24.10.2013 | Serie Reisekosten

Fahrtkostenerstattung bei Arbeitnehmern

Serienelemente
Bild: PhotoDisc Inc.

Der Arbeitgeber kann die Fahrtkosten unmittelbar übernehmen oder aber dem Arbeitnehmer die Kosten erstatten, die diesem entstanden sind. Besonderheiten sind bei der Nutzung von Bahncards zu beachten.

Arbeitnehmer verwendet Firmen-Pkw

Überlässt der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein Firmenfahrzeug, dann sollte der Arbeitgeber alle Kosten, also auch die laufenden Kosten für das Fahrzeug übernehmen. Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die laufenden Kosten für den Firmenwagen, die dieser vorweg bezahlt hat, handelt es sich um die Erstattung von Auslagen, die lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei sind. Der Arbeitgeber bucht die Aufwendungen auf das Konto "laufende Kfz-Betriebskosten".

Arbeitnehmer verwendet eigenen Pkw

Der Arbeitnehmer kann die tatsächlichen Kosten für seinen Pkw ermitteln und bei der Kilometerabrechnung zu Grunde legen. Das setzt voraus, dass er die Gesamtkosten für das Fahrzeug ermittelt und die beruflichen Fahrten sowie die Jahresfahrleistung aufzeichnet. Ein Fahrtenbuch ist somit nicht zwingend erforderlich.

Beim Einsatz von arbeitnehmereigenen Fahrzeugen kann der Arbeitgeber keinen Vorsteuerabzug beanspruchen, weil die Leistung nicht für sein Unternehmen erbracht worden ist. Der Arbeitgeber darf also aus den Benzin-, Park-, Reparaturrechnungen usw. seines Arbeitnehmers keine Vorsteuer geltend machen, selbst dann nicht, wenn es sich um Kleinbetragsrechnungen bis 150 EUR handelt. Ein Praxis- und Buchungsbeispiel finden Sie im kompletten Beitrag zu dem Thema.

Fahrtkostenerstattung nach Kilometerpauschalen

Ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten darf der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer, der bei Dienst- und Geschäftsfahrten sein eigenes Fahrzeug benutzt, für jeden gefahrenen Kilometer folgende Beträge pauschal erstatten:

Fahrzeug

Km-Pauschale

Kraftwagen (Pkw)

0,30 EUR

für jede aus dienstlichen Gründen mitgenommene Person erhöht sich die Pauschale um

0,02 EUR

Motorrad oder Motorroller

0,13 EUR

für jede aus dienstlichen Gründen mitgenommene Person erhöht sich die Pauschale um

0,01 EUR

Moped oder Mofa

0,08 EUR

Fahrrad

0,05 EUR

Als Kilometerpauschale wird der Betrag angesetzt, der als höchste Wegstreckenentschädigung für das jeweilige Beförderungsmittel nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt ist (für den Pkw sind dies derzeit 0,30 EUR pro Kilometer).

Übernahme von Kosten für andere Beförderungsmittel z.B. Bahnfahrten

Der Arbeitgeber kann bei einer vorübergehenden beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit die Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel (z. B. Bahn, Bus, Taxi, Schiff, Flugzeug einschließlich aller Zuschläge) lohnsteuerfrei übernehmen bzw. erstatten. Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten nicht oder nur teilweise, kann der Arbeitnehmer seine eigenen Aufwendungen als Werbungskosten abziehen. Entscheidend ist, welche Kosten tatsächlich entstanden sind. Abziehbar sind z. B. auch die Kosten für die 1. Klasse bei der Bahn oder für die Business-Class im Flugzeug.

Der Arbeitgeber kann seinem Mitarbeiter eine Bahncard 25, 50 oder 100 kostenlos überlassen bzw. ihm die Kosten dafür ersetzen. Diese Zuwendung ist lohnsteuerfrei, wenn der Mitarbeiter die Bahncard ausschließlich betrieblich verwendet.

Die kostenlose Überlassung ist aber auch dann lohnsteuerfrei, wenn der Arbeitnehmer die Bahncard auch privat verwendet und die betriebliche Kostenersparnis höher ist, als die Kosten für die Bahncard.

Praxis-Beispiel: Bahncard 50

Der Unternehmer erwirbt für seinen Arbeitnehmer eine Bahncard 50 für 249 EUR. Der Arbeitnehmer unternimmt eine Geschäftsreise, bei der das Bahnticket ohne Bahncard 589 EUR kostet. Mit Einsatz der Bahncard kostet das Bahnticket nur 294,50 EUR, sodass bereits für die erste geschäftliche Bahnfahrt eine zusätzliche Ersparnis von 45,50 EUR eintritt.

Da die Ersparnis höher ist als die Kosten der Bahncard, kann der Arbeitnehmer die Bahncard im Übrigen auch für private Fahrten einsetzen, ohne dass der Arbeitgeber dafür bei seinem Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil versteuern muss.

Schlagworte zum Thema:  Kosten, Deutsche Bahn, Arbeitgeber, PkW, Fahrtkosten, Bahncard, Kilometerpauschale, Arbeitnehmer, Erstattung, Fahrt, Dienstwagen, Reisekosten, Buchung, Abrechnung

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