05.11.2013 | Serie Reisekosten

Erstattung von Übernachtungskosten

Serienelemente
Bild: Project Photos GmbH & Co. KG

Unternimmt der Arbeitnehmer auf Veranlassung seines Arbeitgebers eine Geschäftsreise, trägt der Arbeitgeber die Kosten der Übernachtung. Legt der Arbeitnehmer keine Kostenbelege vor, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Übernachtungskosten auch pauschal erstatten.

Voraussetzung ist lediglich, dass der Arbeitnehmer auswärts übernachtet hat. Außerdem wird in diesem Serienteil auf die Erstattung von Nebenkosten und Besonderheiten bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten eingegangen.

Abgrenzung von Übernachtung und anderen Hotelkosten

Vielfach ist im Übernachtungspreis das Frühstück enthalten, manchmal auch das Mittag- und/oder Abendessen. Der Arbeitgeber darf seinem Arbeitnehmer die Kosten für Übernachtung ohne Verpflegung steuerfrei ersetzen. Für den Abzug von Verpflegungskosten gelten besondere Regelungen.

Für Hotelübernachtungen und andere Leistungen gelten bei der Umsatzsteuer unterschiedliche Steuersätze. Das bedeutet, dass z. B. der Betrag für das Frühstück getrennt von den Übernachtungskosten ausgewiesen werden muss. Hotelbetriebe müssen ihre Leistungen aufteilen, weil sie ansonsten nicht in der Lage sind, die Umsatzsteuer in zutreffender Höhe zu ermitteln. Ohne eine Aufteilung der Leistungen ist also ein korrekter Umsatzsteuerausweis nicht möglich.

Sind die Kunden eines Hotelbetriebs Unternehmer, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, brauchen sie eine Rechnung, in der die Übernachtungen mit 7 % und die anderen Leistungen mit 19 % ausgewiesen werden. Der Hotelbetrieb ist gegenüber seinen Geschäftskunden verpflichtet, Rechnungen auszustellen, die den Vorsteuerabzug ermöglichen.

Business-Package oder Service-Pauschale

Für Hotelbetriebe ist es umständlich, wenn alle Einzelleistungen, die mit 19 % der Umsatzsteuer unterliegen, einzeln in der Rechnung aufgeführt werden. Um diese Problematik zu beseitigen, lässt das BMF aus Vereinfachungsgründen eine pauschale Lösung zu. Der Gesamtbetrag kann aufgeteilt werden, indem ein pauschaler Betrag in Höhe von 20 % des Gesamtbetrags der Rechnung für 19 %ige Leistungen ausgewiesen wird. Diese 20 % können als Business-Package oder Service-Pauschale bezeichnet werden und beinhalten alle Leistungsbestandteile, die der Umsatzsteuer mit 19 % unterliegen. Zu diesen Leistungsbestandteilen, die als Sammelposten in einer Summe in der Rechnung zusammengefasst werden dürfen, gehören

                  •    das Frühstück – bei Halb-/Vollpension auch das Mittag- oder Abendessen

                  •    das Nutzen von Kommunikationsnetzen

                  •    das Reinigen und Bügeln von Kleidung, der Schuhputzservice

                  •    der Transport vom und zum Hotel

                  •    der Transport des Gepäcks außerhalb des Hotels

                  •    das Überlassen von Fitnessgeräten

                  •    die Überlassung von Parkplätzen.

Bei diesen Punkten ist eine weitere Differenzierung nicht erforderlich. Die Kosten für das Frühstück können – wie bisher – mit 20 % der vollen Verpflegungspauschale, also mit 24 EUR × 20 % = 4,80 EUR pro Übernachtung aus dem Package-Preis herausgerechnet werden. Das gilt auch, wenn eine Übernachtung mit Halb- oder Vollpension gebucht worden ist. In diesem Fall kann man davon ausgehen, dass für ein Mittag- und Abendessen jeweils 40 % der vollen Verpflegungspauschale im Business-Package enthalten sind.

Ein ausführliches Praxis-Beispiel zum Business-Package mit Buchungsbeispielen finden Sie hier im vollständigen Beitrag.

Reisekostenabrechnung: Frühstück bei Übernachtungen auf Geschäftsreisen

Bei der Reisekostenabrechnung mit dem Arbeitnehmer kann so verfahren werden, dass aus dem Sammelposten von 20 % vom Rechnungsbetrag, das Frühstück mit 20 % vom Verpflegungspauschbetrag (24 EUR × 20 %=) 4,80 EUR herausgerechnet wird.

Ist das Frühstück durch den Arbeitgeber veranlasst, wird bei der Abrechnung mit dem Arbeitnehmer

                  •    kein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn erfasst, wenn der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte,

                  •    der Sachbezugswert als geldwerter Vorteil erfasst, wenn der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat.

Bei einer Übernachtung mit Frühstück ist das Frühstück durch den Arbeitgeber veranlasst (abgegeben), wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Aufwendungen ersetzt und die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

Die Vorsteuer aus den tatsächlichen Verpflegungskosten des Arbeitnehmers ist voll abziehbar (vorausgesetzt, die Rechnung ist ordnungsgemäß). Nach Abschnitt 1.8. Abs. 13 UStAE handelt es sich bei der Abgabe durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer nicht um einen Vorgang, für den Umsatzsteuer anfällt.

Die Übernachtungskosten mit Frühstück werden beim Arbeitnehmer anders behandelt als beim Unternehmer selbst. Die nachfolgende Übersicht zeigt, wo die Unterschiede liegen.

Übernachtung mit Frühstück: Unterschiede bei der Abrechnung

Übernachtung mit

Frühstück

Unternehmer ist auswärts tätig

Erstattung an

Arbeitnehmer

1. Variante

Rechnung, in der das Frühstück gesondert ausgewiesen ist, z. B.

Übernachtung 100 EUR

Frühstück 15 EUR

 

1.

Vorsteuer voll abziehbar

2.

Übernachtung voll abziehbar

3.

Frühstück in ausgewiesener Höhe nicht abziehbar

 

1.

Vorsteuer voll abziehbar

2.

Übernachtung voll abziehbar

3.

Frühstück ist nicht als Arbeitslohn zu versteuern, wenn der Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat

4.

Ohne Anspruch auf eine Verpflegungspauschale ist das Frühstück mit dem Sachbezugswert als Arbeitslohn zu erfassen (Sachbezugswert 2014: 1,63 EUR).

2. Variante

Rechnung, in der die 19-prozentigen Umsätze als Service- Pauschale bzw. Business-Package ausgewiesen sind, z. B.

Übernachtung 96 EUR

Service-Pauschale 24 EUR

 

1.

Vorsteuer voll abziehbar

2.

Übernachtung voll abziehbar

3.

Frühstück in Höhe von 4,80 EUR nicht abziehbar

4.

24 EUR – 4,80 EUR = 19,20 EUR als Reisenebenkosten abziehbar

 

1.

Vorsteuer voll abziehbar

2.

Übernachtung voll abziehbar

3.

4,80 EUR als Frühstück heraus-zurechnen = Lohnkosten (freiwillige soziale Aufwendungen)

4.

als Arbeitslohn mit dem Sachbezugswert nur dann zu versteuern, wenn der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat

5.

Rest der Service-Pauschale in Höhe von (24 EUR – 4,80 EUR =) 19,20 EUR als "Reisekosten Arbeitnehmer" zu buchen

Erhält der Arbeitnehmer keine Mahlzeit auf Veranlassung seines Arbeitgebers, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer anlässlich einer Auswärtstätigkeit die Verpflegungspauschale lohnsteuerfrei erstatten. Erhält der Arbeitnehmer aber auf Veranlassung seines Arbeitgebers eine Mahlzeit, z. B. ein Frühstück im Zusammenhang mit einer Übernachtung, ist die Verpflegungspauschale um 20 % der vollen Verpflegungspauschale (= 4,80 EUR) zu kürzen.

Praxis-Beispiel: Erstattung der Verpflegungspauschale

Der Arbeitnehmer hat wegen einer Abwesenheit von 24 Stunden einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale in Höhe von 24 EUR. Der Arbeitgeber zieht den Kürzungsbetrag für das Frühstück von 4,80 EUR davon ab und erstattet an den Arbeitnehmer 19,20 EUR. Die Buchung dieses Falls finden Sie im entsprechenden Beitrag.

Wichtig

Der Ansatz als Arbeitslohn unterbleibt insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte.

Erstattung von Nebenkosten

Nebenkosten, die anlässlich einer Geschäftsreise entstehen, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Zu den Nebenkosten gehören z. B. die Aufwendungen für

                  •    Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck

                  •    Ferngespräche und Schriftverkehr mit dem Betrieb oder Geschäftspartnern

                  •    Straßennutzung und Parkplatz

                  •    Schadenersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen.

Praxis-Beispiel: Erstattung von Telefonkosten

Während seiner Dienstreise klärt der Arbeitnehmer vertragliche Fragen mit seinem Arbeitgeber ab. Dadurch entstehen ihm Telefonkosten von 15 EUR. Der Arbeitgeber darf seinem Arbeitnehmer die 15 EUR lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstatten.

Zu den Nebenkosten einer Geschäftsreise gehören nicht die Aufwendungen, die nicht konkret bzw. nicht ausschließlich der betrieblichen Reise zugeordnet werden können, z. B. Aufwendungen für Kleidung, Koffer und andere Reiseutensilien. Ein sogenannter Trolley (kleiner Koffer) kann dann als Arbeitsmittel eingestuft werden, wenn dieser ausschließlich oder zumindest weitaus überwiegend beruflich genutzt wird. Das heißt, die Kosten für einen Trolley sind abziehbar, wenn dieser die Funktion eines Aktenkoffers erfüllt.

Besonderheiten bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten

Eine auswärtige Tätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte/ersten Tätigkeitsstätte tätig wird. Vorrübergehend kann auch ein längerer Zeitraum sein.

Es handelt sich um beruflich veranlasste Übernachtungen, wenn der Arbeitnehmer an einer Tätigkeitsstätte übernachtet, die nicht seine erste Tätigkeitsstätte ist. Dann können die tatsächlichen Aufwendungen für die Unterkunft abgezogen werden. Bei einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte ist ab dem 1.1.2014 der Abzug der Übernachtungskosten nach Ablauf von 48 Monaten begrenzt. Ebenso wie bei einer doppelten Haushaltsführung dürfen dann maximal nur noch 1.000 EUR pro Monat abgezogen werden. Wird die berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte unterbrochen, beginnt der Zeitraum von 48 Monaten neu, wenn die Unterbrechung mindestens sechs Monate dauert.

Bei der Berechnung der 48-Monatsfrist sind auch Zeiträume vor dem 1.1.2014 einzubeziehen. Hat die Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte z. B. am 1.4.2010 begonnen, dann endet die Frist von 48 Monaten am 31.3.2014.

Schlagworte zum Thema:  Übernachtung, Verpflegung, Hotel, Nebenkosten, Arbeitnehmer, Reisekosten, Beispiel, Frühstück, Mittagessen, Buchung, Abrechnung

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