05.01.2015 | Top-Thema Elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Datenformat

e-Rechnungen - das ersetzende Scannen unter steuerrechtlichen Gesichtspunkten betrachtet

Kapitel
Ein Großteil der Originalunterlagen kann nach dem Scannen vernichtet werden. Durch das Digitalisierung von Unterlagen können Kosten eingespart werden.
Bild: Haufe Online Redaktion

Wie das ersetzende Scannen von Originalunterlagen durch die fortschreitende Digitalisierung durch e-Rechnungen unter steuerlichen Gesichtspunkten zu bewerten ist, dazu äußer.

Mit der Einführung der elektronischen Rechnung werden Unterlagen auf Papier nicht sofort und völlig verschwinden. Ein Rest wird bleiben. Davon wird aber der größte Teil geeignet sein, durch ersetzendes Scannen digitalisiert zu werden. Das bedeutet, dass die Originalunterlagen nach dem Scannen vernichtet werden können.

Vorab: Nicht alle Unterlagen können aus rechtlichen Gründen durch Scannen ersetzt werden, etwa Bürgschaftserklärungen oder Urkunden, die durch eine besondere Heftung, wie durch Siegel oder Prägestempel aus Papier besonders gesichert sind. Übrigens hilft hier auch kein noch so technisch aufwändiges Scannen etwa nach der höchsten Anforderungsstufe der technischen Richtline 03138 "Ersetzendes Scannen (RESISCAN)" des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) (vgl. "Technische Richtlinien 03138").

Allerdings empfiehlt es sicher auch hier dennoch eine digitale Arbeitskopie zu fertigen, um das Wiederfinden in einer herkömmlichen Ablage zu erleichtern.

Aktualisierte Grundsätze der Finanzverwaltung

Anders sieht es aus, wenn Originalunterlagen für steuerliche Zwecke digitalisiert werden sollen. Das Steuerrecht verlangt keinen Beweis, sondern nur einen Nachweis.

Seit der Veröffentlichung der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) im November 1995 in der Fassung vom September 2012 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 hat das Bundesfinanzministerium den Betriebsprüfern Regeln an die Hand gegeben, wie mit einer IT-gestützten Buchführung umzugehen ist. Sie wurden ergänzt durch Regeln zu den Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) vom Januar 2001. Bei beiden Schreiben handelt es sich „nur“ um interne Anweisungen an die Finanzverwaltung. Sie sind nur für Bedienstete der Finanzverwaltung bindend. Sie bestimmen aber, dass von ihnen eine IT-gestützte Buchführung als ordnungsgemäß zu akzeptieren ist, wenn diese Grundsätze beachtet sind. Somit geben sie auch den Unternehmen Hinweise, wie sie ihre Buchführung einzurichten haben, damit es keine Beanstandung durch die Finanzverwaltung gibt.

Die Finanzverwaltung hat, die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungsysteme” (GoBS) und die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” (GDPdU) sowie die „Fragen und Antworten zum Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung“ in dem neuen Schreiben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer  Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD vom 14. 11.2014 (vgl. BMF, Schreiben vom 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003) zusammengeführt und auf einen aktuellen Stand gebracht.

Für elektronische Buchführungssysteme gilt:

  • Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden.
  • Spätere Änderungen sind ausschließlich so vorzunehmen, dass sowohl der ursprüngliche Inhalt als auch die Tatsache, dass Veränderungen vorgenommen wurden, erkennbar bleiben.
  • Auch eine Änderungshistorie darf nicht nachträglich veränderbar sein.

Diese Grundsätze gelten unabhängig, ob das Dokument von Anfang an eine elektronisches Dokument war oder durch Scannen erst erzeugt wurde.

Die Bundessteuerberaterkammer hat bereits im März 2014 zusammen mit dem Deutschen Steuerberaterverband eine "Muster-Verfahrensdokumentastion zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege" veröffentlicht. Darin steht, wie Unternehmen vorzugehen haben, damit es zu keinen Problemen mit der Finanzverwaltung kommt, wenn sie Papier ersetzend scannen.

Darauf aufbauend wird es eine Checkliste vom DIHK geben, mit der die Anforderungen in die Praxis der Betriebe umgesetzt werden kann.

Fazit: Durch Digitalisieren Kostenersparnis erreichbar

Daraus folgt für Unternehmen, dass sie bereits heute Unterlagen aus bedrucktem Papier digitalisieren können. Damit lassen sich Kosten für die Ablage deutlich senken. Auch die Dauer von Aufbewahrungsfristen ist dann kein Problem mehr. Elektronischer Speicherplatz ist im Vergleich zum Regalmeter für Ordner voller Papier deutlich kostengünstiger. Dazu kommt noch, dass digital archivierte Dokumente auch wieder gefunden werden können. Sie können nicht an der falschen Stelle und damit unauffindbar abgelegt werden. Eine Volltextsuche findet auch eine an der falschen Stelle abgelegte Datei wieder.

Hier finden Sie weitere Informationen zu dem Thema elektronische Rechnungen:

Elektronische Rechnung – Vorteile und Rahmenbedingungen

Elektronische Rechnungen: So gelingt Ihnen die Einführung

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Schlagworte zum Thema:  Elektronische Rechnung, Digitale Rechnung, Rechnung, Digitalisierung, Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, ZUGFeRD

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