24.10.2016 | Aus der Praxis - Für die Praxis

GoBD: Unveränderbarkeit und Protokollierung von Änderungen der Stammdaten

Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff: Änderungen von Stammdaten müssen protokolliert werden!
Bild: Michael Bamberger

Heute in unserer Rubrik "Aus der Praxis - Für die Praxis": Die GoBD geben die Unveränderbarkeit bzw. die Protokollierung von Änderungen bei den Stammdaten vor. Müssen in der Buchhaltungssoftware grundsätzlich die Stammdaten  protokolliert werden?

GoBD: Frage zu der Protokollierung der Stammdaten in der Software

Muss innerhalb der Buchungssoftware grundsätzlich eine Protokollierung der Stammdaten (Kunden, Adressstamm, Adresse, Steuerschlüssel, etc.) erfolgen? Nicht alle Anbieter liefern diese standardmäßig!

Antwort: Ja, auch die Stammdaten sind zu protokollieren

Auch die Stammdaten sind zu historisieren d.h. die Änderungen sind zu protokollieren!

Maßgeblich für die Beantwortung der Frage ist das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 zu den GoBD.

Darin wird eine Historisierung der Verfahrensinhalte gefordert (vgl. Tz 34):

Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation (siehe unter 10.1), die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrensinhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht.

Keine Unterscheidung von Stammdaten und Bewegungsdaten

Bei der Historisierung wird nicht zwischen Stammdaten und Bewegungsdaten unterschieden. D.h.: Auch für die Stammdaten muss eine Historie erstellt werden ( vgl. Tz 89):

Neben den Daten zum Geschäftsvorfall selbst müssen auch alle für die Verarbeitung erforderlichen Tabellendaten (Stammdaten, Bewegungsdaten, Metadaten wie z.B. Grund- oder Systemeinstellungen, geänderte Parameter), deren Historisierung und Programme gespeichert sein. Dazu gehören auch Informationen zu Kriterien, die eine Abgrenzung zwischen den steuerrechtlichen, den handelsrechtlichen und anderen Buchungen (z.B. nachrichtliche Datensätze zu Fremdwährungen, alternative Bewertungsmethoden, statistische Buchungen, GuV-Kontennullstellungen, Summenkonten) ermöglichen.

Dies ist z.B. aus folgenden Gründen erforderlich:

  • Wechsel der USt-ID  bzw. Steuernummer.
  • Sitzverlegung ( andere ust-liche Leistungsorte bzw. §13b-Sachverhalte)
  • Wegfall / Hinzutreten der Unternehmereigenschaft ( Leistungsort ! )
  • Anschriften – Nachweis zum VoSt-Abzug etc.

Warum müssen Stammdaten historisiert werden? Ein Beispiel:

In Tz. 59 ist ein Beispiel angeführt, welches ebenso die Notwendigkeit der Historisierung der Stammdaten betrifft:

Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen (vgl. Rzn. 3 bis 5) müssen daher so protokolliert werden, dass die Voraussetzungen des § 146 Absatz 4 AO bzw. § 239 Absatz 3 HGB erfüllt sind (siehe auch unter 8). Für elektronische Dokumente und andere elektronische Unterlagen, die gem. § 147 AO aufbewahrungspflichtig und nicht Buchungen oder Aufzeichnungen sind, gilt dies sinngemäß.

Beispiel 4:

Der Steuerpflichtige erstellt über ein Fakturierungssystem Ausgangsrechnungen und bewahrt die inhaltlichen Informationen elektronisch auf (zum Beispiel in seinem Fakturierungssystem). Die Lesbarmachung der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe aus dem Fakturierungssystem erfolgt jeweils unter Berücksichtigung der in den aktuellen Stamm- und Bewegungsdaten enthaltenen Informationen.

In den Stammdaten ist im Jahr 01 der Steuersatz 16 % und der Firmenname des Kunden A hinterlegt. Durch Umfirmierung des Kunden A zu B und Änderung des Steuersatzes auf 19 % werden die Stammdaten im Jahr 02 geändert. Eine Historisierung der Stammdaten erfolgt nicht.

Der Steuerpflichtige ist im Jahr 02 nicht mehr in der Lage, die inhaltliche Übereinstimmung der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe mit den ursprünglichen Inhalten bei Lesbarmachung sicher zu stellen.

Was die Historisierung der Stammdaten im Punkt 8 betrifft, richtet sich die Frage vielleicht zur Tz 111 des BMF-Schreibens:

Spätere Änderungen sind ausschließlich so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben. Bei programmgenerierten bzw. programmgesteuerten Aufzeichnungen (automatisierte Belege bzw. Dauerbelege) sind Änderungen an den der Aufzeichnung zugrunde liegenden Generierungs- und Steuerungsdaten ebenfalls aufzuzeichnen. Dies betrifft insbesondere die Protokollierung von Änderungen in Einstellungen oder die Parametrisierung der Software. Bei einer Änderung von Stammdaten (z.B. Abkürzungs- oder Schlüsselverzeichnisse, Organisationspläne) muss die eindeutige Bedeutung in den entsprechenden Bewegungsdaten (z.B. Umsatzsteuerschlüssel, Währungseinheit, Kontoeigenschaft) erhalten bleiben. Ggf. müssen Stammdatenänderungen ausgeschlossen oder Stammdaten mit Gültigkeitsangaben historisiert werden, um mehrdeutige Verknüpfungen zu verhindern. Auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.

Die Passage ist so zu verstehen, dass auch für Stammdaten eine Historie angelegt werden muss. Diese Historie muss mit der Historie der Bewegungsdaten zusammenpassen:

Beispiel USt-Schlüssel für vollen VoSt-Abzug ist „9“ (abhängig vom Buchungsjahr ergeben sich dann Steuersätze von 19%, 16% ….)

Kann für Stammdaten keine Historie erstellt werden, muss die Änderung dieser Stammdaten ausgeschlossen werden. D.h. für ein und demselben Kunden müssten bei Änderungen im Laufe der Zeit mehrere Stammdatensätze angelegt werden – mit jeweiligem Gültigkeitszeitstempel. (Ggf. müssen Stammdatenänderungen ausgeschlossen oder Stammdaten mit Gültigkeitsangaben historisiert werden, um mehrdeutige Verknüpfungen zu verhindern. Auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein). In wieweit diese Möglichkeit praktikabel ist, muss jeder Betrieb für sich beurteilen.

Schlagworte zum Thema:  GoBD, Buchhaltung, Software

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