12.01.2015 | Top-Thema Elektronische Rechnungen: Was Sie beachten müssen

Wie ein innerbetriebliches Kontrollverfahren eingerichtet wird

Kapitel
Über ein innerbetriebliches Kontrollverfahren muss der Unternehmer sicherstellen, ob alle Kriterien erfüllt sind, die für eine ordnungsgemäße Übermittlung erforderlich sind.
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Rechnungen werden nur dann ordnungsgemäß übermittelt, wenn die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Nach Abschn. 14.4 Abs. 4 UStAE muss der Unternehmer durch ein innerbetriebliches Verfahren sicherstellen, dass diese Voraussetzungen erfüllt sind. Das ist der Fall, wenn er ein Kontrollverfahren einführt, das einen "verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung" schafft. Wie dies erreicht werden kann, zeigt das dritte Kapitel.

Dieser verlässliche Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung wird zum Beispiel geschaffen, wenn die vorliegende Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung abgeglichen wird. Das bedeutet, der Unternehmer muss sicherstellen, dass er nur Rechnungen bezahlt, zu deren Begleichung er verpflichtet ist.

Der Unternehmer kann die Kontrolle per EDV oder manuell (handschriftlich) durchführen. Des Weiteren sollte er von vornherein festlegen, wer die innerbetriebliche Kontrolle übernehmen soll. Was sinnvoll ist, hängt letztlich von der Größe und Struktur eines Unternehmens ab.

  • Bei größeren Unternehmen sollte immer derjenige, der den Auftrag erteilt hat, die Eingangsrechnung hinsichtlich des Leistungsumfangs kontrollieren. Derjenige, der den Leistungsumfang prüft, sollte auf der Rechnung oder einem gesonderten Blatt die Richtigkeit (ggf. auch Abweichungen) bestätigen. Anschließend wird die Rechnung überwiesen und gebucht.
  • Bei kleinen Unternehmen, z. B. Einzelunternehmern, die nur von ihrem Ehegatten unterstützt werden, ist es zwar nicht erforderlich, persönliche Zuständigkeiten festzulegen. Dennoch findet auch hier eine Aufgabenteilung statt, die dokumentiert werden sollte, auch wenn keine gesonderte Dokumentationspflicht besteht.

Checkliste zur innerbetrieblichen Kontrolle

Hat der Unternehmer die Leistung kontrolliert und den Rechnungsbetrag überwiesen, unterstellt die Finanzverwaltung, dass bei der Übermittlung der Rechnung keine Fehler vorgekommen sind. D. h., es liegen keine Anhaltspunkte vor, die gegen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sprechen. Wenn folgende Checkliste verwendet wird, kann kein Betriebsprüfer etwas gegen das innerbetriebliche Kontrollverfahren einwenden.

Umfang der innerbetrieblichen KontrolleKontrolliert
Die Leistung wurde vom Unternehmer erbracht, der die Leistung ausgeführt hat.
Die in der Rechnung aufgeführte Leistung entspricht dem Auftrag (Bestellung, Kaufvertrag, Lieferschein).

Die in der Rechnung aufgeführte Leistung weicht vom Auftrag (Bestellung, Kaufvertrag, Lieferschein) ab.

Vermerk:
Die abgerechnete Leistung wurde tatsächlich erbracht.

Die Leistung wurde nicht in dem Umfang erbracht, der in der Rechnung abgerechnet wurde.

Vermerk:
Das angegebene Leistungsdatum ist zutreffend.
Der Rechnungsbetrag wurde überwiesen.
Der Rechnungsbetrag wurde in Höhe von ………….. EUR überwiesen. (Abweichung: ………………………………………….)Vermerk:

Prüfung der Rechnungsangaben

Der Unternehmer kann den Vorsteuerabzug aus einer Rechnung nur dann geltend machen, wenn diese alle Angaben enthält, die nach § 14 Abs. 4 UStG erforderlich sind. Mit der inhaltlichen Kontrolle sichert sich der Unternehmer also den Vorsteuerabzug. Die Kontrolle ist wichtig, auch wenn er eine Rechnung neu ausstellen oder nachträglich ergänzen kann. Der Unternehmer darf den Vorsteuerabzug nämlich erst in Anspruch nehmen, nachdem die Rechnung neu erstellt oder berichtigt ist. Das Mindeste ist, dass er einen Zinsnachteil hinnehmen muss. Wenn der leistende Unternehmer nicht mehr existiert, verliert er den Vorsteuerabzug sogar insgesamt.

Angaben, die in Rechnungen von mehr als 150 EUR brutto enthalten sein müssen:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände (handelsübliche Bezeichnung)/Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung (Angabe erforderlich, auch wenn Rechnungs- und Lieferdatum übereinstimmen)
  • Höhe des Entgelts (Nettobetrag) (ggf. nach Steuersätzen bzw. Steuerbefreiungen aufzuteilen)
  • Steuersatz (Prozentsatz)
    (ggf. ein Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt)
  • Umsatzsteuer (Betrag)
    (ggf. ein Hinweis darauf, dass eine Steuerbefreiung gilt)
  • Rabatt- oder Bonusvereinbarung
    (Hinweis auf eine im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts)
  • Bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger: Abrechnung muss ausdrücklich als Gutschrift bezeichnet werden
  • Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht
    (nur bei Werklieferungen oder sonstigen Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück erforderlich; Konsequenz: Keine Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug)

Besonderheiten bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 EUR

Rechnungen bis zu einem Betrag von 150 EUR (= Kleinbetragsrechnungen) müssen wesentlich weniger Angaben enthalten. Der Grenzwert richtet sich nicht nach dem Nettobetrag, sondern nach dem Bruttobetrag einschließlich Umsatzsteuer. Es sollte von vornherein darauf geachtet werden, dass Kleinbetragsrechnungen fehlerfrei sind. Wenn Kleinbetragsrechnungen nachträglich korrigieren werden sollen, ist der Zeitaufwand im Verhältnis zum Ergebnis groß, sodass sich die Korrektur nicht immer lohnt. Sofortige Kontrolle ist die einfachste und beste Lösung.

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände (handelsübliche Bezeichnung) bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Summe von Entgelt und Steuerbetrag (Bruttobetrag)
  • Steuersatz (Prozentsatz) oder der Hinweis auf eine evtl. bestehende Steuerbefreiung

Der Betrag von 150 EUR darf nicht überschritten werden, auch nicht durch private Einkäufe. Wenn der Unternehmer z. B. Bürobedarf für 142,80 EUR brutto und gleichzeitig Spielzeug für 11,90 EUR einkauft, weist sein Kassenbeleg ein Gesamtbetrag von 154,70 EUR aus. Auch wenn der Kassenbeleg alle Angaben enthält, die bei einer Kleinbetragsrechnung erforderlich sind, verliert er den Vorsteuerabzug.

In Kleinbetragsrechnungen muss der Steuersatz in Prozent (7 % oder 19 %) angegeben werden. Der Zusatz "Umsatzsteuer" oder "Mehrwertsteuer" ist unbedingt erforderlich. Es können auch gängige Abkürzungen verwendet werden, wie z. B. USt, MwSt, MSt angegeben sein. Der Prozentsatz muss angegeben werden.

Vorsteuerabzug bei Fahrausweisen

Fahrausweise dokumentieren das Recht auf eine Personenbeförderung. Sämtliche Zuschläge, z. B. für den ICE, Platzkarten, Gepäckkarten, Liegekarten und Zeitkarten gehören ebenfalls zu den Fahrausweisen. Für die Nebenleistungen ist immer der Steuersatz maßgebend, der für den Fahrausweis selbst gilt.

Die Anforderungen an einen Fahrausweis sind geringer als bei einer normalen Rechnung und ergeben sich aus § 34 UStDV. Fahrausweise ermöglichen den Vorsteuerabzug, wenn sie mindestens folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Unternehmers, der die Beförderung ausführt
  • Ausstellungsdatum
  • Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe (Bruttobetrag)
  • den Steuersatz, wenn die Beförderungsleistung nicht dem ermäßigten Steuersatz von 7 % unterliegt (stattdessen ggf. die Tarifentfernung)

Beförderungsleistungen im Schienenbahnverkehr unterliegen dem ermäßigten Steuersatz von 7 %, wenn die Fahrt innerhalb einer Gemeinde ausgeführt wird oder nicht mehr als 50 km ausmacht. Fahrten über 50 km unterliegen dem normalen Steuersatz von 19 %. Bei Fahrausweisen mit der Eisenbahn kann daher anstelle des Steuersatzes die Tarifentfernung angegeben werden.

Hinweis: Vermerk über die Aufbewahrungspflicht bei Rechnungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit Grundstücken

Rechnungen über Werklieferungen und sonstige Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit Grundstücken müssen den Vermerk enthalten, dass der Empfänger verpflichtet ist, die Rechnung zusammen mit seinem Zahlungsbeleg nach Ablauf des Abrechnungsjahres insgesamt 2 Jahre aufzubewahren. Der Vermerk über die Aufbewahrungspflicht ist nur bei Kleinbetragsrechnungen nicht erforderlich.

Achtung: Wird die Rechnung nicht innerhalb von 6 Monaten erstellt, kann dies mit einer Geldbuße bestraft werden

Wer vorsätzlich oder leichtfertig gegen die Verpflichtung verstößt, die Rechnung innerhalb von 6 Monaten zu erstellen, begeht eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 5.000 EUR bestraft werden kann. Es liegt keine Ordnungswidrigkeit vor, wenn die Rechnung rechtzeitig erstellt, aber vergessen wurde, den Vermerk über die Aufbewahrungspflicht aufzunehmen. Wegen fehlender Angaben kann kein Bußgeld festgesetzt werden.

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