| Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen

Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken

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Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sind im Fluss - und auch die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB). Zurzeit wird ein Schreiben des BMF erwartet. Nun gibt es ein Projekt von Spezialisten - das Projekt „Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken“. Der Bericht informiert Sie zu den Ergebnissen einer Befragung.

Das Projekt verfolgt folgende Ziele:

  • die Möglichkeiten der Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen in Unternehmen darzustellen,
  • die Hemmnisse zu ermitteln, die aus Sicht der Unternehmen derzeit gegen eine vollständig elektronische Aufbewahrung sprechen, und
  • mögliche Anreize zu identifizieren, mit denen die Umstellung auf die elektronische Aufbewahrung aus Sicht der Unternehmen gefördert werden kann.

Dazu wurden durch die Arbeitsgruppe "Einfacher Steuern zahlen" 117 Unternehmen und 11 Steuerberater als Experten befragt.

In diesem Projekt wird untersucht, welche Faktoren Unternehmen daran hindern, vollständig auf eine elektronische Archivierung umzustellen, und welche Maßnahmen ergriffen werden können, um die elektronische Archivierung weiter in den Unternehmen zu etablieren.

Die Identifizierung möglicher Hemmnisse einer elektronischen Archivierung in Unternehmen erfolgte im Hinblick auf:

  • unternehmerische Abläufe und Organisationsstrukturen,
  • die Rechtssicherheit bei der elektronischen Archivierung,
  • die Verfügbarkeit der Unterlagen,
  • die Folgen von Systemwechseln im Bereich der Hard- und Software,
  • rechtliche Verfahrensvorgaben z. B. aus dem Steuer-, Handels-oder Sozialrecht,
  • bestehende Informationsangebote für den Umstellungsprozess.

Des Weiteren sollten Anreizen zur vollständigen elektronischen Archivierung in Unternehmen identifiziert werden und verschiedene Möglichkeiten der Archivierung in Unternehmen und die Prozesse dazu dargestellt werden.

Um dies zu ermitteln, wurden Interviews mit Unternehmen geführt. Es wurden Fragen zur Praxis der Aufbewahrung von Unterlagen im Unternehmen gestellt sowie mögliche Hemmnisse und Anreize für die elektronische Aufbewahrung untersucht. Ergänzend dazu wurden Steuerberater als Experten mit weitreichendem Einblick in unternehmerische Abläufe zur Identifizierung von Hemmnissen und zur Einschätzung von Anreizen für ihre Mandanten befragt.

Im Anschluss an die Untersuchung sollen die identifizierten Hemmnisse und die Möglichkeiten einer Förderung der elektronischen Archivierung in Unternehmen bewertet werden. Der vorliegende Projektbericht liefert hierfür die Datengrundlage, die letztendliche Bewertung dieser Daten muss in einem zweiten Schritt durch die übrigen Projektbeteiligten erfolgen.

Zum vollständigen Bericht zu dem BMF-Projekt "Elektronische Archivierung von Unternehmensdokumenten stärken" gelangen Sie hier.

Schlagworte zum Thema:  Elektronische Rechnung, Elektronische Steuererklärung, Elektronische Patientenakte, Elektronische Dienstleistung, Elektronisches Lastschriftverfahren, Aufbewahrungspflicht

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