurden. Dieser kann im Übrigen auch nach Artikelgruppen mit Gesamtpreisen sortiert sein. Er kann zu jeder Zeit und beliebig oft durchgeführt werden.

Z-Abschlag: Letzte Tagesaktion

Der Z-Abschlag wird auch Tagesabschluss genannt und ist die letzte Aktion an der Computerkasse.

Es werden alle an der Computerkasse getätigten Einnahmen und Ausgaben (Bargeld und Bargeldlos) abgerechnet sowie alle getätigten Umsätze pro Artikel und nach Gruppen. Da er den Saldo des Tages und die Basis für den folgenden Tag darstellt, sollte er nicht beliebig wiederholbar sein.

Beim Z-Abschlag wird nicht der in dem Z-Abschlag zusammengefasste Datenbestand in dem betreffenden Speicher gelöscht. Das hat zur Folge, dass auch noch nach einem Z-Abschlag auf die Einzelbuchungen zugegriffen werden kann.

Dokumentationspflichten bei der Kassenführung durch PC-Kassensysteme

Im Unterschied zu den elektronischen Registrierkassen ist es grundsätzlich möglich, Einzelbuchungen zu verändern, ohne dass dieses erkennbar wird. Es werden also nicht unbedingt Stornobuchungen ausgewiesen, wie es für Registrierkassen üblich ist. Es mag technisch zwar möglich sein, die Software so zu programmieren, dass Veränderungen nicht mehr spurlos möglich sind. Das ergibt aber erst eine Überprüfung des betreffenden Kassensystems.

Achtung: Nachträgliche Veränderung der Buchungen

Sind Veränderungen der Buchungen nachträglich möglich, verstößt die Kassenführung gegen § 239 Abs. 3 HGB und § 146 Abs. 4 AO. Es handelt sich dann um einen schweren Verstoß gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.

Änderungen, die nach der Buchung vorgenommen werden, müssen feststellbar bleiben. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen müssen daher so protokolliert werden, dass die Voraussetzungen von § 146 Abs. 4 AO oder § 239 Abs. 3 HGB erfüllt sind (BMF, Schreiben v. 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003, Rz. 58, 59, BStBl I, 2014, 1450).

Verstoß gegen die Dokumentationspflicht bei der Kassenführung von PC-Kassensystemen

Ein PC-Kassensystem wurde von einem Finanzgericht geprüft und als nicht geeignet abgelehnt, weil es nachträgliche Veränderungen ohne entsprechende Protokollierung erlaubte, sodass die Veränderungen später nicht nachvollzogen werden konnten. Die Z-Abschläge enthielten keine Stornobuchungen. Das sah das Gericht als gegen die Lebenserfahrung verstoßend und damit nicht glaubhaft an, da in einem Unternehmen des betreffenden Geschäftszweigs Stornobuchungen üblich seien. Hieraus schloss das Gericht, dass nach dem Programm mögliche unbemerkte Veränderungen der Buchungen auch tatsächlich erfolgt waren und damit gegen § 146 Abs. 4 AO verstoßen worden ist (Niedersächsisches Finanzgericht, Beschluss v. 2.9.2004, 10 V 52/04).

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Schlagworte zum Thema:  Einnahmenüberschussrechnung, Einnahmen, Barzahlung, Kassenführung

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