15.08.2016 | Top-Thema Forderungsmanagement

Forderungsmanagement: Bonitätsprüfung und Debitorenbuchhaltung

Kapitel
Effektives Forderungsmanagement sichert Liquidität und erspart viel Ärger.
Bild: Haufe Online Redaktion

Eine Bonitätsprüfung von potenziellen Kunden, die richtige Vertragsgestaltung und die Debitorenbuchhaltung sind die wichtigsten Stellschrauben für ein effektives Forderungsmanagement.

Viele Informationen können zum Teil kostenfrei auch über die Website des Bundesanzeigers eingesehen werden. Die Publizität der Unternehmensrechnungslegung soll es allen Interessierten (u. a. Geschäftspartnern) ermöglichen, sich einen Überblick über die wirtschaftlichen Verhältnisse des Vertragspartners zu verschaffen.

Bonitätsprüfung: Vorbeugende Maßnahme

Die Bonitätsprüfung ist eine präventive Maßnahme und setzt vor Aufnahme einer neuen Geschäftsbeziehung oder dem Abschluss eines Geschäfts mit einem Altkunden ein.

Über potenzielle Kunden werden z. B. mithilfe von Wirtschaftsauskunfteien Informationen ermittelt wie

  • Liquiditätsstatus,
  • Umsatz,
  • Zahlungsweise,
  • Branche,
  • Rechtsform (GmbH, OHG oder KG).

Praktisches Vorgehen bei der Bonitätsprüfung

  • Blick in das Portal über Insolvenzverfahren;
  • Anfrage über künftige Geschäftspartner bei der eigenen Hausbank;
  • Bitte an Neukunden (Geschäftsleute und Privatabnehmer) um eine Bankauskunft und Mitteilung eines Ansprechpartners bei der Bank inkl. einer Schweigepflichtentbindungserklärung;
  • Bitte an Geschäftsleute um aktuelle Geschäftsberichte, Jahresabschlüsse, betriebswirtschaftliche Auswertungen;
  • Bitte um Vorlage einer Selbstauskunft der SCHUFA oder Erlaubnis der Einholung einer SCHUFA-Auskunft über die eigene Hausbank;
  • Anfragen bei der IHK und AHK, Handwerkskammer;
  • Einholen einer kostenpflichtigen SCHUFA-Unternehmensauskunft,
  • kostenpflichtiger Abruf (4,50 EUR) aus dem zentralen elektronischen Schuldnerverzeichnis, frühere Daten über Schuldner müssen beim örtlich zuständigen Amtsgericht erfragt werden,
  • kostenpflichtige Bonitätsprüfung und Wirtschaftsauskünfte von professionellen Anbietern.

Je höher der Forderungsausfall sein kann, desto wichtiger und umfassender müssen die Informationen sein. Im Zweifel sollte immer vom Vertragsabschluss Abstand genommen werden, sofern die Forderung nicht abgesichert (z. B. Bürgschaft) ist.

Vertragsgestaltung minimiert Risiko des Forderungsausfalls

Die Vertragsgestaltung trägt dazu bei, dass das Risiko des Forderungsausfalls minimiert wird, und bezieht dabei den Geschäftspartner mit ein. Dazu gehören

  • Preis – und Lieferungs-/Leistungsumfang (z. B. „Lieferung frei Haus“, dies erspart spätere Diskussionen)
  • Beweisbarkeit der Vereinbarung (Schriftstücke oder zumindest Anwesenheit von unparteiischen Dritten wie Mitarbeiter)
  • das Aushandeln der Zahlungskonditionen, wie z. B. Fälligkeit, Skonto, Vorkasse, Abschlagszahlungen etc.,
  • die Vereinbarung von Sicherheiten, wie z. B. Eigentumsvorbehalt, Zahlungsbürgschaft, Bauhandwerkersicherungshypothek gem. § 648 BGB, Bauhandwerkersicherung gem. § 648a BGB, persönliche Bürgschaft seitens des GmbH-Geschäftsführers  etc.

Stellen Unternehmer immer die gleichen Waren her oder liefern sie ständig die gleichen Produkte, können sie sich Zeit und Arbeit ersparen, wenn sie über Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) die Grundregeln ihrer Herstellung oder der Lieferung vereinbaren. Diese AGB gelten dann bei allen Kunden. Preis, Lieferumfang und sonstige besondere Vereinbarungen sollten aber immer gesondert schriftlich festgehalten bzw. bestätigt werden. Die AGB gelten aber nur, wenn sie vor/bei Vertragsabschluss vereinbart worden sind. Das Versenden von AGB mit der Ware reicht nicht für eine wirksame Vereinbarung.

Fälligkeit von Forderungen angeben

Besonders wichtig ist die Fälligkeit der Forderungen. Hier empfiehlt sich immer bei Warenlieferungen für die Geldschuld, ein Fixdatum (z. B. 30.11.) anzugeben. Zumindest sollte die Zahlungsfrist bestimmbar sein, z. B. 10 Tage nach Rechnungserhalt. Dies hat den Vorteil, dass der Kunde, wenn er Unternehmer ist, auch ohne Mahnung in Verzug (= Voraussetzung für die Geltendmachung von Verzugszinsen, Mahnkosten) gerät, wenn er nicht zahlt.

Bei Werkleistungen gilt bezüglich der Fälligkeit § 641 BGB, wenn nichts anderes geregelt ist. Der Unternehmer kann aber jederzeit von dem Besteller für eine vertragsgemäß erbrachte Leistung eine Abschlagszahlung in der Höhe verlangen, in der der Besteller durch die Leistung einen Wertzuwachs erlangt hat.

Debitorenbuchhaltung und Forderungsmanagement

Die Debitorenbuchhaltung beginnt nach erfolgter Warenlieferung oder Erbringung der Dienstleistungen. Elementare Aufgaben sind

  • korrekte und zeitnahe Rechnungsstellung,
  • Datenhaltung der Kunden, wie z. B. Adressen, Bankverbindung wegen Lastschrifteinzugsermächtigung,
  • Kontrolle und Verwaltung der offenen Forderungen, wie Überwachung der Fälligkeiten.

Die Debitorenbuchhaltung muss wichtige Informationen über Zahlungsverhalten und Änderungen in der Geschäftsführung der Kunden etc. der Geschäftsführung weiterleiten, damit diese wiederum beim künftigen Kunden risikogerechte Vereinbarungen treffen kann.

Soweit die Forderungen fällig geworden sind, setzt das Mahn- und Inkassoverfahren ein.

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Schlagworte zum Thema:  Forderungsmanagement, Debitorenbuchhaltung, Bonität, Mahnung, Scoring

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