12.05.2015 | Top-Thema Digitale Schnittstellen zur Buchhaltung - Aufwand und Erleichterung zugleich

Schnittstellen zur Instandhaltung und Anlagenbuchhaltung

Kapitel
In der Schnittstelle zwischen Buchhaltung und Instandhaltung werden die Abläufe aus drei verschiedenen Schnittstellen gebündelt.
Bild: Haufe Online Redaktion

Unternehmen mit großem Anlagevermögen haben auch hohe Instandhaltungskosten. Diese korrekt auf Maschinen und Kostenstellen zu verteilen, ist Aufgabe der Kostenrechnung. Zu welchen Problemen es bei Schnittstellen zwischen Buchhaltung und Instandhaltung sowie der Anlagenbuchhaltung kommen kann, wird in Kapitel 3 skizziert.

Instandhaltung

Die Buchhaltung hat an diesem Punkt wieder die Rolle des Empfängers und Prüfers der Daten. Um die dabei entstehende Arbeit zu minimieren, wird eine Schnittstelle zwischen der Instandhaltung und der Buchhaltung eingerichtet.

Über diese Schnittstelle werden alle in der Instandhaltung angefallenen Kosten verrechnet. Dazu werden Abläufe aus drei anderen Schnittstellen gebündelt:

  1. Wie in der Rechnungsprüfung werden die Rechnungen übernommen, die für die Instandhaltung anfallen (z. B. Rechnungen für externe Handwerkerleistungen).
  2. Die Zuordnung der internen Personalkosten zu Instandhaltungsmaßnahmen erfolgt wie in der Schnittstelle zum Personalwesen.
  3. Der Verbrauch von Ersatzteilen aus dem Ersatzteillager wird vergleichbar der Schnittstelle zur Logistik in die Instandhaltung gebucht.

Immer spielt bei der Verbuchung der Instandhaltungskosten die Kostenstellennummer eine wichtige Rolle. Nur mit dieser kann über die Schnittstelle zwischen Buchhaltung und Kostenrechnung ein sinnvoller Ausgleich erfolgen.

In der Praxis finden sich immer wieder zwei Problembereiche, die bei der Schnittstelle mit der Instandhaltung auftauchen. Zum einen werden oft Zeiten nicht korrekt erfasst, Kostenstellen nicht richtig angegeben. Zum anderen ist die Zuordnung der Daten zu der richtigen Abrechnungsperiode häufig falsch. Daten werden zu spät erfasst, die Abgrenzung offener Instandhaltungsaufträge am Periodenende erfolgt nicht. Das führt zu fehlerhaften Ergebnissen in der Kostenrechnung.

Anlagenbuchhaltung

Selbstverständlich tauschen die Nebenbücher in der Buchhaltung Informationen mit dem Hauptbuch aus. Die Übertragung der Debitorendaten in die Forderungen oder der Kreditorendaten in die Verbindlichkeiten wird nicht als Schnittstelle erkannt. Anders sieht es aus bei der automatischen Übernahme von Rechnungsdaten in die Anlagenbuchhaltung.

Gesteuert wird diese Schnittstelle in der Regel über die Zuordnung der Eingangsrechnungen zu einer Anlagennummer. So können mehrere Rechnungsbeträge aber auch Nebenkosten oder Preisreduzierungen direkt auf dem Anlagenkonto verbucht werden.

  • Die Schnittstelle zwischen der Kreditoren- und der Anlagenbuchhaltung wird nur bei Bedarf eingesetzt. Die Ergebnisse fallen bei der Verbuchung der Eingangsrechnungen in der Rechnungsprüfung ab.
  • Die Zubuchung eigener aktivierungspflichtiger Leistungen muss manuell erfolgen.
  • In der Praxis wird die Zuordnung zur Anlagennummer oft schlicht vergessen. Dadurch entsteht die Gefahr, dass Nebenrechnungen nicht erkannt werden.
  • In kleinen und mittleren Unternehmen fallen nicht regelmäßig aktivierungspflichtige Käufe an. Es fehlt dann an der Erfahrung mit der Schnittstelle.

Werden Schnittstellen in der Praxis nur selten genutzt, weil nur unregelmäßig zu integrierende Daten anfallen, fehlt die Erfahrung im Umgang mit der Integration. Es kann wirtschaftlicher und sicherer sein, die Buchungen manuell durchzuführen.

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Schlagworte zum Thema:  Schnittstellen, Organisation, Software, IT, Anlagenbuchhaltung, Instandhaltung, Kostenrechnung, Buchhaltung

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