05.01.2015 | Top-Thema Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Datenformat

ZUGFeRD-Datenformat bei e-Rechnungen: Häufig gestellte Fragen und deren Beantwortung

Kapitel
ZUGFeRD-Datenformat bei e-Rechnungen - Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Bild: Haufe Online Redaktion

Hier ein Überblick über häufig gestellte Fragen und deren Beantwortung rund um das ZUGFeRD-Datenformat bei e-Rechnungen, denn steuerrechtlich und handelsrechtlich sind bei Rechnungen einige Voraussetzungen zu erfüllen.

ZUGFeRD-Datenformat bei e-Rechnungen: Wie ist mit der Mail umzugehen?

Fungiert die Mail nur als Transporthülle, etwa wie der Briefumschlag in der analogen Welt, dann kann sie gelöscht werden. Der Briefumschlag wurde schließlich auch weggeworfen.

Enthält die Mail aber handelsrechtliche Informationen, etwa ein Prozent Skonto mehr bei Sofortzahlung, dann ist sie aufzubewahren, wie übrigens das Kuvert aus der analogen Zeit auch, wenn außen ein Aufdruck mit solchen Sonderkonditionen stand.

Welche Schlußfolgerungen sind daraus für die digitale Welt zu ziehen?

Wenn durch Verabredungen, AGB oder ähnliches sichergestellt ist, dass niemals handelsrechtliche Informationen in der Mail stecken können, dann kann sie gelöscht werden. Andernfalls sollte Sie – Speicherplatz kostet wenig – irgendwo, ganz hinten bzw. unten beim gemanagten Dokument so „datensparsam“ wie möglich angeheftetwerden.

Was ist das Original bzw. die Kopie/Duplikat?

Das BMF hat dies für die Umsatzsteuer im BMF-Schreiben vom 2.7.2012 "Umsatzsteuer; Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011" geregelt (vgl. BMF-Schreiben vom 2.7.2012).

Dort werden auf Seite 1 f die Rechnung auf Papier und die Rechnung in elektronische Form gleichgestellt. Auf Seite 4 im dritten Absatz wird geregelt, dass jederzeit auf Verlangen eine Einsicht in die gespeicherten Daten zu gewähren ist. Ein Ausdruck auf Papier ist nicht zulässig.

Daraus folgt, dass als Beleg das angesehen wird, was der Steuerpflichtige verarbeitet hat. Denn Einsicht kann bei einem hybriden Dokument nur in das gewährt werden, was verarbeitet worden ist.

Kurz-Formel: Wird eine pdf verarbeitet, etwa per OCR oder manuell, dann ist die pdf der Beleg; wird eine xml-Datei ausgelesen und verarbeitet, ist die xml-Datei der Beleg.

Der Begriff "Beleg" entscheidet somit dann auch die Frage nach dem "Original". Diese Rechtsauffassung wird auch von der Finanzverwaltung vertreten. Das ergibt sich auch aus dem zweiten Absatz auf Seite 4, wo die Frage von mehrfach abgelegten Dateien geklärt wird. Sind die Dateien inhaltlich identisch, so handelt es sich um Mehrstücke der gleichen Rechnung. Auf Papier wurde früher die Kenntlichmachung als "Duplikat" oder "Kopie" verlangt, damit nicht mehrfach Umsatzsteuer fällig wurde bzw. der Vorsteuerabzug nur einmal vorgenommen werden konnte.

Unter den Daten, die inhaltlich identisch sein müssen, handelt es sich um die Daten, die gemäß § 14 UStG eine Rechnung ausmachen. Firmen-Logos und etwa Weihnachtsgrüße, die auf einer Rechnung in Papier oder auf pdf zu finden sind, müssen nicht übertragen werden.

Es bleibt noch die eher theoretische Frage, was ist, wenn pdf und xml inhaltlich abweichen? Steuerrechtlich gelöst, wird das über die Frage nach dem Beleg. Praktisch dürfte das aber keine Rolle spielen, ebenso wie heute niemand eine Tabelle in Tabellenkalkulationsprogrammen personell nachrechnet, da jeder auf die Qualität des Programms vertraut. Das Vertrauen schwindet erst, wenn Fehler entdeckt werden.

Hier finden Sie weitere Informationen zu dem Thema elektronische Rechnungen:

Elektronische Rechnung – Vorteile und Rahmenbedingungen

Elektronische Rechnungen: So gelingt Ihnen die Einführung

Elektronische Rechnungen: Was Sie beachten müssen


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