12.01.2015 | Top-Thema Elektronische Rechnungen: Was Sie beachten müssen

Was bei der Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen zu beachten ist

Kapitel
Elektronische Rechnungen müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.
Bild: Haufe Online Redaktion

Elektronische Rechnungen müssen auch in elektronischer Form aufbewahrt werden und während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Es ist deshalb nicht zulässig, elektronische Rechnungen nur als Papierausdruck aufzubewahren.

Die elektronischen Rechnungen müssen auf einem Datenträger aufbewahrt werden, der keine Änderungen mehr zulässt. Zu diesen Datenträgern gehören insbesondere CDs oder DVDs, die nur einmal beschreibbar sind. Die Rechnungen können z. B. auch als PDF-Dateien auf dem eigenen Server gespeichert werden.

Zugriff auf elektronisch gespeicherte Daten bei einer Umsatzsteuer-Nachschau

Im Interesse einer effektiven Umsatzsteuerkontrolle dürfen Betriebsprüfer des Finanzamts bei einer Umsatzsteuer-Nachschau auch elektronisch gespeicherte Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere, andere Urkunden und elektronische Rechnungen einsehen. Es reicht nicht aus, dem Prüfer nur die entsprechenden Papierausdrucke aus dem Datenverarbeitungssystem zur Verfügung zu stellen.

Der Prüfer hat das Recht, die eigenen Datenverarbeitungssysteme des Unternehmers zu nutzen. D. h., er muss, wenn der Betriebsprüfer dies als erforderlich ansieht,

  • ihm einen Computer zur Verfügung stellen, mit dem er auf das Datenverarbeitungssystem zugreifen kann, oder
  • sich selbst bzw. eine von ihm beauftragte Person an den Computer setzen und dem Prüfer unverzüglich die angeforderten Dateien am Bildschirm zur Verfügung stellen.

Hier finden Sie weitere Informationen zu dem Thema elektronische Rechnungen:

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Schlagworte zum Thema:  Elektronische Rechnung, Digitale Rechnung, Datenträger, Rechnung, Aufbewahrungspflicht, Aufbewahrungsfrist, Umsatzsteuer-Nachschau

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