22.03.2012 | Buchführung & Kontierung

Lohnbuchhaltung – steuerfreie Zuschläge: Einzelabrechnung erforderlich

Pauschale Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit sind nur dann steuerfrei, wenn sie als Abschlagszahlungen oder Vorschüsse geleistet werden. Zum jährlichen Abschluss des Lohnkontos muss eine Einzelabrechnung erfolgen.

In einem aktuellen Urteilsfall wurden die Zuschläge pauschal ohne Ansehung der von den Mitarbeitern im Einzelnen tatsächlich zu den begünstigten Zeiten geleisteten Arbeitsstunden gewährt.

Nach Meinung des BFH können solche Zuschläge aber nur dann nach § 3b EStG steuerbefreit sein, wenn sie - anders als im Streitfall - durch Einzelabrechnung der tatsächlich geleisteten Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit zugeordnet werden (BFH, Urteil v. 8.12.2011, VI R 18/11).

Die Zuschläge sind jeweils vor Erstellung der Lohnsteuerbescheinigung, somit regelmäßig spätestens zum Ende des Kalenderjahres bzw. beim Ausscheiden des Arbeitnehmers aus dem Dienstverhältnis, zu errechnen. Dabei ist für die Ermittlung der im Einzelnen nachzuweisenden Zuschläge auf das Kalenderjahr oder, im Fall des Ausscheidens aus dem Dienstverhältnis, auf den Zeitraum vom Beginn des Kalenderjahres bis zum Ausscheiden aus dem Dienstverhältnis abzustellen.

Stimmt die Summe der Pauschalzahlungen mit der Summe der für den in Betracht kommenden Zeitraum ermittelten steuerfreien Zuschläge nicht überein und hat der Arbeitnehmer weniger zuschlagspflichtige Stunden geleistet, als durch die Pauschalzahlungen abgegolten sind, so ist die Differenz zwischen der Pauschale und dem sich bei der Einzelberechnung ergebenden Betrag steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Praxistipp: Sonderfälle

Auf die Einzelabrechnung kann nur in Sonderfällen verzichtet werden, wenn die Arbeitsleistungen fast ausschließlich zur Nachtzeit zu erbringen und die pauschal geleisteten Zuschläge so bemessen sind, dass sie auch unter Einbeziehung von Urlaub und sonstigen Fehlzeiten - aufs Jahr bezogen - die Voraussetzungen der Steuerfreiheit erfüllen. Unter Wahrung dieser Voraussetzungen hatte der BFH pauschale Nachtzuschläge bei einer Bäckerei anerkannt (BFH, Urteil v. 22.10.2009, VI R 16/08; BFH/NV 2010 S. 201).

 

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