12.05.2015 | Top-Thema Digitale Schnittstellen zur Buchhaltung - Aufwand und Erleichterung zugleich

Anforderungen an eine IT-Schnittstelle

Kapitel
Digitale Schnittstellen bringen nicht nur Arbeits- und Zeitersparnis mit sich, sondern bergen auch gewisse Risiken.
Bild: MEV-Verlag, Germany

Die automatische Verarbeitung digitaler Daten erspart der Buchhaltung manuelle Arbeit und somit auch Zeit. Die Diskussion über einen Fast Close auch für kleine und mittlere Buchhaltungen wäre ohne digitale Schnittstellen zur Buchhaltung überflüssig. Kapitel 1 zeigt, welche Anforderungen diese Schnittstellen erfüllen müssen.

Die Vorteile für den Buchhalter müssen erkauft werden. Die Abhängigkeit der Buchhaltung von den digitalen Schnittstellen ist erheblich. Zunächst muss die Datenübernahme verlässlich funktionieren. Ein Ausfall kann gefährliche Verzögerungen mit sich bringen. Dann muss Aufwand für eine korrekte Verarbeitung an der Schnittstelle getrieben werden. Die Abhängigkeit der Buchungsqualität von den Informationen aus anderen Unternehmensbereichen ist für viele Buchhalter nur schwer zu ertragen.

Grundsätzliche Anforderungen

Um die Risiken der IT-Schnittstellen zur Buchhaltung möglichst gering zu halten, muss der Buchhalter auf einige grundsätzliche Anforderungen bestehen.

  • Die Zuverlässigkeit jeder Schnittstelle, also deren Verfügbarkeit und Funktionalität, muss permanent nachgewiesen werden. Dazu können jederzeit Testläufe gestartet werden.
  • Schnittstellen, die ihre Verbuchungen zunächst sammeln und erst auf Abruf durch die Buchhaltung bearbeiteten, sind vorzuziehen. Schnittstellen, die immer direkt in die Konten der Buchhaltung buchen, müssen besonders streng geprüft werden.
  • Die Korrektheit der Ergebnisse muss regelmäßig geprüft werden können. Dazu sind sowohl manuelle Stichproben als auch automatische permanente Kontrollen durch das IT-System notwendig.
  • Die Arbeit der Schnittstellen muss vollkommen nachvollziehbar und von den manuellen Buchungen trennbar sein. Dazu werden z. B. unterschiedliche Konten oder Buchungsarten für die unterschiedlichen Buchungen verwendet. Außerdem erfordert es eine lückenlose Dokumentation der verarbeiteten Daten, die im Fall eines Fehlers zur Klärung herangezogen werden kann.
  • Die Buchhaltung bestimmt und kontrolliert die Parameter, die in den Fachbereichen für die automatische Verbuchung über Schnittstellen notwendig sind. Tabellen mit Steuerungsdaten (z. B. Mehrwertsteuersätze) und Stammdaten mit buchhaltungsrelevanten Inhalten (z. B. Auslandskennzeichen der Kunden) werden von der Buchhaltung gepflegt oder zumindest freigegeben.

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Schlagworte zum Thema:  Buchhaltung, IT, Software, Organisation, Schnittstellen, Anforderung

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