12.05.2015 | Top-Thema Digitale Schnittstellen zur Buchhaltung - Aufwand und Erleichterung zugleich

Versteckte Schnittstellen

Kapitel
Bei der gemeinsamen Nutzung von Stammdaten muss die Verantwortung für die Pflege der Daten klar definiert sein.
Bild: Haufe Online Redaktion

So mancher Datenaustausch zwischen den Abteilungen eines Unternehmens ist tägliche Praxis und wird nicht mehr als abteilungsübergreifende Schnittstelle erkannt. Kapitel 3 nennt Beispiele solcher versteckter Schnittstellen.

Beispiele für versteckte Schnittstellen

Es handelt sich vor allem um die gemeinsame Nutzung von Stammdaten:

  • Kundendaten werden sowohl im Verkauf als auch in der Debitorenbuchhaltung genutzt.
  • Lieferantendaten werden sowohl im Einkauf als auch in der Kreditorenbuchhaltung verwendet.
  • Anlagendaten werden sowohl in der Instandhaltung als auch in der Anlagenbuchhaltung genutzt.
  • Artikeldaten fallen sowohl im Einkauf als auch im Verkauf, in der Logistik und in der Buchhaltung an.
  • Tabellen für die Steuerung der Umsatzsteuerberechnung werden bei der Fakturierung, in der Buchhaltung und im Einkauf verwendet.
  • Provisionstabellen, Zahlungs- und Lieferkonditionen und viele andere Tabellen werden von mehreren Bereichen verwendet.

Moderne ERP-Systeme integrieren die Buchhaltung in die Gesamtlösung, in der Stammdaten und Tabellen nur an einer Stelle eingerichtet und gewartet werden. Einige klare Definitionen sind notwendig.

  • Wer ist für die Daten verantwortlich? Nur eine Stelle kann für jeweils eine Information zuständig sein. Die feldweise Aufteilung ist in der Regel möglich. Die Buchhaltung muss für ihre Daten die Kontrolle behalten.
  • Was geschieht, wenn die Daten noch nicht vollständig sind? Es muss klar geregelt sein, ob eine Verarbeitung mit Teildaten möglich ist.
Praxis-Beispiel: Kontenzuordnung
So ist es möglich, ein Handelsprodukt bereits einzukaufen, ohne dass die Logistik-Daten für die Lagerung erfasst wurden. Eine Bestellung ohne eine abgeschlossene Kontenzuordnung für das Produkt ist nicht möglich, da sonst eine fehlerhafte Verbuchung droht.

Kontrollierte Schnittstelle

Die Daten aus einer Schnittstelle müssen im Umfang und Inhalt korrekt sein, um das Arbeitsergebnis der Buchhaltung nicht zu gefährden. Eine regelmäßige Kontrolle aller Schnittstellen in das Rechnungswesen ist notwendig.

Fehler

Bei jeder IT-Verarbeitung kann es zu technisch bedingten Fehlern kommen. Erwartete Konten sind z. B. nicht da oder Grenzwerte werden überschritten. Diese Fehler werden von der Schnittstelle erkannt und protokolliert. Fehlerprotokolle müssen immer geprüft und abgearbeitet werden.

Vollständigkeit

Es muss sichergestellt sein, dass alle Ergebnisse im abgebenden Bereich über die Schnittstelle an die Buchhaltung weitergegeben werden. Dazu kann z. B. die Anzahl der Objekte (z. B. Ausgangsrechnungen) festgestellt und auf beiden Seiten der Schnittstelle verglichen werden. Oder es werden Summen miteinander verglichen, beispielsweise die Summe aller Lohn- und Gehaltsbuchungen im Personalwesen und in der Buchhaltung.

Korrektheit

Schwierig ist es, die korrekte Verbuchung der Daten in der Buchhaltung zu kontrollieren. Das richtige Konto, die richtige Aufteilung der Buchungen muss regelmäßig manuell geprüft werden. Dazu werden die Buchungen aus einer Schnittstelle in eigenen Buchungsjournalen zusammengefasst. Diese werden in Stichproben geprüft. Je mehr positive Erfahrung mit der Schnittstelle gemacht werden kann, desto seltener muss diese Prüfung stattfinden. Die Arbeit mit den Schnittstellen in der Buchhaltung wird im Laufe der Zeit immer sicherer.

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Schlagworte zum Thema:  Schnittstellen, Organisation, Software, IT, Buchhaltung

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