08.07.2013 | Top-Thema Überarbeitete Grundsätze zur DV-gestützten Buchführung

Was GoBD vorsieht

Kapitel
Was GoBD vorsieht
Bild: Michael Bamberger

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ enthalten u.a. Angaben zu Belegwesen, Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, Datensicherheit und Datenzugriff.

Belegwesen
Die Beleg-, Journal- und Kontenfunktion war bereits als Tz. 2 in den GoBS behandelt. Die Belegfunktion ist nunmehr in Tz. 4 der GoBD, die Journal- und Kontenfunktion sind in Tz. 5 der GoBD beschrieben.

Die Ausführungen in den GoBD zur Belegfunktion entsprechen den allgemein bekannten GoB. Neu sind Aussagen zur Belegsicherung gegen Verlust von Informationen, zur Zuordnung zwischen Belegen und Grundaufzeichnungen oder Buchungen und zur erfassungsgerechten Aufbereitung der Buchungsbelege. Jeder Geschäftsvorfall muss eine eindeutige Belegnummer, den Buchungsbetrag oder Mengen- und Wertangaben, Währungsangabe, Buchungstext, Buchungsdatum, Buchungsperiode und den Verantwortlichen ausweisen. Besonderheiten zur Belegfunktion bei EDV-gestützten Prozessen und zu Dauersachverhalten behandeln die GoBD in Tz. 4.4.

Wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden, ergibt sich aus den GoBD, Tz. 10.1 „Verfahrensdokumentation“.

Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge und in sachlicher Ordnung
Der Steuerpflichtige hat auch nach den GoBD organisatorisch und technisch sicherzustellen, dass die elektronischen Buchungen und sonst erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Es ergeben sich diesbezüglich keine wesentlichen Änderungen gegenüber den GoBS, Tz. 1.0.

Datensicherheit
Aussagen zur Datensicherheit sind in den GoBD (Tz. 7) auch wesentlich kürzer enthalten als in den GoBS (Tz. 7). Die Beschreibung des Datensicherungskonzepts ist nunmehr ebenfalls Bestandteil der Verfahrensdokumentation (Tz. 10.1).

Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen
Dem Thema „Unveränderbarkeit, Protokollierung von Änderungen“ ist in den GoBD (Tz. 8) ein eigener Abschnitt gewidmet. Dies ist zu begrüßen, denn die GoBS enthielten hierzu Aussagen an verschiedenen Stellen, so zu Buchungen sowie zur Beleg- und Journalfunktion, was die Übersichtlichkeit einschränkte.

Aufbewahrung
Die nach steuerlichen Vorschriften zu führenden Bücher und sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen können nach § 146 Abs. 5 A0 auf Datenträgern geführt werden, soweit diese Form der Buchführung einschließlich des dabei angewandten Verfahrens den GoB entspricht. Gemäß GDPdU (Tz. I.1) sind die Daten der Finanz-, der Anlagen- und der Lohnbuchhaltung sowie andere, steuerlich relevante Daten für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten. Die diesbezüglichen Vorschriften sind nun in den GoBD, Tz. 9 enthalten.

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Dem Thema „Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit“ ist im Rahmen der GoBD ebenfalls ein eigenständiger Abschnitt gewidmet (Tz. 10). Die GoBS enthielten Aussagen hierzu wiederum an verschiedenen Stellen, so z.B. im Rahmen der Beleg-, Journal- und Kontenfunktion (Tz. 2) sowie insbesondere im Abschnitt „Dokumentation und Prüfbarkeit“ (Tz. 6).

Wesentlicher Kern ist der Unterabschnitt „Verfahrensdokumentation“ (Tz. 10.1). Die Neuaussagen zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit sind knapp und prägnant. Sie benennen die Bestandteile dieser Dokumentation und fordern Aussagen zu den Ordnungsmäßigkeitsvorschriften. Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahrensdokumentation läuft nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen noch nicht abgelaufen ist, zu deren Verständnis sie erforderlich ist.

Datenzugriff
Nach § 147 Abs. 6 AO hat die Finanzbehörde das Recht, die mit Hilfe eines DV-Systems erstellten und nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen. Dies ist der hauptsächliche Inhalt der GDPdU.

Die Methoden des Datenzugriffs gemäß GoBD (Tz. 11) entsprechen den GDPdU:

  • unmittelbarer Datenzugriff (Lesezugriff der Finanzbehörde unmittelbar auf das DV-System des Steuerpflichtigen),

  • mittelbarer Datenzugriff (Auswertung durch Steuerpflichtigen nach Vorgabe der Finanzbehörde mit anschließendem Leserecht der Finanzbehörde),

  • Datenträgerüberlassung (Überlassung eines Datenträgers mit den steuerlich relevanten Daten).

Neu ist folgende Aussage: „Enthalten elektronisch gespeicherte Datenbestände, z.B. nicht aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige, personenbezogene oder dem Berufsgeheimnis (§ 102 AO) unterliegende Daten, so obliegt es dem Steuerpflichtigen oder dem von ihm beauftragten Dritten, die Datenbestände so zu organisieren, dass der Prüfer nur auf die aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten des Steuerpflichtigen zugreifen kann. Dies kann z.B. durch geeignete Zugriffsbeschränkungen erfolgen.“

Mangels Nachprüfbarkeit akzeptiert die Finanzbehörde keine Reporte oder Druckdateien, die vom Unternehmen ausgewählte („vorgefilterte“) Datenfelder und -sätze aufführen, jedoch nicht mehr alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten enthalten.

Irritierend an den GoBD ist, dass die Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen in Tz. 10.2, also im Abschnitt über die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfung geregelt ist. Diese Tz. hätte man vielmehr im Rahmen der Aussagen über den Datenzugriff erwarten können, da sie im unmittelbaren Zusammenhang mit den geforderten Möglichkeiten des Datenzugriffs steht.

Zertifizierung und Software-Testate
Das Thema „Zertifizierung und Software-Testate“ ist in den GoBS und den GDPdU nicht geregelt. Gemäß GoBD (Tz. 12) werden Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt. „Zertifikate“ oder „Testate“ Dritter entfalten gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung.

Abschließende Wertung
Aus Unternehmenssicht sind die GoBD zu begrüßen, weil sie zum Teil nicht mehr zeitgemäße Verwaltungsvorschriften ablösen. Bei den GDPdU gab es so viele Zweifelsfragen, dass mehrere ergänzende BMF-Schreiben für Klarheit sorgen mussten. Da diese aber nur teilweise in die GoBD eingeflossen sind, bleibt zu befürchten, dass auch hier ergänzende Auslegungsregeln erforderlich werden.

>> Siehe auch umfassende Stellungnahme der Bundessteuerberaterkammer zum BMF-Schreiben

Schlagworte zum Thema:  Aufbewahrung, Buchführung, Betriebsprüfung

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