15.08.2016 | Top-Thema Forderungsmanagement

Forderungsmanagement: Mahn- und Inkassowesen

Kapitel
Bei der Eintreibung von Forderungen kann man des außergerichtlichen Weg wählen oder ein gerichtliches Mahverfahren anstrengen.
Bild: Haufe Online Redaktion

Das Mahn- und Inkassowesen beschäftigt sich mit der Einbringung fälliger Forderungen und wird in das außergerichtliche Mahnwesen und das gerichtliche Mahnverfahren unterteilt. Was man dazu wissen muss, finden Sie hier.

Grundsätzlich setzt das Mahnwesen bei Zahlungsverzug des Kunden ein. Die Leistung des Kunden muss zunächst fällig sein. Die Fälligkeit ergibt sich aus der zwischen dem Verkäufer und dem Kunden getroffenen Zahlungsabsprache.

Tipp: Ohne Fälligkeitstermin ist unverzüglich zu zahlen!

Ist kein Fälligkeitstermin ausdrücklich vereinbart, muss der Schuldner grundsätzlich unverzüglich zahlen, also wenn der andere Vertragspartner seine Leistung erbracht hat.

Unternehmerkunden geraten in Verzug, wenn sie das ihnen konkret benannte Zahlungsdatum laut Rechnung überschreiten.

Tipp: Auf Zahlungsverzug hinweisen

Laut Bundesgerichtshof kommt ein Verbraucher - entgegen dem Wortlaut des Gesetzes - nicht in Verzug mit der Zahlung des Rechnungsbetrags, wenn in der Rechnung lediglich ein Zahlungsdatum genannt ist und nicht explizit darauf hingewiesen wird, dass er automatisch in Verzug kommt, wenn er dieses nicht einhält.

Entgeltforderungen - Privatpersonen zu Eintritt des Verzugs zu informieren

Bei Entgeltforderungen tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung ein, wenn bis dahin nicht vom Schuldner geleistet wurde. Verbraucher (aus Sicht des Unternehmers sind das seine Privatkunden) müssen hierauf in der Rechnung hingewiesen werden. Verbraucher ist seit dem 13.6.2014 jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu Zwecken abschließt, die überwiegend weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbstständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden können.

Außergerichtliches Mahnverfahren:  Telefonische, schriftliche oder persönliche Mahnung

Normalerweise mahnt der Unternehmer bzw. dessen Personal den säumigen Kunden selbst, sei es telefonisch, schriftlich oder persönlich. Mahnungen sollten individuell auf den Kunden zugeschnitten und kundenfreundlich sein. Ein persönlicher Besuch bei einer hohen Forderung und Nähe des Standorts des Kunden kann eine größere Wirkung als eine schriftliche Mahnung haben. Oft steckt hinter säumigen Zahlungen auch Unzufriedenheit über die gelieferte Ware, was in einem persönlichen Gespräch geklärt werden kann. Dann kann man das Gesprächsergebnis mit neuem Zahlungsziel schriftlich nachreichen als Beweis für den Verzug.

Mehrere Mahnstufen?

Mehrere Mahnstufen sind in der Praxis üblich, aber nicht zwingend. Mehr als 3 Mahnstufen machen den Unternehmer unglaubwürdig. Zahlt der Schuldner auf mehrere Mahnschreiben nicht, muss der Gläubiger laut Ansicht einiger Gerichte den Rechtsweg beschreiten. Die Grenze ist grundsätzlich bei 2 Mahnschreiben zu ziehen. Erstellt der Gläubiger weitere Mahnschreiben, können diese Kosten nicht mehr als «erforderlich» angesehen werden. Gesetzliche Vorschriften über Mahnintervalle und die Anzahl von außergerichtlichen Mahnungen gibt es nicht. Schriftliche Mahnungen unmittelbar nach Überschreitung des Fälligkeitsdatums machen nicht immer Sinn, weil sich diese u. U. mit der Zahlung überschneiden.

Verzugszinsen verlangen

Wird der Kunde gemahnt, kommt dieser spätestens jetzt in Verzug. Dann kann und sollte der Unternehmer in jedem Fall Verzugszinsen verlangen. Die gesetzlichen Zinsen ergeben sich aus § 288 Abs. 1 und 2 BGB. Der Basiszinssatz orientiert sich am jeweiligen Leitzinssatz der Europäischen Zentralbank und ändert sich jeweils zum 1.1. und 1.7. eines Kalenderjahres.

Der aktuelle gültige Leitzinssatz ist auf einer speziellen Internet-Seite ersichtlich und es können die angefallenen und künftigen Zinsen automatisch und leicht berechnet werden. Aber auch Mahnkosten können nach Verzug gefordert werden. In der Praxis werden 5 bis 10 EUR pro Mahnung von den meisten Gerichten nicht beanstandet.

Pauschale von 40 EUR statt Verzugszinsen

Der Gläubiger kann aber auch bei Eintritt des Verzugs eine Pauschale von 40 EUR vom Schuldner verlangen, wenn dieser kein Verbraucher ist. Dies gilt auch, wenn es sich bei der Entgeltforderung um eine Abschlagszahlung oder sonstige Ratenzahlung handelt. Umgekehrt gilt: Ist der Verbraucher Gläubiger und der Unternehmer Schuldner (z. B. bei der Rückabwicklung eines Online-Kaufs), steht auch dem Verbraucher die Pauschale von 40 EUR zu, sobald der Unternehmer in Verzug gerät. Vereinbarungen, die diese Pauschale ausschließen, sind unwirksam, wenn sie im Voraus geschlossen worden sind. Die Pauschale ist aber auf einen geschuldeten Schadensersatz (Kosten der Rechtsverfolgung) anzurechnen.

Mahnungen verhindern nicht die Verjährung!

Mahnungen verhindern die Verjährung nicht: Mahnungen - mündlich oder schriftlich - können die Verjährung niemals verhindern. Zahlt der Kunde nach Erhalt einer Mahnung eine Rate, hat dies den Vorteil, dass die Verjährung unterbrochen wird und ab der Zahlung erneut 3 Jahre laufen, ohne dass die Forderung verjährt.

Gerichtliches Mahnverfahren bei reinen Geldforderungen

Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein verkürztes, vereinfachtes und zügiges Verfahren, einen gerichtlichen Titel für die Vollstreckung (= Vollstreckungsbescheid) zu bekommen. Es ist kostengünstiger als eine Klage, aber nur möglich, wenn es um reine Geldforderungen geht, z. B. Kaufpreis-, Werklohn- oder Darlehensforderungen.

Praxis-Tipp: Anwalt hinzuziehen

Sinnvoll ist das Mahnverfahren aber nur dann, wenn der Schuldner sich voraussichtlich nicht gegen die Forderung wehren wird. Auch wenn rechtlich betrachtet für das Mahnverfahren kein Anwalt benötigt wird, ist die Beauftragung ratsam, da formale Fehler (aus Unerfahrenheit) wertvolle Zeit kosten und bei Widerspruch des Schuldners ein Klageverfahren nötig wird, in dem bei Forderungen über 5.000 EUR Anwaltszwang herrscht.

Vorteil des gerichtlichen Mahnverfahrens ist, dass die Verjährung durch den Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids gehemmt werden kann. Für Forderungen aus dem Jahr 2012 muss dann möglichst vor Weihnachten 2015 ein Mahnbescheid beantragt werden, der allerdings keine Fehler/Lücken haben darf, damit die zeitnahe Zustellung an den Schuldner gewährleistet ist. Z. B. muss die Forderung exakt bezeichnet werden. Die Zustellung eines Mahnbescheids, mit dem ein Teilbetrag aus mehreren Einzelforderungen geltend gemacht wird, hemmt die Verjährung nicht, wenn eine genaue Aufschlüsselung der Einzelforderungen unterblieben ist und die Individualisierung erst nach Ablauf der Verjährungsfrist im anschließenden Streitverfahren nachgeholt wird.

Vor Antrag auf Mahnbescheid: Daten prüfen

Vor Beantragung eines Mahnbescheids sollte auch geprüft werden, ob eine genaue und korrekte Anschrift des Schuldners existiert oder ob er verzogen ist. Andernfalls kann der Mahnbescheid nicht zugestellt werden und bleibt wirkungslos. Man kann über die Post eine Anschriftenprüfung beantragen oder über das Einwohnermeldeamt des letzten bekannten Wohnsitzes bzw. das Gewerbeamt der bekannten Betriebsstätte gegen Gebühren Nachforschungen anstellen.

Liegen Erkenntnisse vor, dass der Schuldner zwischenzeitlich vermögenslos geworden ist, muss überlegt werden, ob es sich lohnt, "dem guten Geld besseres hinterherzuwerfen". Man kann beim Amtsgericht - Insolvenzgericht -, in dessen Bezirk der Schuldner seinen Wohnsitz/Geschäftssitz hat, eine kostenlose Prüfung online vornehmen, ob ein Insolvenzantrag vorliegt.

Auf der Internet-Seite www.mahnung-online.de kann man die konkreten Kosten für den Mahnbescheid berechnen. Die Kosten orientieren sich an der Höhe der Forderung, die der Unternehmer realisieren will.

Online-Mahnantrag: Das interaktive Antragsformular

Zur Erstellung eines Antrags auf Erlass eines Mahnbescheids und zur Übertragung von Daten zwischen Antragstellern und den Mahngerichten kann auch das Internet genutzt werden. Mit dem Online-Mahnantrag können Antragsteller (Gläubiger) in einem interaktiven Antragsformular die Daten des Verfahrens eingeben; bei der Eingabe werden diese automatisch inhaltlich geprüft, sodass fehlerhafte Anträge weitgehend ausgeschlossen sind (Fehler/Lücken werden dem Ausfüllenden direkt gezeigt).

Wer keine Signaturkarte hat, kann den Online-Mahnantrag als Eingabehilfe für den Ausdruck der Daten im Barcode-Antrag nutzen. Dieser wird ausgedruckt und an das zuständige Mahngericht mit der Post verschickt. Es werden aber keine Antragsdaten gespeichert, das Gericht erlangt erst durch Einreichung des schriftlichen Antrags Kenntnis von dem Verfahren. Die Fax-Übermittlung reicht nicht aus.

Amtsgericht erlässt Mahnbescheid und stellt ihn zu

Ist der Antrag vollständig und korrekt ausgefüllt, erlässt das Amtsgericht (Mahngericht) des Antragstellers den Mahnbescheid und stellt ihn dem Schuldner zu. Der Schuldner kann nach Zustellung des Mahnbescheids gegen den vollständigen Anspruch oder aber einen Teil des Anspruchs bei dem Gericht, das den Mahnbescheid erlassen hat, schriftlich Widerspruch einlegen. Die Frist beträgt 2 Wochen ab Zustellung des Mahnbescheids bzw. solange der Vollstreckungsbescheid nicht verfügt ist, ist der Widerspruch zulässig.

Vollstreckungsbescheid und Zwangsvollstreckung

Erhebt der Schuldner keinen Widerspruch, kann der Gläubiger den Vollstreckungsbescheid beantragen. Wird der Vollstreckungsbescheid erlassen, ist dieser Vollstreckungstitel. Aufgrund des Vollstreckungsbescheids kann mithilfe eines Gerichtsvollziehers die titulierte Forderung vollstreckt werden. Gegen den Vollstreckungsbescheid kann der Schuldner innerhalb einer Frist von 2 Wochen Einspruch einlegen. Der Einspruch hindert jedoch den Gläubiger nicht daran, die Zwangsvollstreckung zu betreiben. Einzige Möglichkeit für den Schuldner, die Zwangsvollstreckung zu verhindern, ist daher, zusammen mit dem Einspruch einen Antrag auf vorläufige Einstellung der Zwangsvollstreckung bis zu einer endgültigen Entscheidung durch das Gericht zu stellen.

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Schlagworte zum Thema:  Forderung, Forderungsmanagement, Mahnung, Mahnverfahren, Bonität, Debitorenbuchhaltung, Scoring

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