12.05.2015 | Top-Thema Digitale Schnittstellen zur Buchhaltung - Aufwand und Erleichterung zugleich

Vorteile und Probleme von Schnittstellen unterschiedlichster Unternehmensbereiche

Kapitel
Die Möglichkeiten und Probleme von Schnittstellen zu unterschiedlichen Unternehmensbereichen sind individuell, daher müssen die einzelnen Bereiche separat betrachtet werden.
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Schnittstellen zu den unterschiedlichsten Fachbereichen im Unternehmen bringen auch unterschiedlichste Möglichkeiten und Probleme mit sich. In Kapitel 2 werden einzelne Unternehmensbereiche separat betrachtet.

Fakturierung

Eine bewährte Schnittstelle bildet die Integration der Daten, die bei der Fakturierung anfallen. Bei jeder Ausgangsrechnung fallen Buchungen an, die Erlöse, Umsatzsteuer, Erlösschmälerungen usw. betreffen. Sie können in die Debitorenbuchhaltung integriert werden, ohne dass manuelle Arbeit anfällt.

  • Die Schnittstelle von der Fakturierung in die Buchhaltung ist erprobt und bewährt.
  • Sie eignet sich gut für eine Stapelverarbeitung, da z. B. alle Fakturadaten eines Tages gesammelt und gemeinsam verarbeitet werden können.
  • Sinnvoll ist sie nur, wenn ausreichend Ausgangsrechnungen mit einfacher Logik digital erstellt werden. Handelt es sich um nur wenige, komplexe Rechnungen (z. B. für ein Bauvorhaben), kann die manuelle Erstellung der Ausgangsrechnungen und damit auch die manuelle Verbuchung wirtschaftlicher sein.
  • Die Buchhaltung muss die Ausgangsrechnungen nicht mehr manuell erfassen. Damit entfallen Fehler. Die Verarbeitungsgeschwindigkeit steigt.
  • In der Praxis gibt es immer wieder Probleme mit der Korrektheit der notwendigen Parameter und Daten (z. B. Erlöskontenzuordnung).
  • Komplexe Regeln zur Berechnung, z. B. mit Liefer- und Zahlungskonditionen, oder komplexe Vereinbarungen über die Zuordnung von Kunde, Debitor und Zahlstelle verlangen umfangreiche Definitionen.

Die Schnittstelle zwischen Fakturierung und Buchhaltung ist Standard. Wenn nicht das gleiche IT-System für die Rechnungsschreibung und das Rechnungswesen genutzt wird, kann der Austausch über standardisierte Schnittstellen erfolgen.

Rechnungsprüfung

Die Rechnungsprüfung ist eine Aufgabe, die mehrere Schnittstellen verlangt. Außerdem spielt die Einordnung des Vorganges in unterschiedliche Verantwortungen eine Rolle. Liegt die Verantwortung bei der Buchhaltung, dann entstehen Schnittstellen zum Einkauf und zur Logistik. Wenn nicht, gibt es nur eine Schnittstelle zur Rechnungsprüfung. Außerdem zeigt sich hier, dass Schnittstellen nicht nur eine Angelegenheit der Buchhaltung sind. Für die Abwicklung der Warenannahme müssen Daten vom Einkauf an die Logistik übergeben werden. Die Schnittstellen zur Buchhaltung zeichnen sich durch besondere Detailtiefe und notwendige Genauigkeit aus.

  • Die Schnittstelle zur Rechnungsprüfung beinhaltet sowohl Informationen aus dem Einkauf als auch Daten aus der Logistik.
  • Stapelverarbeitung ist möglich, da alle geprüften Rechnungen eines Zeitraumes gesammelt und gleichzeitig verbucht werden können.
  • In der Rechnungsprüfung wird der Aufwand zur manuellen Bearbeitung der Rechnungen eingespart.
  • Die Kreditorenbuchhaltung erspart sich die manuelle Verbuchung der Eingangsrechnungen. Diese ergibt sich aus den digitalen Daten der Rechnungsprüfung.
  • In der Praxis gibt es immer wieder Probleme in der Nutzung dieser Schnittstelle, weil die Qualität der erfassten Bestellungen nicht ausreicht. Oft fehlen Nebenkosten oder Rabattvereinbarungen, die dann nachgefragt werden müssen. Das behindert den Ablauf.
  • Eine zusätzliche Störung des digitalen Ablaufes stellt die notwendige Genehmigung der Rechnung durch die Besteller dar. Diese erfolgt meist auf der Papierrechnung, die dann dem digitalen Ablauf bei der Schnittstelle zugeordnet werden muss.

Produktions- und Handelsunternehmen müssen eine große Anzahl von Eingangsrechnungen prüfen und verbuchen. Hier können gut arbeitende Schnittstellen wesentliche Vorteile in der Buchhaltung nachweisen.

Personalwesen

Die Verbuchung der Personalkosten ist wenig umfangreich, wenn es nur um die Buchhaltung geht. In der Praxis vervielfacht sich der Aufwand jedoch, weil die Buchhaltung eine Servicefunktion für die Kostenrechnung wahrnimmt, indem sie Buchungen kostenstellengenau erledigt. Darum muss jede Buchung mit Personalkosten für jede Kostenstellen vorgenommen werden. Um diesen Aufwand zu vermeiden, werden die Informationen aus dem Personalwesen über die Schnittstelle übernommen.

  • Es werden alle Kostenarten (Bruttolohn mit verschiedenen Lohnarten, Nettolohn, Steuern, Sozialversicherung, geldwerte Vorteile …) übergeben.
  • Aus dem Personalwesen wird die Kostenart und die Kostenstelle vorgegeben.
  • Die Buchhaltung spart dabei Erfassungsaufwand.
  • Diese Schnittstelle wird in der Regel im Stapel verarbeitet. Die Daten fallen nicht kontinuierlich an.
  • Da oft eine Software für das Personalwesen genutzt wird, die nicht zur sonst genutzten Anwendung gehört, wird die Schnittstelle meist individuell programmiert.
  • Die Schnittstelle wird nur einmal pro Monat abgearbeitet, verarbeitet dann allerdings große Mengen. Das kann zu Kapazitätsproblemen führen.
  • Es ist eine besondere Sicherung dieser Schnittstelle notwendig, um die dort verarbeiteten personenbezogenen Daten vor Missbrauch zu schützen. 

Lagerhaltung

Jede Bewegung von Rohstoffen, Materialien oder Fertigwaren hat neben der Mengenkomponente auch einen Wert. Dieser wird in der Buchhaltung zu Bestandsveränderungen und -verbräuchen. Jede Ein- und Auslagerung in den Büchern nachzuvollziehen ist fast unmöglich. Die automatische Verbuchung der Lagerbewegungen erfolgt über eine Schnittstelle zwischen dem Lager und der Buchhaltung.

Die alte Lagerbuchhaltung ist durch die IT-Unterstützung fast verschwunden. Die Mengenbewegungen werden über die Anwendungen für die Materialwirtschaft abgewickelt. Die Veränderung der Lagerwerte erfolgt durch die automatisierte Verbuchung in der Buchhaltung.

  • Über die Schnittstelle vom Lager in die Buchhaltung werden große Mengen von Buchungen abgewickelt.
  • In vielen Systemen werden diese großen Datenmengen permanent, also direkt bei Anfall der Buchung, abgearbeitet. Eine Stapelverarbeitung ist nur bei Lagerbewegungen im geringen Umfang sinnvoll.
  • In der Praxis erweist sich immer wieder die korrekte Zuordnung der Zu- und Abgänge zu den richtigen Buchhaltungskonten für Bestände und Verbräuche als problematisch. Die dazu notwendigen Tabellen sind nicht immer exakt gepflegt.
  • Es kommt zu Verwechslungen der Buchungsarten durch die Mitarbeiter im Lager. Aus Verbräuchen wird z. B. eine Verschrottung. Oder der Einsatz für bestimmte Fertigungsaufträge wird falsch nachvollzogen. Die Buchhaltung hat hier, als Erbe der früheren Lagerbuchhaltung, eine Korrekturfunktion.

Alle Bewegungen im Lager werden bewertet. Der Bewertungspreis ist abhängig vom Zeitpunkt der Buchung, von vorgelagerten Bewegungen und Buchungsarten.

Praxis-Hinweis: Integration von ERP-Systemen
An einigen Stellen ist die Integration innerhalb moderner ERP-Systeme schon so weit, dass Schnittstellen nicht mehr als solche erkannt werden. Die Verbuchung von Lagerbewegungen in der Buchhaltung ist eine davon. Das ändert jedoch nichts an der Tatsache, dass es sich um eine Schnittstelle handelt und die notwendigen Anforderungen erfüllt sein müssen.

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Schlagworte zum Thema:  Schnittstellen, Organisation, Software, IT, Rechnungsstellung, Personalwesen, Lagerhaltung, Buchhaltung

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