05.04.2016 | Top-Thema Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung

GoBD: Merkmale von elektronischer und klassischer Buchhaltung

Kapitel
Achten Sie auf eine übersichtliche und geordnete Belegablage
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Jedes Buchführungssystem – ob klassisch oder elektronisch – muss diese klassischen Merkmale erfüllen. Nachfolgend werden diese einzelnen Merkmale detailliert beschrieben.

Buchführungswahrheit – tatsächliche und wahre Geschäftsvorfälle

Die aufgezeichneten Geschäftsvorfälle müssen den tatsächlichen und belegmäßigen Verhältnissen entsprechen.  Meint, die kontenmäßige Abbildung des jeweiligen Vorgangs muss auch zutreffend und vollständig erfasst sein.

Buchführungsklarheit bzw. -ordnung – systematisches Erfassen und geordnetes Sammeln

Die Geschäftsvorfälle müssen systematisch erfasst und durch übersichtliche, eindeutige und nachvollziehbare Buchungen aufgezeichnet werden. Die Belegsammlung hierzu darf nicht planlos erfolgen. Sie muss entsprechend einer bestimmten Ordnung aufgebaut sein. Aufzeichnungen und die damit verbundene Belegablage müssen deshalb nach bestimmten Ordnungsprinzipien vorgenommen werden. Grundsätzlich ist zwar kein bestimmtes Prinzip vorgeschrieben.  Aufzeichnungen müssen jedoch leicht nachvollziehbar und ebenso leicht den Belegen zugeordnet werden können.

Praxis-Tipp:  Buchungen müssen grundsätzlich getrennt erfasst werden

Werden Geschäftsvorfälle nicht getrennt (einzeln) verbucht, verstößt das grundsätzlich gegen das Prinzip der Buchführungsklarheit und -ordnung. Deshalb dürfen beispielsweise bare und unbare Geschäfte oder steuerpflichtige und steuerfreie Umsätze nicht einheitlich oder zusammengefasst verbucht werden. Vorgänge dieser oder ähnlicher Art sind zwingend als einzelne Vorgänge und somit getrennt voneinander zu verbuchen.

Ferner sind die Aufzeichnungen bei der sog. doppelten Buchhaltung einzeln und sachlich nach Konten geordnet darzustellen. Sie müssen unverzüglich leicht lesbar gemacht werden können – auch für vergangene Zeiträume. Zudem muss es möglich sein, jederzeit – auch für zurückliegende  Zeitpunkte – eine Bilanz oder einen sonstigen Zwischenstatus zu erstellen.

Vollständigkeit – vollständiges und lückenloses Aufzeichnen

Der Grundsatz der Vollständigkeit erfordert ein vollzähliges und lückenloses Aufzeichnen aller Geschäftsvorfälle. Dabei darf auch der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht nicht unberücksichtigt bleiben. Die Aufzeichnungspflicht umfasst nicht nur die in Geld bestehenden Leistungen und Gegenleistungen, sondern alle für das Verständnis der Geschäftsvorfälle notwendigen Informationen. Dazu gehören beispielsweise auch der Inhalt des Geschäfts und der Name des Vertragspartners. Dabei sind sowohl branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten als auch Zumutbarkeitspunkte zu beachten.

Praxis-Beispiel: Entbehrliche Aufzeichnungen aus BMF-Schreiben

Die Kundenadressdaten müssen nicht aufgezeichnet werden, wenn eine PC-Kasse ohne Kundenverwaltung im Einzelhandel eingesetzt wird. Ebenso ist der Taxiunternehmer nicht gezwungen, die Kundenadressdaten aufzuzeichnen, wenn sein Taxameter dies nicht unterstützt.

Werden jedoch Detailaufzeichnungen als Grundaufzeichnungen zur Erfüllung der Einzelaufzeichnungspflicht aus anderen als steuerlichen Gründen geführt (z. B. bei Kartenzahlung im Einzelhandel), müssen diese Daten auch steuerlich aufbewahrt und in maschinell auswertbarer Form vorgehalten werden. Für vorgenommene Detailaufzeichnungen aus anderen als steuerlichen Gründen entfällt das Argument der Zumutbarkeit und der Praktikabilität.

Das vom Unternehmer eingesetzte DV-System muss eine vollständige und lückenlose Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle ermöglichen. Das beinhaltet Plausibilitätskontrollen sowohl inhaltlich als auch bei den Dateneingaben, die automatisierte Vergabe von Datensatznummern, Lückenanalysen bzw. Überprüfungen zur Vermeidung von Mehrfachbelegung bei Belegnummern usw. Diese Voraussetzungen der Vollständigkeit erfordert bestimmte Maßnahmen organisatorischer und ggf. technischer Art. So muss beispielsweise durch geeignete Mechanismen verhindert werden, dass ein und derselbe Geschäftsvorfall doppelt oder überhaupt nicht aufgezeichnet wird. Deshalb muss das eingesetzte System so ausgelegt werden, dass eine Rechnung oder ein Bon nicht ausgestellt werden kann, ohne dass dieser Vorgang buchhalterisch erfasst und festgeschrieben wird.

Buchungen dieser Art dürfen im Hauptbuch nur dann verdichtet aufgezeichnet werden, wenn die aufgezeichneten Einzelpositionen aus den Grundaufzeichnungen oder aus dem Journal ersichtlich sind.

Nachvollziehbarkeit – Verarbeitung muss leicht verfolgt werden können

Der Grundsatz der leichten Nachvollzieh- und Nachprüfbarkeit ergibt sich nicht nur aus dem steuerlichen Bereich, sondern auch aus dem Handels- und ggfs. Berufsrecht. Nachvollziehbarkeit bedeutet, dass die Verarbeitung der einzelnen Geschäftsvorfälle mit dem  dabei angewandten Buchhaltungssystem bzw. Aufzeichnungsverfahren relativ einfach verfolgt werden können muss. Jeder (Buchungs-)Vorgang muss durch einen Beleg nachgewiesen werden können. Insofern gilt auch hier der eherne Buchhaltergrundsatz "keine Buchung ohne Belege". Leicht nachprüfbar heißt, dass die Aufzeichnungen so beschaffen sein müssen, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle einerseits und über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens andererseits verschaffen kann.

Die Entstehung und die Abwicklung eines Geschäftsvorgangs müssen sich lückenlos progressiv und retrograd überprüfen lassen ("vom Beleg zur Buchung bzw. von der Buchung zum Beleg"). Die progressive Prüfung eines Geschäftsvorfalls beginnt beim Beleg. Sie führt über die Grundaufzeichnungen (im Grundbuch) und das Journal zu den Buchhaltungskonten. Aus den Konten müssen die Entwicklung der Bilanz sowie der GuV und in deren weiterer Folge die Daten der Steueranmeldungen bzw. -erklärungen nachvollziehbar sein. Die retrograde Prüfung beginnt bei der Buchung bzw. beim Ansatz in der Bilanz bzw. GuV und endet beim Beleg.

Praxis-Tipp: Nachvollziehbarkeit gilt für die gesamte Aufbewahrungsdauer

Sowohl progressive als auch retrograde Prüfungen müssen für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist und für jeden einzelnen Verfahrensschritt möglich sein. Ebenso müssen die Verfahrensdokumentationen, die zum Verständnis der Buchführung bzw. der Aufzeichnungen notwendig sind, jederzeit möglich sein. Neben diesen klassischen Aufzeichnungen müssen alle Unterlagen bereitgehalten werden und lesbar sein, die zum Verständnis der Aufzeichnungen notwendig sind.

Zeitnähe durch geordnete und übersichtliche Belegablage

Die Erfassung der Geschäftsvorfälle hat in einem zeitlichen Zusammenhang zum Geschäftsvorfall und zeitlich chronologisch zu erfolgen. Die GoB und die GoBD verlangen eine laufende und aktuelle Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle im Journal. Dabei können diese Grundaufzeichnungen auch auf Dauer durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt werden. Nicht statthaft ist, dass Geschäftsvorfälle längere Zeit offengehalten werden und sich dadurch Möglichkeiten ergibt, den betreffenden Geschäftsvorfall später anders darzustellen. Sofern die Aufzeichnungen in zeitlichen Abständen erfolgen, muss der Unternehmer Maßnahmen zur Sicherung der Ursprünglichkeit und der Vollständigkeit ergreifen.

Achtung – Kassenbewegungen müssen grundsätzlich täglich und damit aktuell aufgezeichnet werden

Kasseneinnahmen und -ausgaben müssen grundsätzlich täglich aufgezeichnet und verbucht werden. Allerdings kann eine Erfassung unbarer Vorgänge unter bestimmten Voraussetzungen innerhalb von 10 Tagen unbedenklich sein.

Periodengerechte Aufzeichnungen sowohl bei Buchhaltungspflichtigen als auch bei nicht Buchhaltungspflichtigen sind unter folgenden Bedingungen möglich:

  • Die unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats werden bis zum Ablauf des folgenden Monats in den Büchern bzw. vergleichbaren Aufzeichnungen erfasst und
  • organisatorisch ist sichergestellt, dass die fraglichen Unterlagen bis zur Erfassung nicht verloren gehen und verändert werden können. Das kann beispielsweise durch laufende Nummerierungen der ein- und ausgehenden Rechnungen, durch elektronische Grundaufzeichnungen in einem Kassensystem, Warenwirtschaftssystem oder Fakturierungsprogramm erfolgen.

Die Geschäftsvorfälle sind buchhalterisch periodengerecht ihren Abrechnungszeiträumen zuzuordnen. Als Abrechnungsperiode oder -zeitraum kann ein Geschäftsjahr oder eine gesetzlich vorgeschriebene kürzere Zeitdauer gelten. Werden für Erfassung und Belegsicherung DV-Systeme verwendet, stellen längere Fristen für die Belegerfassung bzw. -sicherung dann kein Problem dar, wenn sichergestellt ist, dass eine unprotokollierte Änderung der Vorgänge nicht möglich ist.

Lesbarkeit muss dauerhaft gewährleistet sein

Die Aufzeichnungen müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist lesbar sein. Bei einer Umstellung des Systems ist die Lesbarkeit der "Altunterlagen" sicherzustellen.

Auswertbarkeit muss gesichert sein

Die elektronische Auswertbarkeit muss ebenfalls für die Zeitdauer der Aufbewahrungsfrist gegeben sein. Auswertbarkeit bedeutet, dass auch das Altsystem gdpdu-fähig sein muss.

Unveränderbarkeit – ursprünglicher Inhalt muss immer erkennbar bleiben

Aufgezeichnete Geschäftsvorfälle dürfen nicht verändert werden. Ihr ursprünglicher Inhalt muss immer feststellbar bleiben. Auch der Buchungszeitpunkt muss immer erkennbar bleiben. Änderungen elektronischer Buchungen müssen zwingend protokolliert werden. Ebenso dürfen elektronische Belege grundsätzlich nicht verändert werden. Sind Änderungen dennoch notwendig, dürfen sie nicht ohne Protokollierung vorgenommen werden. Dabei muss die ursprüngliche Ausfertigung bzw. Fassung als geänderter Vorgang klar und eindeutig sichtbar sein. Ferner muss erkennbar sein, wie der Vorgang geändert worden ist. Auch notwendige Änderungen von Stammdaten müssen so protokolliert werden, dass deren Veränderungen sich nachvollziehen lassen. Zudem sind Änderungen im elektronischen Verfahren immer zwingend zu dokumentieren. Hierbei sind beispielsweise Verarbeitungsprotokolle und Verfahrensdokumentationen hilfreich.

Praxis-Beispiel: Veränderung von Stammdaten

Geschäftspartner G verlegt im Jahr 16 seinen Betriebssitz in eine andere Stadt. Die neue Anschrift wird richtigerweise in den Stammdaten eingepflegt. Auch in späteren Jahren muss anhand der elektronischen Daten ersichtlich sein, wann G seine Geschäftsanschrift geändert hat und wo sein Sitz vorher war.

Schlagworte zum Thema:  Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, Buchführung, Buchhaltung, Archivierung, GoBD

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