12.04.2016 | Top-Thema GoBD DV - Anforderungen an die Belege

GoBD: Belege und deren Funktion

Kapitel
Die Buchhaltung muss in angemessener Zeit überprüfbar sein!
Bild: Jorma Bork ⁄

Nicht nur für die klassischen Papierbelege, sondern auch für elektronische Unterlagen gilt der alte Buchhaltergrundsatz "keine Buchung ohne Beleg".  Jeder Geschäftsvorfall muss grundsätzlich durch einen Originalbeleg nachgewiesen werden.

Liegt kein Fremdbeleg vor, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Auch dieser so genannte Eigenbeleg weist den Zusammenhang zwischen den realen Vorgängen und der entsprechenden Buchung nach.

Im o.g. BMF-Schreiben  wird dieser Nachweis (Zusammenhang zwischen Geschäftsfvorfall und Beleg) auch als Belegfunktion bezeichnet. Sie ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchhaltung. Der Inhalt des Belegs ist von dessen Funktion abhängig, z. B.:

  • Rechnungen,
  • Kontoauszüge,
  • Auftragsbestätigungen,
  • Verträge,
  • Quittungen über Barvorgänge usw.

Auch Unterlagen im Rahmen der Geschäftskorrespondenz können Belegfunktion erlangen. Ob und wann sie als Beleg gelten, ist an der Kontierung und Verbuchung des Beleginhalts zu erkennen. Damit ein Dokument die Belegfunktion erhalten kann, muss es Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum enthalten, sofern es sich um ein Papierdokument handelt. Liegen elektronische Belege vor, sind diese Angaben durch die Verbindung mit einem Datensatz, der diese Angaben enthält, herzustellen. Ebenso können diese Informationen durch die elektronische Verknüpfung mit eindeutigen Indices oder Barcodes dargestellt werden.

Was passiert, wenn Angaben auf den Belegen fehlen

Sofern keine Angaben auf den Belegen enthalten sind, muss die Belegfunktion durch anderweitige organisatorische Maßnahmen sichergestellt sein. Wichtig ist, dass die Buchhaltung in angemessener Zeit progressiv oder retrograd nachprüfbar ist. Bei elektronischen Belegen muss aus der Verfahrensdokumentation ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege empfangen, erfasst, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.

Weitere Einzelheiten können Sie auch aus unserem Beitrag "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-Buchhaltung"  entnehmen, in dem wir Ihnen die Begrifflichkeiten einer ordnungsmäßigen DV-Buchhaltung und die spezifischen Anforderungen an Ihre Buchhaltung und in Ihrem Unternehmen vorstellen.

Schlagworte zum Thema:  Kontierung, Digitale Rechnung, Beleg, Elektronische Rechnung, Rechnung, Buchführung, Vertrag, Kontoauszüge, GoBD, Buchhaltung, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung

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