03.01.2012 | Buchführung & Kontierung

Diese Unterlagen können Sie 2012 vernichten

Mit dem neuen Jahr ist meist ein Befreien von Papier-Ballast angesagt. Der Entsorgung stehen allerdings strenge Aufbewahrungsvorschriften entgegen. Einen Überblick, welche Dokumente Rechnungswesen-Mitarbeiter dieses Jahr vernichten können, gibt es als kostenlosen Download.

Kaufleute bzw. Unternehmer müssen laut Handels- und Steuerrecht Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Jahres:

- Letzte Eintragung in die Geschäftsbücher ist erfolgt,

- Abschluss ist festgestellt,

- Inventar ist aufgestellt oder

- Handels- und Geschäftsbriefe sind empfangen bzw. versandt worden.

 

Die Aufbewahrungsvorschriften gelten für Kaufleute und alle, die zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind.

Folgende Dokumente können im Jahr 2012 vernichtet werden:

  • Geschäftsunterlagen, die 2001 oder früher erstellt wurden. Das gilt für Anlagevermögenskarteien, Kassenberichte, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte und Inventare, Buchungsbelege sowie Änderungsnachweise und Arbeitsanweisungen der EDV-Buchführung.
  • 2005 oder früher erstellte Lohnkonten, Handels- oder Geschäftsbriefe und sonstige für die Besteuerung bedeutsamen Belege wie Ein- und Ausfuhrlieferunterlagen, Stundenlohnzettel, Preisauszeichnungen, Mahnvorgänge sowie Grund- und Handelsregisterauszüge.
  • Empfänger von Bau- und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück sind verpflichtet, Rechnungen, Zahlungsbelege, Bauverträge oder Abnahmeprotokolle zwei Jahre lang in lesbarer Form aufzubewahren. Der Zeitraum beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde, und nicht bereits mit Erbringung der Leistung.

Hinweis

Vor der Entsorgung der Dokumente ist jedoch zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das gilt beispielsweise dann, wenn die Unterlagen noch benötigt werden könnten

  • für eine begonnene Außenprüfung,
  • für eine vorläufige Steuerfestsetzung,
  • für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • für ein schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfverfahren oder
  • zur Begründung von Anträgen, die an das Finanzamt gerichtet sind.

 

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