14.04.2015 | Top-Thema Compliance: So verbuchen Sie die Kosten

Kostenzuordnung und Verbuchung

Kapitel
Spätestens im Schadensfall wird das Compliance-System geprüft. Die Buchhaltung ist hier wichtiger Informationsgeber.h
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Die Zuordnung der Kosten für das Risikomanagement, für Compliance- und Governance-Systeme verursachen selbst wieder Kosten in der Buchhaltung. Bei der Verbuchung ist eine Dimension mehr zu verarbeiten. Die Vorbereitung der Rechnungen ist aufwändiger, da Informationen beschafft werden müssen. Wir geben Ihnen gute Gründe, warum sich der Aufwand lohnt und Tipps für eine korrekte Kostenzuordnung und Verbuchung.

Der Aufwand ist gerechtfertigt, da nur so Sicherheit nachgewiesen werden kann, nur so die Kostenentwicklungen beobachtet und die Ergebnisse festgestellt werden können.

Im Schadensfall müssen Aktivitäten nachgewiesen werden

Spätestens im Schadensfall muss die Unternehmensführung nachweisen, dass sie den Anforderungen an Governance, Compliance und Risikomanagement im Unternehmen gerecht geworden ist. In der Regel verlangen Eigentümer und Fremdkapitalgeber diesen Nachweis regelmäßig. Wirtschaftsprüfer beurteilen diesen Aspekt auch in ihrem Bilanzkommentar. Der Nachweis kann zwar über Dokumente wie Protokolle oder Rechnungen externer Berater erfolgen. Die Zahlen aus der Buchhaltung dokumentieren darüber hinaus nicht nur die Aktivitäten selbst, sondern sie beweisen auch, dass die Compliance-Systeme angemessen sind, zumindest was die Höhe der Kosten angeht.

Die laufenden Kosten müssen ständig beobachtet werden

Wie alle anderen Kosten auch, haben die Kosten für die besprochenen Compliance-Systeme die Tendenz, sich zu verselbständigen. Wenn sie nicht getrennt erfasst werden, gehen die Personalkosten, die Beratungs-, Ausbildungs- und Sachkosten in den jeweiligen großen Kostenblöcken unter. Nur wenn die Kosten detailliert beobachtet werden können, kann auch langfristig Einfluss auf deren Höhe genommen werden.

Auch die Ergebnisse müssen detailliert überwacht werden

Die sich aus den Tätigkeiten der Compliance- oder Governance-Systeme ergebenden Maßnahmen müssen durchgeführt und überwacht werden. Dazu gehört auch die Feststellung, welche Kosten angefallen sind. Kosten sind ein Zeichen dafür, dass die Maßnahmen auch umgesetzt werden. Wenn die Kosten geplant sind, kann der Kostenvergleich auch eine qualitative Aussage machen. Jede Maßnahme muss also in der Buchhaltung getrennt überwacht werden. Die entstehenden Kosten sind ihr zuzuordnen, ebenfalls die Erfolge. Sollten diese monetärer Natur sein, zeigen sie sich unweigerlich in der Buchhaltung. Kosten und Nutzen werden hier in echten Zahlen ermittelt und weitergegeben.

Die richtige Vorgehensweise in der Buchhaltung

Eine effiziente Zuordnung der Kosten für Risikomanagement, Compliance- und Governance-Systeme zu einer Auswertung ist komplexer als gemeinhin erwartet. Voraussetzung ist immer, dass die Rechnungen und Buchungsbelege von den verantwortlichen Mitarbeitern entsprechend markiert werden.

Möglichkeit 1: Sammeln in Kostenstellen

Wenn es eine Kostenrechnung gibt, bietet es sich an, die Kosten in Kostenstellen zu sammeln. Die Buchhaltung erfasst dann nur die Kostenstelleninformationen. Die Auswertung erfolgt in der Kostenrechnung.

Möglichkeit 2: Kosten unter Nummern sammeln

In einigen Buchhaltungssystemen können Kosten auch ohne Kostenstellen unter bestimmten Nummern gesammelt werden. Diese nennen sich „Interner Auftrag“, „Sammelnummer“ oder „Kostendimension“. Die Nummer wird angelegt und bei der Buchung der Kosten erfasst. Die Auswertung erfolgt über Listen zu den Sammelobjekten.

Möglichkeit 3: Jede Kostenart - eigenes Konto

Eine typische Buchhaltungslösung in Unternehmen besteht darin, für jede mögliche Kostenart innerhalb eines der Systeme ein eigenes Konto einzurichten. Das heißt, es gibt zum Beispiel neben den Konten „Gehaltskosten“ und „Lohnkosten“ auch die Konten „Gehaltskosten Risikomanagement“ und „Gehaltskosten Compliance“. In der Summe ergeben dann alle Konten mit Gehalts- und Lohnkosten die Personalkosten, die in der Gewinn- und Verlustrechnung auszuweisen sind.

Praxis-Hinweis: Kontonummern

Die Kontonummern sind so zu wählen, dass die Konten der jeweiligen Kostenart in der Summen-Salden-Liste untereinander stehen. Dann können sie für die GuV schnell ermittelt und geprüft werden.

Die korrekte Verbuchung der entstehenden Personalkosten

Die betroffenen Mitarbeiter führen aktuelle Aufzeichnungen über die Zeiten, die sie mit Aufgaben für die jeweiligen Compliance-Systeme verbracht haben. Das gilt sowohl für die Mitarbeiter, die aktiv im System arbeiten, als auch für die Mitarbeiter, die passiv eingebunden sind, also beispielsweise in Interviews befragt werden. Die zu verbuchenden Gehälter werden entsprechend der Aufzeichnungen aufgeteilt und mit dem nicht betroffenen Teil auf die normalen Kostenkonten verbucht. Der Teil, der auf die Systeme entfällt, wird auf die zusätzlichen getrennten Konten verbucht. Einfacher ist es oft, die Gehälter wie bisher auf die normalen Kostenkonten zu buchen. Vor allem bei einer automatischen Übernahme der Personalkosten aus einer Lohn- und Gehaltsabrechnung ist dies sinnvoll. Im zweiten Schritt werden dann die Zeiten, die für die Systeme aufgewandt wurden, bewertet und von den normalen auf die speziellen Kostenkonten umgebucht.

Es fallen auch Beratungs-, Ausbildungs- und Sachkosten an

Für die Beratungs- und Ausbildungskosten wird, wie beschrieben, ein eigenes Kostenkonto für jedes der installierten Systeme eingerichtet. Die Rechnungen werden entsprechend kontiert und auf den Konten der Systeme verbucht. Grundsätzlich gilt diese Vorgehensweise auch für die Sachkosten. Diese können jedoch so vielfältig sein, dass eine Menge Konten angelegt werden müssen. Das macht nur Sinn für Kostenarten mit signifikantem Kostenanfall für das Risikomanagement, für Compliance und Governance. Alle anderen Sachkosten können auf den Konten „Sachkosten Risikomanagement“, „Sachkosten Compliance“ und „Sachkosten Governance“ verbucht werden.

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Schlagworte zum Thema:  Compliance, Risiko, Buchung, Kosten, Buchhaltung

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