12.04.2016 | Top-Thema GoBD DV - Anforderungen an die Belege

GoBD: Papier und Elektronik – Belege und deren Handhabung

Kapitel
Belegsammlung muss eine Kontierung oder ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal aufweisen.
Bild: Haufe Online Redaktion

Die Buchhaltung muss technisch und organisatorisch so eingerichtet sein, dass die elektronischen Buchungen und die sonst erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden können. Im zweiten Teil  gehen wir deshalb u.a. auf die Grundbuchaufzeichnungen, die Journalbuchungen, das Hauptbuch und die Aufbereitung der Belege ein.

Wie eingangs erwähnt, gilt auch in der elektronischen Buchhaltung der eherne Grundsatz "keine Buchung ohne Beleg". Im Rahmen der sog. doppelten Buchhaltung müssen alle Geschäftsvorfälle in einer zeitlichen und im Rahmen einer sachlichen Gliederung aufgezeichnet werden. Die zeitliche Reihenfolge wird dabei mit den Aufzeichnungen im Grundbuch und im Journal dargestellt. Die sachliche Gliederung erfolgt im Hauptbuch (Kontenfunktion). Hier muss jeder Geschäftsvorfall auf mindestens 2 Konten (Soll und Haben) seinen Niederschlag gefunden haben. Die Buchungen im Grundbuch und im Journal können dabei zeitlich und organisatorisch auseinanderfallen. Sofern aber die Erfassung im Grundbuch eine Belegfunktion entfaltet, darf eine protokollierte Änderung darin nicht mehr vorgenommen werden können (z. B. Kassenbuch). Die so erfassten Daten dürfen auch durch die nachfolgenden Prozesse nicht mehr änderbar sein.

Abgrenzung Papier – Elektronik

Sowohl für Papiervorgänge als auch für elektronische Belege gelten inhaltlich dieselben Voraussetzungen.

Grund(buch)aufzeichnungen und Belegfunktion

Geschäftsvorfälle im Unternehmen werden i. d. R. sofort über die Grundaufzeichnungen sowohl klassisch als auch elektronisch erfasst. Damit erfolgt die Belegsicherung im Rahmen der Belegfunktion. Durch diese Maßnahme wird grundsätzlich auch die Unveränderlichkeit der entsprechenden Daten sichergestellt. Die Geschäftsvorfälle werden durch diese Grundaufzeichnungen in der zeitlichen Reihenfolge und mit ihrem richtigen und erkennbaren Inhalt buchhalterisch erfasst (= Belegfunktion). Für elektronische Grundaufzeichnungen ist kein besonderes System vorgeschrieben. Als ordnungsgemäß gilt jedes System, das die vollständige, fortlaufende und richtige Aufzeichnung ermöglicht. Im Grundbuch sind zusätzlich zu den anderen Aufzeichnungen noch das Erfassungsdatum sowie ggf. Angaben zur Festschreibung der Buchhaltung aufzunehmen.

Werden mit Hilfe eines digitalen Systems die einzelnen Geschäftsvorfälle bereits aktuell in einem Vor- oder Nebensystem, das die Erfordernisse der Grundaufzeichnungsfunktion erfüllt, erfasst, ist eine Verbuchung im Hauptsystem bis zum Ablauf des folgenden Monats nicht zu beanstanden. Im Rahmen der digitalen Grundaufzeichnungen müssen Erfassungs-, Übertragungs- und Verarbeitungskontrollen durchgeführt werden. Diese müssen sicherstellen, dass die Geschäftsvorfälle vollständig erfasst und übermittelt werden. Ferner dürfen sie danach nicht unbefugt und unprotokolliert verändert werden können. Die Kontrollen sind ebenfalls zu protokollieren. Daneben sind auch alle anderen für die Verarbeitung wichtigen Daten (Stammdaten, Bewegungsdaten, Metadaten wie Grund- oder Systemeinstellung) zu speichern und im Rahmen einer Historie zu archivieren.

Praxis-Tipp

Journalbuchungen müssen vor Löschung und Veränderung geschützt sein

Für die Verarbeitung der Geschäftsvorfälle im Journal ist eine vollständige, zeitgerechte und formal richtige Erfassung der Geschäftsvorfälle (im Rahmen der Grundaufzeichnungen) notwendig. Dabei gilt es zu beachten, dass zeitversetzte Buchungen im Journal nur dann statthaft sind, wenn die Geschäftsvorfälle

  • vorher schon vollständig und richtig verbucht wurden und
  • in den Grundaufzeichnungen erfasst sind.

Damit das Journal seine Funktion erfüllt, müssen die gespeicherten Aufzeichnungen vor Löschung und Veränderung geschützt sein. Fehlerhafte Buchungen können berichtigt oder storniert werden. Diese Vorgänge sind jedoch so zu protokollieren, dass die fehlerhafte Aufzeichnung in ihrem Ursprung erkennbar ist. Die Journalfunktion erfordert, dass die im BMF-Schreiben unter Tz. 94 aufgelisteten Daten erfasst und bereitgestellt werden.

Hauptbuch: Aufzeichnung in sachlicher Ordnung

Die aufgezeichneten Geschäftsvorfälle müssen in einer sachlichen Ordnung dargestellt sein. Diese Funktion erfolgt durch die Erfassung im sog. Hauptbuch. Dadurch wird auch ein schneller Überblick über die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens sichergestellt. Die damit zusammenhängende Kontenfunktion erfordert bei Bilanzierungspflichtigen, dass die Geschäftsvorfälle in Personen- und Sachkonten dargestellt werden müssen. Die Kontenfunktion beinhaltet, dass die im Journal chronologisch aufgezeichneten Geschäftsvorfälle in den einzelnen Konten in einer sachlichen Ordnung dargestellt sind. In den Konten müssen auch Eröffnungsbilanzbuchungen und Abschlussbuchungen aufgezeichnet werden. Falls bei der Nutzung unterschiedlicher DV-Systeme differierende Ordnungskriterien verwendet werden, müssen entsprechende Zuordnungstabellen vorhanden sein (z. B. beim Wechsel des Kontenrahmens oder bei Verwendung verschiedener Nummernkreise im Vor- und Hauptsystem). Dies gilt auch bei der elektronischen Übermittlung der Daten an die Finanzbehörde. Zuordnungen über elektronische Verlinkung oder mittels Schlüsselfeldern müssen ebenfalls nachgewiesen werden.

Was muss bei Verdichtungen im Hauptbuch beachtet werden?

Werden verdichtete Werte in das Hauptbuch übernommen, müssen die Einzelaufzeichnungen in den Vor- und Nebensystemen erhalten bleiben.

Erfassungsgerechte Aufbereitung der Buchungsbelege

Die Buchungsbelege – klassisch wie elektronisch – müssen erfassungsgerecht aufbereitet sein. Die Aufbereitung ist bei Fremdbelegen besonders wichtig, da der Unternehmer i. d. R. keinen Einfluss auf die Ausgestaltung dieser Dokumente hat. Werden für Vorgänge elektronische Meldungen ausgestellt und versandt, stellen diese Dateien mit ihrem vollständigen Inhalt die Belegfunktion dar. Sie müssen mit ihrem vollständigen Inhalt gespeichert und aufbewahrt werden. Der Inhalt eines elektronischen oder klassischen Belegs wird schlussendlich auch durch die fortwährend weiterentwickelten GoBD und materiellen steuerrechtlichen Vorschriften definiert. Das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 enthält diesbezüglich in Tz. 77 eine Tabelle, die Aufschluss über den Beleginhalt gibt.

Neben den Buchungsbelegen können auch Handels- und Geschäftsbriefe (elektronisch oder klassisch) für das steuerliche Verständnis des Geschäftsvorfalls wichtige Informationen enthalten. In diesen Fällen müssen diese Unterlagen ebenfalls als Beleg aufgearbeitet und aufbewahrt werden. Im Einzelnen können das sein:

  • Mengen- oder Wertangaben zur Erläuterung des Buchungsbetrags,
  • Einzelpreis (wichtig für die Bewertung),
  • Fälligkeit (wichtig für die Bewertung),
  • Angaben über Skonti, Rabatt usw. (wichtig für USt und Bewertung),
  • Zahlungsart (bar, unbar),
  • Angaben zu einer Steuerbefreiung.

Aufbewahrungspflicht – Belegsicherung

Sowohl in Papierform als auch elektronisch müssen die Belege zeitnah gegen Verlust und Veränderung gesichert werden. Im BMF-Schreiben vom 14.11.2014 wird davon gesprochen, die Sicherung möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung zu gewährleisten. Ein Papierbeleg wird durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Dokumente, durch Ablage und durch zeitgerechte Erfassung im Rahmen der Grundaufzeichnungen gesichert. Für eine elektronische Buchhaltung kann ein Papierbeleg auch durch Vergabe eines Barcodes und anschließendem Scannen gesichert werden. Bei elektronischen Belegen, die selbst erstellt werden (z. B. Fakturierung), kann eine laufende Nummerierung automatisch vergeben werden.

Zuordnung des Belegs zu den Grundaufzeichnungen

Grundsätzlich kann die Belegsicherung mit der Zuordnung des Belegs zu den Grundaufzeichnungen verbunden werden, sofern dies technisch und organisatorisch möglich ist. Die Zuordnung erfolgt über eindeutige Zuordnungsmerkmale, z. B. Index, Paginiernummer oder Dokumenten-ID. Falls mehrere Belege für eine Grundaufzeichnung vorliegen, müssen zusätzliche Zuordnungs- und Identifikationsmerkmale vorhanden sein, welche die Verknüpfung zwischen den Belegen und der Grundaufzeichnung bzw. Buchung darstellen. Die vergebenen Zuordnungsmerkmale müssen von den Aufzeichnungen erfasst werden, um eine progressive oder retrograde Prüfbarkeit zu ermöglichen. Das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 sagt eindeutig, dass Beleg- und Buchdatum, Kontoauszugsnummer oder der Name bei einem umfangreichen Beleganfall nicht als eindeutiges Merkmal gewertet werden kann. Fehlt daneben auf dem Beleg auch noch die Kontierung, ist eine eindeutige Zuordnung überhaupt nicht mehr ohne weiteres möglich.

Praxis-Tipp

Zuordnungsmöglichkeiten sind nicht vorhanden – Buchhaltung kann verworfen werden

In der Praxis trifft man immer häufiger Belegsammlungen an, auf denen weder eine Kontierung noch ein eindeutiges Zuordnungsmerkmal angebracht ist. Diese Aufzeichnungen entsprachen und entsprechen auch nach dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 nicht den GoBD. Im Zweifel kann die Buchhaltung anlässlich einer Betriebsprüfung verworfen werden.

Weitere Einzelheiten können Sie hierzu auch in unserem Beitrag  "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung" entnehmen. Darin sind für Sie die Begrifflichkeiten einer ordnungsmäßigen DV-Buchhaltung und die spezifischen Anforderungen an Ihre Buchhaltung und in Ihrem Unternehmen dargestellt.

Schlagworte zum Thema:  Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, Beleg, Grundbuch, GoBD, Doppelte Buchführung, Buchführung, Buchhaltung

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