Originalzustand eines elektronischen Dokuments muss jederzeit lesbar gemacht werden können. Bild: Corbis

Viele Unternehmen sind schon dazu übergegangen, ihre Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Das Bayerische Landesamt hat sich kürzlich dazu geäußert, welche Anforderungen die elektronischen Rechnungen erfüllen müssen.

Das Bayerische Landesamt für Steuern hat ein Schreiben veröffentlicht, in dem dargelegt wird, auf welche Anforderungen für eine wirksame Rechnungsstellung bei elektronisch übermittelten Rechnungen zu achten ist (Bayerisches Landesamt für Steuern, Schreiben v. 20.1.2017, S 0316.1.1.-5/3 St 42).

Praxis-Hinweis: Bei elektronischen Rechnungen auf GoBD achten

Steuerpflichtige machen heute in einem zunehmenden Maß davon Gebrauch, Rechnungen nicht mehr in Papierform zu versenden und aufzubewahren. Dies ist grundsätzlich nicht zu beanstanden und für Steuerpflichtige oftmals von Vorteil, da schlicht Platz und Kosten gespart werden. Gerade in Unternehmen, die eine Vielzahl von Buchungsvorgängen aufweisen, kann die Ablage und Aufbewahrung von Belegen erhebliche Kosten verursachen. Allerdings ist bei der Verwendung elektronischer Rechnungen darauf zu achten, dass die Anforderungen, die die Finanzverwaltung an solche Rechnungen stellt, auch eingehalten werden. Damit nicht später ein böses Erwachen folgt, sollte regelmäßig überprüft werden, ob das eigene verwendete Verfahren noch den aktuellen Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht. Dies gilt aktuell vor allem deswegen, da bereits seit dem Veranlagungsjahr 2015 die umfangreich neu gefassten Grundsätze zur ordnungsgemäßen elektronischen Buchführung (GoBD) gelten.

Rechtliche Grundlagen

Grundsätzlich gelten für alle Rechnungen die Anforderungen,

  • die in § 14 UStG normiert sind und
  • für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung darüber hinaus die gesetzlichen Bestimmungen des HGB (§§ 238 ff. HGB) und der AO (§§ 145–147 AO).

Darüber hinaus sind für die elektronische Buchführung die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD, BMF-Schreiben v. 14.11.2014, A 4 S 0346/13/10003) zu beachten. Speziell für die elektronische Rechnungsstellung gibt es darüber hinaus ein ebenfalls umfangreiches BMF-Schreiben vom 29.1.2004 (IV B 7 – S 7280-19/04), das verschiedene Aspekte betrifft und ebenfalls zu beachten ist. Festzuhalten ist, dass elektronische Rechnungen grundsätzlich wie alle Rechnungen zu behandeln sind. Allerdings gibt es einige Besonderheiten, die sich vor allem aus dem Fehlen eines physischen Belegs ergeben.

Zentrale Aussagen des Schreibens: Originalzustand jederzeit lesbar machen - Veränderungen protokollieren

Das Schreiben des LfSt Bayern stellt insbesondere klar,

  • dass der Originalzustand eines elektronischen Dokuments jederzeit lesbar gemacht werden können muss,

damit dieses die Anforderungen einer elektronischen Rechnung erfüllt.

Etwaige Bearbeitungsvorgänge und andere Veränderungen müssen protokolliert und mit dem Dokument abgespeichert werden. Dies betrifft etwa auch das Anbringen von Buchungsvermerken. Ferner weist das LfSt Bayern darauf hin, dass für die Erfüllung der Belegfunktion verschiedene Angaben zwingend erforderlich sind. Dies betrifft Angaben

  • zur Kontierung,
  • zu Ordnungskriterien für die Ablage und
  • zum Buchungsdatum.

Ferner ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich. Elektronische Belege unterscheiden sich zudem von Papierbelegen dadurch, dass die erforderlichen Angaben nicht zwingend auf dem Beleg angebracht werden müssen, sondern auch auf elektronischem Wege mit dem elektronischen Dokument verknüpft werden können.  

Ist die Rechnungsstellung in Word oder Excel GoBD-konform?

Ist der Rechnungs-Versand einer PDF-Datei und deren Speicherung GoBD-konform?

Schlagworte zum Thema:  Elektronische Rechnung, Digitale Rechnung, GoBD, Rechnung

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