12.01.2015 | Top-Thema Elektronische Rechnungen: Was Sie beachten müssen

Ausstellung, Anerkennung und Sicherung des Vorsteuerabzugs

Kapitel
Neben der digitalen Speicherung müssen elektronische Rechnungen auch ausgedruckt und als Buchungsbeleg verwendet werden, um den Vorsteuerabzug zu sichern und die Aufbewahrungspflichten zu erfüllen.
Bild: Haufe Online Redaktion

Unternehmer müssen innerhalb von 6 Monaten Rechnungen ausstellen, wenn sie die Leistungen an andere Unternehmer und an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück erbringen. Der Vorsteuerabzug bei elektronischen Rechnungen geht verloren, wenn der Nachweis und die Kontrolle der Echtheit, Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts fehlen und die Rechnung nicht alle Angaben enthält. Wie Sie im Arbeitsalltag mit elektronischen Rechnungen richtig umgehen, zeigt das erste Kapitel.

Elektronisch übermittelte Rechnungen werden auch ohne digitale Signatur vom Finanzamt anerkannt, das ist in § 14 Abs. 1 UStG geregelt. Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

Um den Vorsteuerabzug zu sichern und die Aufbewahrungspflichten zu erfüllen, sollte in der Praxis wie folgt vorgegangen werden:

  • E-Mail und Rechnung ausdrucken (ggf. aus dem Webdownload) und als Buchungsbeleg verwenden (reicht lt. R 14b.1 Abs. 10 UStAE in der Regel für den Vorsteuerabzug aus).
  • Parallel dazu müssen die elektronischen Rechnungen auch elektronisch aufbewahrt werden (Speicherung zunächst auf dem PC mit anschließender Speicherung auf einer nicht überschreibaren CD bzw. DVD). Bei einem Verstoß gegen diese Aufzeichnungspflichten kann ein Bußgeld festgesetzt werden.

Vorsteuerabzug: Eingescannte Rechnung mit Prüfungsvermerk genügt

Bewahrt ein Unternehmer seine Aufzeichnungen nicht in elektronischer Form auf, ist das für Zwecke des Vorsteuerabzugs unschädlich. Der Vorsteuerabzug ist nicht zu beanstanden, wenn die ursprüngliche elektronische Rechnung gelöscht wurde und nur der mit Prüfvermerken versehene Ausdruck als eingescanntes Dokument (ggf. zusammen mit der E-Mail) aufbewahrt wird.
Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung ist keine bestimmte Technologie vorgeschrieben. Derjenige, der die Rechnung ausstellt, ist somit frei in der Entscheidung, in welcher Weise er zukünftig Rechnungen übermittelt. Voraussetzung ist, dass der Empfänger zugestimmt hat. Der Empfänger stimmt z. B. zu, wenn er die AGB anerkennt, in denen eine elektronische Übermittlung von Rechnungen festgelegt ist.
Die Finanzverwaltung schreibt vor, dass jede Rechnung überprüft und die Überprüfung auch dokumentiert werden muss. Dabei ist zu unterscheiden zwischen

  • dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG, bei dem es nur um den Nachweis und die Kontrolle der Echtheit, Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts geht und
  • der Kontrolle, ob alle in § 14 Abs. 4 UStG genannten Angaben in der Rechnung enthalten sind, die für den Vorsteuerabzug erforderlich sind.

Wichtig ist auch, dass Unternehmer verpflichtet sind, ihre Rechnungen

  • an andere Unternehmer und
  • an Privatpersonen im Zusammenhang mit Grundstücken

innerhalb von 6 Monaten auszustellen. Wer dagegen verstößt, muss damit rechnen, dass gegen ihn ein Bußgeld von bis zu 5.000 EUR festgesetzt werden kann. Maßgebend ist, wann die Leistung beendet worden ist.

Rechnungen dürfen elektronisch ohne digitale Signatur (z. B. per E-Mail) übermittelt werden. Dabei muss beachtet werden, dass

  • der Empfänger der elektronischen Übermittlung zustimmen muss,
  • die Echtheit der Herkunft und
  • die Unversehrtheit des Inhalts nachgewiesen bzw. dokumentiert werden sowie
  • die Lesbarkeit der Rechnung gesichert sein muss.

Diese Voraussetzungen werden erfüllt, wenn ein innerbetriebliches Kontrollverfahren eingeführt wird, bei dem ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herzustellen ist. Wie dieses innerbetriebliche Kontrollverfahren auszusehen hat, schreibt die Finanzverwaltung nicht vor.
Rechnungen können nach wie vor mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung oder in einem elektronischen Datenaustauschverfahren (EDI) elektronisch übermittelt werden. Der Vorsteuerabzug steht dem Unternehmer aber auch dann zu, wenn ihm Rechnungen auf andere Weise elektronisch übermittelt werden.

Anerkennung elektronischer Rechnungen

Unternehmer können Rechnungen, die an sie elektronisch übermittelt werden, akzeptieren, ohne dass der Vorsteuerabzug gefährdet ist.
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Hierunter fallen z. B. Rechnungen, die wie folgt übermittelt werden

  • per E-Mail,
  • mit PDF- oder Textdateianhang,
  • per Computer-Telefax oder
  • Fax-Server,
  • per Web-Download oder
  • im Zuge des Datenträgeraustauschs (EDI).

Die Übermittlung einer Rechnung von Standard-Fax zu Standard-Fax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Fax gilt seit dem 1.7.2011 als Papierrechnung. Die Unterscheidung zwischen Papierrechnung und elektronischer Rechnung hat allerdings nur noch Auswirkungen hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten.
Rechnungen berechtigen nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn sie alle gesetzlich erforderlichen Angaben enthalten. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Unternehmer eine Papierrechnung erhält oder ihm die Rechnung elektronisch übermittelt wird. Papierrechnungen und elektronische Rechnungen sind also gleichgestellt. Wie bei einer Papierrechnung müssen Unternehmer schon im eigenen Interesse prüfen, ob die Rechnung korrekt ist. Die Finanzverwaltung schreibt im UStAE vor, wie die Überprüfung von Rechnungen (elektronisch und in Papierform) dokumentiert werden muss.
Rechnungen müssen überprüft werden. Dabei ist zu unterscheiden zwischen

  • dem innerbetrieblichen Kontrollverfahren i. S. d. des § 14 Abs. 1 UStG, bei dem es nur um den Nachweis und die Kontrolle der Echtheit, Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts geht, und
  • der Kontrolle, ob alle in § 14 Abs. 4 UStG genannten Angaben in der Rechnung enthalten sind, die für den Vorsteuerabzug erforderlich sind.

Für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung ist keine bestimmte Technologie vorgeschrieben. Derjenige, der die Rechnung ausstellt, ist somit frei in der Entscheidung, in welcher Weise er Rechnungen elektronisch übermittelt. Voraussetzung ist, dass der Empfänger zugestimmt hat.

Praxis-Tipp: Rechnungen in Papierform verursachen Extra-Gebühren

In vielen Fällen, z. B. bei Telefonrechnungen, werden Extra-Gebühren berechnet, wenn der Unternehmer eine Rechnung in Papierform verlangt. Diese Zusatzkosten kann sich der Unternehmer sparen. Es ist sinnvoll, wenn der Unternehmer prüft, ob er Rechnungen, z. B. Telefonrechnungen, erhält, für die er zusätzliche Gebühren zahlt. Hier sollte er möglichst schnell auf eine elektronische Abrechnung umstellen.

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Schlagworte zum Thema:  Kontrolle, Elektronische Rechnung, Digitale Rechnung, Rechnungsprüfung, Internes Kontrollsystem, Rechnung, Aufbewahrungspflicht, Vorsteuerabzug

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