Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch als formeller Mangel? Bild: Haufe Online Redaktion

In der Praxis wird derzeit häufig über diese Frage diskutiert: Kann die Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen in der Kassenführung zu Problemen im Rahmen einer Betriebsprüfung führen? Aktuell hat sich das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hierzu geäußert.

Hintergrund: Erst-Erfassung der Gesamtumsätze über das Kassenbuch

In Betrieben mit überwiegendem Bargeldverkehr (z.B. in der Gastronomie) nutzen Kunden häufig die Möglichkeit, ihre Zahlungen bargeldlos mit EC-Karte abzuwickeln.

In der Buchführung werden dabei nicht selten

  • zunächst sämtliche Tageseinnahmen (inklusive der Kartenzahlungen) im Kassenbuch aufgezeichnet und
  • dann die EC-Zahlungen quasi als „Ausgabe“ wieder ausgetragen.

Zu einem späteren Zeitpunkt wird sodann der Gesamtbetrag entsprechend im Kassenkonto gebucht und die EC-Kartenumsätze über das Geldtransitkonto ausgebucht.

Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch ein formeller Mangel?

Ob diese Form der Verbuchung der Karten-Umsätze den Grundsätzen ordnungsgemäßer Kassenführung entspricht, ist derzeit umstritten.

Die Finanzverwaltung vertritt hierzu diese Rechtsauffassung:

Bare und unbare Geschäftsvorfälle sind i.d.R. getrennt zu verbuchen

(Tz. 55 des BMF-Schreibens v. 14.11.2014, BStBl 2014 I S. 1450 - zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – GoBD).

Im Kassenbuch seien daher nur Bareinnahmen und Barausgaben zu erfassen. Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle im Kassenbuch stelle daher einen formellen Mangel dar und widerspreche dem Grundsatz der Wahrheit und Klarheit einer kaufmännischen Buchführung (§ 146 Abs. 1 AO, § 239 Abs. 2 HGB). Die weitere steuerrechtliche Würdigung des Sachverhalts (z.B. eine mögliche Hinzuschätzung im Rahmen einer Betriebsprüfung) hängt nach Angaben des BMF von den Umständen des Einzelfalls ab. Dies teilte das BMF nach Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder dem Deutschen Steuerberaterverband e.V. (DStV) mit (BMF, Schreiben v. 16.8.2017, IV A 4 – S 0316/13/10003-09).

DStV kritisiert die Auffassung der Finanzverwaltung

Nach Auffassung des DStV ist wie folgt:

  • Die Erst-Erfassung der Gesamtumsätze über das Kassenbuch durchaus praktikabel.
  • Insbesondere würde dabei auch die Umsatzsteuer korrekt erfasst. Dies sei für die Praxis besonders dann von Bedeutung, wenn die EC-Umsätze im Kassensystem nicht getrennt nach 7%-igen und 19%-igen Umsätzen ausgewiesen werden, sondern nur die Gesamtumsätze. 
  • Der DStV spricht sich daher für eine Anerkennung der langjährigen kaufmännischen Übung aus.

Kassensturzfähigkeit auch bei EC-Karten-Umsätzen im Kassenbuch gewährleistet

Das Kassenbuch wird stets am Ende eines Tages geführt. Im selben Moment der Erfassung der Gesamtumsätze im Kassenbuch werden die EC-Kartenumsätze bereits wieder ausgetragen. Das Kassenbuch weist folglich unmittelbar im Zeitpunkt der Eintragung der Umsätze nebst Austragung der EC-Kartenumsätze den korrekten Tagesendbestand aus.

Damit sind nach Auffassung des DStV eine hohe Transparenz und ein hoher Informationsgehalt im Kassenbuch gewährleistet. Auch die Kassensturzfähigkeit sei jederzeit und innerhalb angemessener Zeit gegeben. Schließlich sind auch die Anforderungen der GoBD nach dem Dafürhalten des DStV erfüllt.

Nach dem o.g. BMF-Schreiben zu den GoBD v. 14.11.2014 stellt die nicht getrennte Verbuchung von baren und unbaren Geschäftsvorfällen bei genügender Kennzeichnung ausdrücklich keinen Verstoß gegen die Grundsätze der Wahrheit und Klarheit dar (vgl. Rz. 55). Nach dem Verständnis des DStV liegt bei der Ausbuchung der EC-Kartenumsätze über das Geldtransitkonto verbunden mit der vorangegangenen Austragung der EC-Kartenumsätze aus dem Kassenbuch solch eine „genügende Kennzeichnung“ vor.

Anforderungen der Finanzverwaltung für die Praxis mit deutlich erhöhtem Arbeitsaufwand verbunden

Um den Anforderungen der Finanzverwaltung zu genügen, müssten die EC-Kartenumsätze beispielsweise in einer Zusatzspalte bzw. einem extra Nebenbuch zum Kassenbuch erfasst werden.

Eine solche Erfassung ist nach Ansicht des DStV umständlich und für die Praxis mit deutlich erhöhtem Arbeitsaufwand verbunden. Auch die Verprobung der später auf dem Umsatzsteuerkonto gebuchten Steuerbeträge mit den Erlösen sei erschwert bzw. unmöglich. Dies gelte umso mehr, wenn unterschiedliche Steuersätze (z.B.7 % und 19% bei In-/Außerhaus-Umsätzen in der Gastronomie) zur Anwendung kommen. Diesem Erfassungs- und Buchungsformalismus steht aus Sicht des DStV kein entsprechender Mehrwert gegenüber.

Quelle: DStV online v. 7.12.2017

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Schlagworte zum Thema:  Kassenführung, Buchführung, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, EC-Karte, Betriebsprüfung

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