05.04.2016 | Top-Thema Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung

GoBD: Anforderungen und Verantwortlichkeit

Kapitel
Verantwortlich ist der Unternehmer
Bild: Project Photos GmbH & Co. KG

Im 2. Teil unseres Top-Themas gehen wir auf die Verantwortlichkeit einer ordnungsgemäßen Buchhaltung und die Anforderungen, die das an die Buchhaltung stellt, ein.

Verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung bzw. der Aufzeichnungen ist grundsätzlich der Unternehmer selbst. Dies gilt auch dann, wenn er diese Arbeiten oder Teile davon fremden Dritten zum Erledigen übertragen hat. Das ist stets der Fall, wenn Teile des gesamten Systems aus organisatorischen oder technischen Gründen ausgelagert wurden (z. B. Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung usw.). Als fremder Dritter in diesem Sinne gilt auch der beauftragte Steuerberater oder das beauftragte Buchhaltungsbüro.

Anforderung an die Buchhaltung

Bücher und Aufzeichnungen müssen so geführt sein, dass ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit sich einen Überblick über die Aufzeichnungen verschaffen kann. Elektronische Aufzeichnungen unterliegen auch diesbezüglich den gleichen Prinzipien wie manuell geführte Bücher oder Aufzeichnungen. Die GoB bzw. GoBD erstrecken sich damit nicht nur auf die elektronische Buchführung bzw. die Aufzeichnung als solche, sondern auch auf die in diesem Zusammenhang verwendeten DV-Verfahren und die ihnen zugrunde liegenden Strukturen.

Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze müssen immer gewährleistet sein

Das bedeutet, dass bereits bei der Entwicklung und Freigabe der entsprechenden Produkte und Verfahren bzw. der eingesetzten Software die Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze beachtet werden müssen. Auch eine spezfizierte Anpassung der elektronischen Systeme an individuelle Anforderungen des Unternehmens darf deshalb nicht dazu führen, dass dadurch die Ordnungsmäßigkeit verloren geht. Sie muss vielmehr für das komplette System und für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist zwingend erhalten bleiben. Sofern Buchführung, Aufzeichnungen und Systematik des Unternehmers den Grundsätzen der GoBD entsprechen, besteht kein Anlass, deren Richtigkeit zu bezweifeln. Werden danach, z. B. durch eine Betriebsprüfung, Buchführungsmängel festgestellt, müssen diese ausführlich begründet und in geeigneter Form benannt werden.

Schlagworte zum Thema:  Buchhaltung, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, Archivierung, GoBD

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