12.04.2016 | Top-Thema GoBD DV - Anforderungen an die Belege

GoBD: Elektronische Ablage – was Sie dabei beachten müssen

Kapitel
Keine Inormation darf unterdrückt, überschrieben, gelöscht oder verändert werden.
Bild: MEV-Verlag, Germany

Im Rahmen der elektronischen Kommunikation werden Belege i. d. R. nicht durch das Übersenden einer Papierversion erstellt bzw. übermittelt, sondern elektronisch. Die Belegfunktion wird dabei durch die ordnungsgemäße Anwendung des jeweiligen elektronischen Verfahrens nachgewiesen.

Das angewandte Verfahren muss dabei auch die entsprechenden Voraussetzungen i. S. d. GoBD erfüllen. Die erfüllte Belegfunktion ist im Einzelnen gem. den Ausführungen im BMF-Schreiben wie folgt nachzuweisen:

  • Dokumentation der programmierten Vorschriften zur Generierung der Buchungen,
  • Nachweis bzw. Bestätigung, dass die in der Dokumentation enthaltenen Vorschriften einem autorisierten Änderungsverfahren unterlegen haben, z. B. Zugriffschutz, Versionsführung usw.,
  • Nachweis, dass ein genehmigtes Verfahren angewandt wurde,
  • Nachweis, dass die einzelnen Buchungen tatsächlich auch durchgeführt worden sind.

Bei Dauersachverhalten stellen die Ursprungsbelege die Grundlage für die späteren Buchungen (auch Automatikbuchungen) dar. Dabei sind die Ursprungsbelege mit den entsprechenden Vermerken oder Berechnungen aufbewahrungspflichtig. Die Dokumentation muss hierbei Aufschluss über die Automatikfunktion der entsprechenden Buchung geben.

Internes Kontrollsystem (IKS) – Funktionsweise protokollieren

Die Ordnungsvorschriften des § 146 AO müssen zwingend eingehalten werden. Dazu muss das Unternehmen Kontrollen einrichten, deren Funktion protokolliert werden muss.

Kontrollen dieser Art sind beispielsweise

  • Kontrollen der Zugangs- und Zugriffsberechtigung,
  • Kontrollen der Funktionstrennung,
  • Erfassungskontrollen,
  • Abstimmungskontrollen,
  • Schutzmaßnahmen gegen jedwede Veränderungen bei Programm, Daten und Dokumenten usw.

Die Ausgestaltung des IKS ist vom Umfang der Buchhaltung abhängig. Die Kontrolle hat jedoch regelmäßig – anlassbezogen – bei einem Systemwechsel zu erfolgen. Die Beschreibung des IKS gehört zur Verfahrensdokumentation.

Datensicherheit – Beschreibung ist Teil der Verfahrensdokumentation

So wie die Buchhaltungsdaten in Papierform sicher aufbewahrt werden müssen, müssen auch elektronische Daten sicher archiviert sein. Sie müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit unverändert und lesbar zur Verfügung stehen. Ist das nicht oder nicht mehr möglich, ist die Buchhaltung nicht oder nicht mehr ordnungsgemäß. Auch die Datensicherung bzw. die Beschreibung derer ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Hier ist ebenfalls der Umfang der Verfahrensdokumentation vom Umfang der Geschäftstätigkeit abhängig.

Unveränderbarkeit der Daten muss gewährleistet sein

Grundsätzlich dürfen einmal erfasste Daten nicht mehr verändert werden. Sofern sich dennoch Änderungen ergeben, sind diese zu protokollieren. Die "alten" Daten müssen dabei jedoch in ihrer ursprünglichen Form erhalten und lesbar bleiben. Die Veränderungen müssen so vorgenommen werden, dass jederzeit ersichtlich ist, wann diese Eintragungen erfolgt sind. Sofern ein DV-System eingesetzt wird, ist dafür Sorge zu tragen, dass alle Informationen, die jemals in den Arbeitsprozess eingearbeitet bzw. eingelesen wurden, nicht mehr unterdrückt, überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.

Die Unveränderlichkeit der Daten bzw. die Protokolle über Änderungen können software-, hardwaremäßig oder organisatorisch sichergestellt werden. Das bedingt, dass auch abgelegte Daten und sonstige elektronische Dokumente nicht mehr veränderbar sein dürfen. Bei programmgenerierten oder programmgesteuerten Aufzeichnungen sind auch die Änderungen an den der Aufzeichnung zugrunde liegenden Steuerungs- und Generierungsdaten ebenfalls in einer Änderungshistorie zu protokollieren. Änderungen dieser Art können beispielsweise Einstellungsänderungen, Änderung der Stammdaten usw. sein. Ebenso sind mehrdeutige Verknüpfungen zu verhindern. Selbst die Änderungshistorie darf nachträglich nicht verändert werden können. Systemfunktionen oder Manipulationsprogramme, welche die geforderten Eigenschaften beeinflussen, führen zur Ordnungswidrigkeit der Buchhaltung.

Aufbewahrung – sachverständige Person muss innerhalb angemessener Zeit Ablage überprüfen können

Bücher, die aus steuerlichen Gründen zu führen sind, unterliegen der in den Steuergesetzen geregelten Aufbewahrungspflicht. Aufbewahrungspflichtig sind auch die Aufzeichnungen der Einnahmenüberschussrechner. Die Aufbewahrung hat geordnet zu erfolgen. Ein Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Allerdings muss die Ablageform so gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit die Aufzeichnungen und Belegablage überprüfen kann. Aufbewahrungspflichtig sind sowohl die elektronisch archivierten Daten als auch die Papieraufzeichnungen und -belege.

Sofern Handels- und Geschäftsdokumente elektronisch erstellt und in Papierform abgesandt werden, dürfen sie nur in Papierform aufbewahrt werden, wenn eine elektronische Aufbewahrung nicht zumutbar ist. Eingehende elektronische Dokumente und Buchungsbelege müssen in dem Format gespeichert werden, in dem sie empfangen wurden, z. B. PDF. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist grundsätzlich nur zulässig, wenn keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden können und die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird.

Schlagworte zum Thema:  Aufbewahrung von Unterlagen, Rechnung, Elektronische Rechnung, Digitale Rechnung, Beleg, Aufbewahrung, GoBD, Buchführung, Buchhaltung, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

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