31.10.2013 | Serie Reisekosten

Verpflegungsmehraufwand: Was wird erstattet

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Bild: Haufe Online Redaktion

Verpflegungsmehraufwand anlässlich einer auswärtigen Tätigkeit kannnicht mit den tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Steuerlich dürfen bei einer Auswärtstätigkeit Verpflegungsmehraufwendungen nur in Höhe der Pauschalen geltend gemacht bzw. steuerfrei erstattet werden.

Verpflegungspauschalen

Abwesenheit

Pauschale

Eintägige Reise: 8 Stunden und weniger

0 EUR

Eintägige Reise: mehr als 8 Stunden

12 EUR

Mehrtägige Reisen: Anreisetag ohne Zeitvorgaben

12 EUR

Abreisetag ohne Zeitvorgaben

12 EUR

24 Stunden

24 EUR

Ausnahmeregelung

Beginnt der Arbeitnehmer an einem Tag eine Geschäftsreise, die er am folgenden Tag ohne Übernachtung beendet, werden die Zeiten zusammengerechnet. Beträgt die Abwesenheit mehr als 8 Stunden, erhält er eine Verpflegungspauschale für den Tag an dem er überwiegend abwesend war.

Führt der Arbeitnehmer an einem Tag mehrere Dienstreisen durch, darf er die Zeiten seiner Abwesenheit zusammenrechnen. Ob der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen bzw. der Arbeitgeber eine Verpflegungspauschale erstatten kann, hängt dann davon ab, ob die Summe der Abwesenheitszeiten 8 Stunden übersteigt.

Bereitstellung von Mahlzeiten durch den Arbeitgeber

Im Zusammenhang mit den Reisekosten ist auch die Besteuerung von unentgeltlichen Mahlzeiten durch den Arbeitgeber neu geregelt worden. Zunächst ist danach zu unterscheiden, ob der Arbeitgeber die Mahlzeiten unentgeltlich oder teilentgeltlich

  • anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes – also nicht während einer auswärtigen Tätigkeit – oder

  • im Rahmen einer geschäftlichen Bewirtung, die nicht während einer auswärtigen Tätigkeit erfolgt oder

  • während einer auswärtigen Tätigkeit – also während einer Geschäftsreise – zur Verfügung stellt.

Unentgeltliche oder teilentgeltliche Verpflegung ohne Auswärtstätigkeit

Vorteile des Arbeitnehmers aus der Teilnahme an einer geschäftlich veranlassten Bewirtung gehören nach wie vor nicht zum Arbeitslohn. Stellt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern Getränke und Genussmittel zum Verzehr im Betrieb unentgeltlich zur Verfügung gilt: Es handelt sich um Aufmerksamkeiten, die ebenfalls nicht als Arbeitslohn erfasst werden. Eine unentgeltliche oder teilentgeltliche Verpflegung ist als Aufmerksamkeit einzustufen, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmern anlässlich und während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes, z. B. während einer außergewöhnlichen betrieblichen Besprechung oder Sitzung, im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse an einer günstigen Gestaltung des Arbeitsablaufs kostenlose Mahlzeiten überlässt.

Voraussetzung für die Einstufung als Aufmerksamkeit: Der Wert pro Person und Mahlzeit einschließlich Getränke darf brutto nicht mehr als 40 EUR betragen. Der Grenzwert für eine übliche Beköstigung ist 2014 von 40 EUR auf 60 EUR angehoben worden. Daher ist davon auszugehen, dass der Grenzwert für Aufmerksamkeiten ab 2014 ebenfalls 60 EUR beträgt.

Gesetzliche Regelungen für Geschäftsreisen

Wie Geschäftsreisen abgerechnet werden, wird von den Unternehmen unterschiedlich gehandhabt. Die Unternehmen selbst legen fest, ob der Arbeitnehmer

  • kostenlose Mahlzeiten erhält,

  • einen Eigenanteil übernehmen muss, z. B. in Höhe des Sachbezugswerts oder eines festen Betrags,

  • die steuerlich zulässige Verpflegungspauschale erstattet erhält.

Nachfolgend sind die unterschiedlichen Handhabungen mit ihren Auswirkungen dargelegt. Die passenden Beispiele zu den Regelungen finden Sie im kompletten Beitrag.

Arbeitgeber stellt Arbeitnehmer kostenlos Mahlzeit zur Verfügung

Stellt der Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung ein fremder Dritter) seinem Arbeitnehmer kostenlos eine Mahlzeit zur Verfügung, ist der Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung als Arbeitslohn anzusetzen, wenn der Wert der Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt. Der Ansatz als Arbeitslohn unterbleibt insgesamt, wenn der Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte.

Wie setzt sich die 60-EUR-Grenze zusammen?

Bei der 60-EUR-Grenze kommt es auf den Preis der Mahlzeit einschließlich der Getränke und einschließlich der Umsatzsteuer an. Handelt es sich um eine Gesamtrechnung, weil z. B. bei einer Fortbildungsveranstaltung der Preis für Essen und Getränke nicht getrennt ausgewiesen ist, muss nach dem "Gesamtbild der Verhältnisse" beurteilt werden, ob es sich um eine übliche Beköstigung handelt. Jedes Essen (Frühstück, Mittag- und Abendessen) ist für sich zu betrachten. Ein höherer Wert als 60 EUR pro Mahlzeit dürfte nur in Ausnahmefällen anzunehmen sein.

Die vorstehenden Grundsätze gelten auch, wenn der Arbeitnehmer eine Mahlzeit auf Veranlassung seines Arbeitgebers von einem Dritten erhält, d. h. wenn der Arbeitgeber den Tag und Ort der "Mahlzeitengestellung" bestimmt. Davon ist immer dann auszugehen, wenn

  • der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Verpflegungskosten aus dienst- und arbeitsrechtlichen Gründen erstattet und

  • die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

Konsequenz: Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für eine übliche Mahlzeit, ist dafür kein geldwerter Vorteil als Arbeitslohn zu versteuern, wenn der Arbeitnehmer einen Verpflegungspauschbetrag als Werbungskosten geltend machen könnte. Das gilt auch dann, wenn ein Verpflegungspauschbetrag wegen der Gestellung von Mahlzeiten gekürzt wird und sich deshalb nicht auswirkt.

Verpflegungspauschalen als Werbungskosten

Der Arbeitnehmer kann Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen, wenn

  • er mehr als 8 Stunden auswärts tätig ist,

  • eine mehrtägige Auswärtstätigkeit mit Übernachtungen vorliegt oder

  • er nicht länger als 3 Monate am selben auswärtigen Einsatzort tätig wird.

Liegt keine dieser Situationen vor und stellt der Arbeitgeber in solchen Fällen seinem Arbeitnehmer kostenlose Mahlzeiten zur Verfügung, muss er dafür einen geldwerten Vorteil in Höhe des Sachbezugswerts als Arbeitslohn versteuern.

Beispiel: Zweitägiges Seminar mit Übernachtung

Ein Arbeitnehmer nimmt auf Veranlassung seines Arbeitgebers an einem zweitägigen Seminar mit Übernachtung teil. Der Arbeitnehmer hat die Hotelrechnung auf den Namen des Arbeitgebers ausstellen lassen. Der Arbeitgeber erstattet die Übernachtungskosten von 100 EUR. In diesem Betrag ist das Frühstück mit 20 EUR enthalten. Die Rechnung des Seminarveranstalters in Höhe von 476 EUR hat der Arbeitgeber unmittelbar bezahlt. Im Gesamtpreis war für beide Tage ein "seminartypisches" Mittagessen enthalten, das nicht gesondert ausgewiesen wurde.

Der Arbeitnehmer erhält das Frühstück und die beiden Mittagessen auf Veranlassung seines Arbeitgebers. Für An- und Abreisetag stehen dem Arbeitnehmer grundsätzlich eine Verpflegungspauschale von jeweils 12 EUR zu. Obwohl der Preis für beide Mittagessen nicht in der Rechnung ausgewiesen war, kann von einer üblichen Beköstigung ausgegangen werden, deren Preis 60 EUR nicht übersteigt.

Konsequenz: Das Frühstück und die beiden Mittagessen sind nicht als Arbeitslohn zu erfassen. Der Arbeitgeber erfasst daher ausschließlich die Aufwendungen, die er dem Arbeitnehmer erstattet bzw. für ihn übernommen hat.

Keine übliche Verköstigung: Preis über 60 EUR

Liegt keine übliche Beköstigung vor, weil der Preis für das Essen 60 EUR übersteigt, muss der tatsächliche Preis, den der Unternehmer für das Essen bezahlt hat, als Arbeitslohn versteuert werden. Das gilt auch dann, wenn der Preis für das Essen nicht offen ausgewiesen ist, aber aufgrund der Gesamtumstände von einem höheren Betrag ausgegangen werden kann.

Der Ansatz mit dem amtlichen Sachbezugswert setzt voraus, dass es sich um eine übliche Mahlzeit handelt und der Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschale beanspruchen kann. Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, wenn er

  • an einem Tag ohne Übernachtung nicht mehr als 8 Stunden oder

  • an derselben Einsatzstelle mehr als 3 Monate

auswärts tätig war.

Kürzung der Verpflegungspauschale wegen der Gestellung von Mahlzeiten

Die Verpflegungsmehraufwendungen können nur in Höhe der Pauschalen als Werbungskosten geltend gemacht werden. Der Werbungskostenabzug wird gekürzt, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) eine Mahlzeit erhält. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale berechnet und beträgt

  • 20 % für ein Frühstück und
  • 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Bei einer Inlandspauschale beträgt die Kürzung somit (24 EUR × 20 % =) 4,80 EUR für ein Frühstück und jeweils (24 EUR × 40 % =) 9,60 EUR für ein Mittag- oder Abendessen.

Erstattung der doppelten Verpflegungspauschale

Der Arbeitgeber darf seinen Arbeitnehmern neben den Verpflegungspauschalen, die er lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstattet, nochmals denselben Betrag erstatten, wenn er den doppelten Betrag pauschal mit 25 % versteuert. Vorteil ist, dass insoweit keine Sozialversicherung anfällt.

Übersicht: Verpflegungsmehraufwand

 

mehr als 8 und weniger als 24 Stunden

für An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen

Abwesenheit 24 Stunden

Verpflegungspauschalen, die der Arbeitgeber steuerfrei zahlen kann

12 EUR

12 EUR

24 EUR

Verpflegungspauschalen, die der Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuert erstatten kann

12 EUR

12 EUR

24 EUR

maximaler Erstattungsbetrag

24 EUR

24 EUR

48 EUR

Ermittlung der Verpflegungspauschale bei gemischten Veranstaltungen

Bei gemischten Reisen sind die Aufwendungen in einen beruflichen und einen privaten Anteil aufzuteilen. Das gilt auch für die Verpflegungsmehraufwendungen. Die Verpflegungspauschalen sind auch dann zu kürzen, wenn der Arbeitgeber bei einer gemischten Reise Mahlzeiten zur Verfügung stellt.

Praxis-Beispiel: Aufteilung bei einer gemischten Reise

Der Arbeitnehmer nimmt an einer einwöchigen Reise im Inland teil, die von seinem Arbeitgeber organisiert und finanziert wird. Am Vormittag stehen Fortbildungsmaßnahmen auf dem Programm. Der Nachmittag ist touristischen und anderen Freizeitaktivitäten vorbehalten. Frühstück und Abendessen (Halbpension) sind inklusive.

Ergebnis: Fahrt- und Übernachtungskosten sind zu 50 % beruflich veranlasst. Die übrigen 50 % sind als Arbeitslohn zu behandeln, wenn der Arbeitgeber die Kosten insgesamt übernommen hat. Die Verpflegungspauschalen sind ebenfalls nur zu 50 % beruflich veranlasst. Wegen der Gestellung von Mahlzeiten ist wie folgt zu rechnen:

Verpflegungspauschalen für den

Betrag

EUR

Ergebnis

EUR

Anreisetag (12 EUR × 50 %)

– Kürzung

6,00

9,60

0,00

5 Zwischentage × 24 EUR × 50 % =

– Kürzungen 5 Tage × (4,80 EUR + 9,60 EUR)

60,00

72,00

0,00

Abreisetag 12 EUR × 50 % =

– Kürzung für ein Frühstück

6,00

4,80

1,20

als Werbungskosten abziehbar sind

(kann auch vom Arbeitgeber erstattet werden)

 

1,20

Den kompletten Beitrag mit noch mehr anschaulichen Praxis- und Buchungsbeispielen finden Sie hier.

Schlagworte zum Thema:  Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Auswärtstätigkeit, Kosten, Mahlzeit, Reisekosten, Seminar, Übernachtung, Verpflegungsmehraufwand, Verpflegung, Verpflegungspauschale, Buchung, Abrechnung

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