Die Digitalisierung ist in der Buchhaltung angekommen, jetzt gilt es die Vorteile zu nutzen. Bild: Michael Bamberger

Die digitale Rechnung taucht über elektronische Kommunikationswege immer öfter in der Kreditorenbuchhaltung auf. Jetzt gilt es, das zu nutzen und die Vorteile der Digitalisierung in die Buchhaltung zu holen. Der gesamte Prozess der Verarbeitung von Eingangsrechnungen kann durch digitale Abläufe optimiert werden. Das schließt den elektronischen Transport ebenso ein wie die digitale Freigabe und automatisierte Verbuchung der genehmigten Rechnungen.

Der manuelle Prozess

Die manuellen Prozesse zur Rechnungsprüfung in den verschiedenen Unternehmen sind grundsätzlich vergleichbar.

Die Eingangsrechnung kommt als Papierdokument in das Unternehmen.

  • Die Rechnungen werden mit Freigabeinformationen verbunden.
  • Die Rechnungen werden an die verantwortlichen Stellen im Unternehmen transportiert.
  • Die Kreditorenbuchhaltung erhält die Papierrechnung mit den Freigaben zurück. 
  • Die Freigaben werden hinsichtlich Verantwortung und Berechtigung überprüft.
  • Zu den freigegebenen Eingangsrechnungen werden die notwendigen Unterlagen gefunden.
  • Aus den Informationen werden Kostenstelle und Kontonummer ermittelt.
  • Die Eingangsrechnung wird manuell verbucht.
  • Die Papierrechnung wird analog abgelegt.

Der digitale Prozess

 

Ein wichtiges Kriterium für den Erfolg der digitalen Rechnungsprüfung sind die verfügbaren Daten.

  • Bereits bei der Bestellung werden die zu buchenden Kostenstellen und Konten festgelegt und in der digitalen Bestellung hinterlegt.
  • Die Eingangsrechnung erreicht das Unternehmen digital bzw. als Papierdokument, das gescannt wird.
  • Durch Schrifterkennungsprogramme erkennt das System automatisch die Inhalte der Rechnung.
  • Die Eingangsrechnung wird im Dokumentenmanagementsystem gespeichert. 
  • Die Buchungsinformationen werden hinzugefügt. Sie kommen entweder aus der digitalen Bestellung, aus einer digitalen Berechnung oder einer manuellen Eingabe.
  • Der Workflow arbeitet die folgenden Schritte selbstständig ab.
    • Die Informationen werden digital zum Genehmiger transportiert.
    • Die Freigaben werden abgewickelt.
    • Wenn erlaubt, können die Buchungsinformationen verändert werden.
    • Falls notwendig sorgt der Workflow dafür, dass weitere Genehmigungen erfolgen.
  • Zuletzt wird die gesamte Rechnung einer Prüfung unterzogen. Nur wenn es zu Problemen kommt, muss noch manuell eingegriffen werden.
  • Die Verbuchung erfolgt automatisch.

Wenn die Vorarbeiten optimal und die notwendigen Informationen an allen Stellen korrekt vorhanden sind, können die meisten Rechnungen durch eine einfache Genehmigung automatisch erledigt werden.

Chancen und Risiken

Die Nachteile

  • Für die digitale Rechnungsprüfung ist eine umfangreiche IT-Unterstützung notwendig. Die Abhängigkeit von der Informationstechnologie steigt.
  • Notwendig ist auch ein DMS mit einem Workflow.
  • Der Kreis der betroffenen Mitarbeiter, die jetzt von analogen Denkweisen auf digitales Handel umschwenken müssen, ist groß.
  • Viele Aufgaben müssen in andere Bereiche ausgelagert werden.

Die Chancen

  • Die Kreditorenbuchhaltung wir von Aufgaben und Arbeit im wesentlichem Umfang befreit.
  • Die Geschwindigkeit, mit der der Prozess abläuft, wird wesentlich erhöht.
  • Die Kreditorenbuchhaltung erhält eine hundertprozentige Kontrolle über den Prozess, da dieser vollständig digital überwacht wird.

Die Voraussetzungen

Technik

Voraussetzung ist immer ein leistungsfähiges Netzwerk und ein funktionierendes ERP-System. Die Integration der im DMS vorhandenen Informationen in die Buchhaltung muss implementiert werden.

Die Sicherheit der Anwendung und deren Verfügbarkeit liegt im Verantwortungsbereich der IT-Abteilung. Nicht zuletzt wird ein komfortables, leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem benötigt.

Organisation

Mit einem detaillierten Regelwerk werden die Genehmigungen und die Auswahl von Kostenstelle und Kontonummer gelenkt.

Alle Beteiligten müssen die elektronische Rechnungsprüfung mit den umfangreichen Aufgabenveränderungen wollen.

Die Stammdaten und die Daten in den Bestellungen müssen eine hohe Qualität aufweisen. Um das zu erreichen, muss der Anteil der Rechnungen, die aufgrund einer Bestellung eingehen, sehr hoch sein.

Menschen

Neben den Buchhaltern sind auch die Einkäufer und jede Stelle, die Rechnungen freigibt, betroffen. Diese Mitarbeiter müssen in der Lage sind, den digitalen Prozess zu bedienen und ihre Aufgaben korrekt zu erledigen.

Die Mitarbeiter müssen die digitalen Aufgaben nicht nur erledigen können, sondern auch wollen. Voraussetzung für die richtige Einstellung sind Information über und Beteiligung am Projekt.

In der Kreditorenbuchhaltung kommt es zu einer wesentlichen Veränderung der Aufgaben. Das Augenmerk liegt auf der Lenkung und Kontrolle des Prozesses.

Externe

Wichtig ist, dass der Lieferant alle notwendigen Angaben auf die Rechnung druckt, die zur weiteren Verarbeitung notwendig sind.

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Schlagworte zum Thema:  Rechnung, Digitale Rechnung

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